Эффективная работа с дебиторской задолженностью
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Эффективная работа с дебиторской задолженностью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.
Ответственные за дебиторскую задолженность компании
Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.
В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.
Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:
- определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
- разработку должностных инструкций для персонала;
- разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
- разработку и внедрение системы мотивации;
- разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.
Начинайте беспокоиться о «дебиторке» при составлении договора
С дебиторской задолженностью необходимо начинать работать задолго до ее появления. Делать это необходимо на стадии заключения договора с контрагентом.
Хорошо составленный договор снимет множество проблем.
Как минимум, в договоре с контрагентом вам необходимо:
-
конкретизировать цены и тарифы;
-
зафиксировать момент возникновения обязанности оплаты;
-
предусмотреть санкции за несвоевременные платежи;
-
оставить возможность одностороннего отказа от исполнения договора;
-
регламентировать порядок разрешения споров.
Возможно ли продать дебиторскую задолженность?
Бывают моменты, когда срочно нужно иметь наличность в компании, а дебиторы не могут оплатить в нужный вам срок свою задолженность. Или вам просто не хочется работать с проблемной дебиторской задолженностью. В этом случае есть выход – можно продать её.
Для продажи выполняются следующие шаги:
- Самым первым делом вы должны предупредить контрагента о том, что хотите заключить договор цессии (передача ответственности за должника иной компании).
- Следующим шагом, вы находите подходящую компанию, которая хочет выкупить у вас долг.
- Далее нужно заняться подготовкой документов. В этот список входят: сам договор передачи прав, первичный договор и др.
- Обязательной к ознакомлению является информация о налогообложении уступки права требования долга.
- Вы передаете права в том же объеме, которым обладали сами. В будущем, изменение или дополнение обязательств возможно, но это уже не будет касаться вас.
- Должник соглашается на продажу своего долга и обязуется в полной мере выполнить все свои обязательства перед новым кредитором.
Перед продажей стоит внимательно проанализировать, что же в итоге будет быстрее и выгоднее – дождаться оплаты дебиторов или продать их задолженность.
Также, дебиторская задолженность часто продается если вы не уверены, сможет ли контрагент сможет погасить свой долг перед вами.
Почему контрагенты не платят вовремя
Компании обычно объясняют неоплату счета в срок примерно одинаково. «Не видели счет, пришлите еще раз», «Да, действительно, странно, отправим в бухгалтерию», «Мы отправили в бухгалтерию, когда они оплатят — не знаем», «Генеральный директор в отпуске, некому подписать платежку». Кстати, именно такое невнимательное отношение к счетам — первый показатель плохой финансовой дисциплины, так что будьте бдительны.
Но бывают и объективные сложности. Например, иногда нам отвечают: «Подождите, пожалуйста, у нас заблокировали счет». Зная, как сурова бывает налоговая служба, мы к таким ситуациям относимся с пониманием: интересуемся, когда планируется разблокировка, и спокойно ждем.
Обычно мы даем контрагентам срок оплаты 10 дней с момента первого напоминания. Практика показывает: с теми, кто не оплатил счет в течение недели после истечения срока оплаты, скорее всего, будут проблемы. Тех, кто не оплатил в течение 25 дней с момента выставления счета, можно смело назвать недобросовестными клиентами. Их имеет смысл переводить на предоплатную систему.
Разработка кредитной политики
Кредитная политика – это этапы управления дебиторкой, которые описаны применительно к конкретной компании и уложены в один документ. Такой внутренний стандарт должен отвечать на вопросы:
- как оценивать потенциальных дебиторов с точки зрения надежности;
- какие отсрочку и кредитный лимит предоставлять;
- как варьировать величины отсрочки и лимита между клиентами с разным уровнем надежности и значимости для компании;
- какую скидку предоставлять за предоплату, а какую за погашение дебиторки раньше срока;
- какие отчеты составлять для контроля за дебиторкой, в том числе за своевременностью ее погашения;
- какие сотрудники и как участвуют в процессе мониторинга дебиторки;
- как организуется работа с просроченными долгами.
Важные моменты в работе с подотчетной ДЗ
ДЗ может возникать по подотчетным суммам в таких ситуациях:
- в компании нет установленных норм выдачи денег под отчет, не определены сроки возврата;
- произошло увольнение сотрудника без возврата подотчетных средств;
- сотрудник в долгой командировке и не имеет возможности предоставить в срок отчет по деньгам.
Для стабилизации возврата денежных средств фирме следует применить подобные меры:
- утвердить внутреннее положение о порядке предоставления средств под отчет;
- путем приказа утвердить перечень лиц, которым средства выдаются на хозяйственные нужды;
- назначение сотрудника бухгалтерии для проведения контроля по выдаче и возврату подотчетных средств.
Анализ дебиторской задолженности предприятия на примере
Основные показатели, которые определяет анализ:
- динамика;
- состав задолженности;
- сроки.
В случае с дебиторской задолженностью следует обратить особое внимание на факторы, выявляющие:
- недостатчи;
- неоправданные затраты;
- несвоевременного погашения счётов заказчиками.
Дебиторская задолженность
Данная задолженность является частью компании и подлежит проверке состояния. То есть дебиторская задолженность это долг, который не вернули, за какую либо услугу, товар и т.д.
Например компания «LUX», занимающаяся изготовлением стройматериалов, которая имеет некое количество должников (дебиторов). Фирмы не могут сразу расплатиться за товар. Стороны подписывают договор со всеми деталями погашения задолженности, сроками и т.д. В этом случае компания «LUX» пополняет свой бюджет без явного риска потери клиента и денег.
В чем же отличие кредиторской и дебиторской задолженности? В кредиторской задолженности, должник это вы, а в дебиторской задолженности, должники есть у вас.
Списание дебиторской задолженности
Если на протяжении 3-х лет (так положено по закону) фирма не может выплатить долг, то этот долг считается безнадёжным и просроченным. Только на таком основании фирма может списать долг. Проверки по списанию проверяют по отдельности. Причиной могут быть письменные предупреждения или же подтверждения. Так как задолженность безнадёжная сразу не аннулируется, то на протяжении нескольких лет она будет находиться на балансе компании. Поэтому руководителю необходимо контролировать:
- Отчет по должникам. Каждому руководителю очень нужно знать сколько у него на балансе денег, когда и сколько будет следующие поступление. По сделанному отчету вы можете сразу увидеть кто делает оплату в точно указанное время, а кто нет.
Разработка кредитной политики
Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики – свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. По словам Антона Ходарева, в компании “Русский уголь” кредитная политика пересматривается раз в квартал. Приведем типичную структуру этого документа:
- Цели кредитной политики.
- Тип кредитной политики.
- Стандарты оценки покупателей.
- Подразделения, задействованные в управлении дебиторской задолженностью.
- Действия персонала.
- Форматы документов, используемых в процессе управления дебиторской задолженностью.
От лирики перейдём к более практическим вопросам по взыскании дебиторской задолженности.
Арбитражным процессуальным кодексом предусмотрен обязательный порядок досудебного урегулирования спора, т.е. должнику, прежде всего, необходимо отправить претензию. Сам документ не обязательно называть словом «претензия», главное изложить суть – почему и сколько должны, на каких основаниях. Данный документ обязательно отправляйте не только электронными каналами связи, но и почтой ценным письмом с описью вложений. Не забудьте сохранить опись с отметкой почты и чек для отслеживания движения письма по трек-номеру. Они понадобятся для суда.
Срок рассмотрения претензии – 30 дней, если договором не установлено иное. За 30 дней с контрагентом может случиться что угодно, поэтому настоятельно рекомендуем заблаговременно в договоре этот срок уменьшать.
Что делать, если претензия не сработала? Конечно же, обращаться в суд. Исковое заявление требует к себе большего внимания, нежели претензия. На данном этапе необходимо максимально подробно документально подтвердить свои требования, полномочия, рассчитать штрафные санкции, уплатить государственную пошлину, определить подсудность дела и, самое важное, правильно сформулировать просительную часть заявления.
Просрочка и особенности работы с ней
В договоре должна быть прописана четкая дата полного погашения дебиторской задолженности. За несколько дней до наступления этой даты следует позвонить клиенту и напомнить о необходимости возврата средств. Повторные напоминания следует сделать за день до даты погашения и в день погашения. У клиента не должно создаваться иллюзии, что вы забыли о долге. Вы должны легко, четко и ненавязчиво поставить перед ним задачу оплатить долг.
В крупных компаниях заниматься напоминаниями должен не отдел продаж, а отдел по работе с дебиторкой или бэк-офис. За звонки должен отвечать человек, который ничего не может предпринять, но которому четко расписали, когда звонить и что говорить.
Важный момент! Первый день просрочки по дебиторке станет определяющим к тому, насколько серьезно к вам будет относиться клиент, одолживший деньги. Следует заранее прописать порядок действий, к которым стоит прибегать, когда клиент перестает реагировать на звонки или вообще не берет трубку. Вы должны:
- знать, когда подключать менеджера по продажам;
- понимать, что делать в первый, второй и последующие дни просрочки;
- иметь шаблоны писем, которые высылаются клиенту при появлении просрочки.
Даже если клиент, просрочивший день возвращения долга, обещает внести платеж завтра-послезавтра, необходимо выслать ему на подписание официальный документ, который подтвердит его обязательства и еще раз напомнит о санкциях и возможности вашего обращения в суд. Зачастую, люди не хотят связываться с судом. Понимая, что в случае неуплаты открытие дела неизбежно, они начинают относиться к дебиторке серьезней и гасят долги.
У действующей компании свободные деньги, как правило, всегда есть. Ваша цель — убедить клиента, что платеж вам должен стать его первоочередной задачей. Чтобы даже в случае ограниченных финансов, он отдал долги не Васе или Пете, а именно вам. Важно попасть в число приоритетных контрагентов.
Некоторые клиенты иногда идут на хитрость и берут товар в долг не в одной компании, а сразу в нескольких. А потом пытаются шантажировать или навязывать свои условия продавцу. Например, клиент может просить вас простить долг, частично списать или продлить сроки возврата, а взамен пообещать сделать вас единственным поставщиком.
ЧТО ТАКОЕ ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕНОСТЬ
Напомним, что дебиторская задолженность – это долги, причитающиеся организации от других компаний по итогам хозяйственных взаимоотношений с ними.
Дебиторская задолженность является частью имущества предприятия, а ее взыскание – имущественным правом кредитора.
В чем ее значение для обеих сторон отношений:
- должник получает дополнительные бесплатные оборотные средства;
- кредитор расширяет рынок сбыта товаров, работ, услуг.
Неуплату долга объясняют разнообразные обстоятельства:
- уклонение дебитора от выплаты денежных сумм;
- неплатежеспособность должника;
- споры компаний по поводу взаимных обязательств.
Таким образом, в целом дебиторские долги необходимы и важны, но некоторые их виды существенно затрудняют деятельность компании-кредитора, поэтому требуют внимания руководства предприятия.