Среднесписочная численность работников, новые правила и сроки сдачи
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников, новые правила и сроки сдачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Кто обязан сдавать КНД 1110018
Что касается юридических лиц, то для них эта обязанность установлена даже при отсутствии персонала. Статья 80 (3) НК РФ гласит, что сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наёмных работников). То есть, оговорка о наличии персонала сделана только в отношении ИП, а организации обязаны отчитаться в любом случае.
Такое же мнение отражено в письме Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности».
Итого, сообщать о среднесписочной численности работников 2020 года должны:
- индивидуальные предприниматели, заключившие трудовые договоры с сотрудниками;
- все юридические лица, независимо от наличия сотрудников.
Срок сдачи сведений о количестве работающих по найму установлен общий для всех: не позднее 20 января текущего года за предыдущий. Даже если это количество за год не изменилось, сдать КНД 1110018 необходимо.
Кроме того, не позже 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации, должны подать сведения о среднесписочной численности вновь созданные организации.
Проверка базы 1С на ошибки со скидкой 50%
Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров
- Неправильное указание НДС в документах;
- Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
- Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
- Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
- Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
- Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
- Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
- Проверка корректности договоров в проводках.
Кого нужно учитывать или не учитывать при расчете среднесписочной численности
Чем больше штат сотрудников и сложнее организована кадровая работа, тем более сложным может оказаться расчет среднесписочной численности. Когда нет текучки, все оформлены по трудовому договору, данные фактически не меняются от месяца к месяцу, а то и от года к году. Если на компанию работают удаленные сотрудники, совместители, привлекаются люди на замещение болеющих или отсутствующих по другим причинам работников, временно назначаются исполняющие обязанности, при этом заключаются разные формы договоров, определить среднесписочную численность работников бывает сложно. Правильно посчитать работников поможет таблица:
| Среднесписочная численность работников учитывает | Среднесписочная численность работников не учитывает |
|---|---|
| учредителя или участника общества, официально оформленного и получающего зарплату; всех официально трудоустроенных в течение отчетного периода, независимо от количества отработанных дней; командированных и отпускников; сотрудников на больничном, в декрете; тех, у кого рабочая неделя менее 15 часов или работающих на дому по трудовому договору; находящихся в учебном отпуске, студентов на балансе, практикантов; находящихся на испытательном сроке; работающих пенсионеров; работников по нарядам или вахтам, временных работников или исполняющих обязанности. |
собственников, не получающих зарплату; внешних совместителей; работников по договору ГПХ; сотрудников, проходящих обучение с отрывом от производства и получающих стипендию от предприятия. |
Для чего инспекторам нужны сведения о среднесписочной численности
Представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников требует п. 3 ст. 80 НК РФ. Почему эта информация необходима налоговикам?
Прежде всего, от данного показателя напрямую зависит то, каким способом вы будете сдавать налоговую отчетность.
Если прошлогодняя численность сотрудников превышает 100 человек, единственный допустимый способ сдачи деклараций — электронный, по ТКС через оператора ЭДО (электронного документооборота). За несоблюдение этого требования ст. 119.1 НК РФ предусмотрен штраф в размере 200 руб.
Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.
Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.
Как определить среднесписочную численность?
Чтобы справка о штатной численности, образец далее, была составлена корректно, необходимо правильно вычислить показатель СЧ компании. С 2018 г. при определении значения следует руководствоваться положениями Приказа № 772 от 22.11.17 г. Предыдущие Приказы № 428 от 28.10.13 г., 498 от 26.10.15 г. утратили свое действие.
В соответствии с п. 79.7 Приказа № 772 годовой показатель СЧ определяется посредством суммирования ежемесячных схожих показателей и последующего деления полученного количества работников на 12. Формула имеет следующий вид:
СЧ годовая = (СЧ за январь + СЧ за февраль + … + СЧ ноябрь + СЧ декабрь) / 12.
С годовым показателем все понятно – главное, знать значения за каждый месяц. А как вычислить СЧ по месяцам? Для этого суммируются показатели численности списочной за каждый день (календарный) определенного месяца, а затем рассчитанное таким образом значение делится на соответствующее количество дней (календарных) за месяц. Учитываются не только рабочие дни, но и все праздники, воскресенья и субботы.
Какие категории персонала фирмы подлежат и не подлежат включению в численность списочную? Ответ дан в п. 77-79.3 Приказа № 772. К примеру, учитываются при расчете этого показателя наемные специалисты по ТД, командировочные лица, оформленные на неполное время, находящиеся на больничных, взятые в штат на условиях испытательного срока, находящиеся в декретных отпусках и т.д. Не учитываются внешние совместители; лица, взятые по ГПД; переведенные в иные компании без сохранения заработка; военные служащие во время исполнения обязанностей по службе и др.
Кто может не сдавать отчет в 2021 году?
В абзаце 6 пункта 3 статьи 80 НК РФ указано, что ИП могут не сдавать отчет о среднесписочной численности работников, если они не привлекали наемный персонал в отчетном периоде. Соответственно, нулевой формы отчета о среднесписочной численности не существует.
Индивидуальные предприниматели, которые прошли процедуру государственной регистрации в текущем году, могут не сдавать отчет среднесписочной численности работников.
Всем остальным нужно было сдавать отчет в налоговую инспекцию в обязательном порядке.
Однако Федеральным законом от 28.01.2020 № 5-ФЗ (далее – Закон № 5-ФЗ) внесены изменения в упомянутый абз. 6 п. 3 ст. 80 НК РФ. Так, сведения о среднесписочной численности физлиц с 01.01.2021 нужно представлять в составе расчета по страховым взносам. Самостоятельный отчет о среднесписочной численности работников начиная с 2021 года заполнять и предоставлять не надо. Но рассчитывать и отчитываться о среднесписочной численности необходимо в расчете РСВ.
Титульный лист отчетности РСВ дополнен новым полем «Среднесписочная численность (чел.)».
Кого включать в расчет среднесписочной численности
Нужно учесть, какие работники включаются в состав среднесписочной численности, а какие нет. Эти данные приведены в таблице:
|
При расчете учитываются работники: |
При расчете не учитываются |
|
у которых был простой по вине работодателя |
внешние совместители |
|
работающие на полставки или на условиях неполного рабочего дня по штатному расписанию |
работник по договорам гражданско-правового характера |
|
отсутствующие по причине временной нетрудоспособности |
проходящие обучение по направлению организации с отрывом от работы |
|
в служебных командировках |
адвокаты |
|
надомные и удаленные |
работающие за пределами России |
|
отсутствующие по причине исполнения общественных или государственных обязанностей, а также участники забастовок |
привлеченные работники, в соответствии с договорами, заключенными с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы |
|
студенты и лица, обучающиеся в образовательных учреждениях, работающие на предприятии во время производственной практики, если их зачислили на рабочие места |
члены кооператива, не имеющие трудовых договоров с предприятием |
|
на испытательном сроке |
собственники организации, не имеющие трудовых договоров |
|
в учебном отпуске с сохранением заработной платы |
военнослужащие, находящиеся при исполнении своих военных обязанностей |
|
в отпуске и поступающие в образовательные учреждения, а также сдающие вступительные экзамены без сохранения зарплаты на месте работы |
подавшие заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения руководства |
|
в очередном и дополнительном отпусках, включая отпуск без сохранения зарплаты |
|
|
лица, трудоустроенные с целью замещения работников, отсутствующих по уважительным причинам |
|
|
в отпуске по уходу за ребенком |
|
|
внутренние совместители |
|
|
находящиеся под следствием до вынесения приговора суда |
В компании нередко работники работают на две и даже три ставки, а иногда — на полставки и менее. Кроме того, существуют внутренние совместители. При расчете среднесписочной численности каждого из них нужно считать за единицу (так говорят Указания, утвержденные приказом Росстата от 22.11.2017 № 772).
Важно также помнить, что численность работников, работавших в выходной или праздничный день, будет равно численности работников за предыдущий рабочий день. Если праздничных дней идет несколько подряд, то все равно численность работников за каждый из них признается равной этому показателю за последний рабочий день перед выходными.
Основанием для определениячисленности работников является ежедневный учет по табелю рабочего времени. Именно по этому документу устанавливают численность работников, которые явились на работу либо отсутствовали.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Обычно определением этого показателя на предприятии занимается бухгалтер, или кадровый работник.
В связи с тем, что средняя численность имеет большое значение, к ее вычислению нужно подходить ответственно, чтобы обеспечить максимальную точность расчета. Ведь на его основании будет определяться, к примеру, право на использование льготного режима. Кроме этого, контролирующий орган сам может его перепроверить.
Первоначальную информацию для расчета нужно получать из документов по учету рабочего времени, оформленных приказов на прием, перевод, увольнение работников и других.
Компьютерные программы по ведению кадрового либо бухгалтерского учета дают возможность произвести расчет автоматически. Однако в этом случае все равно нужно проверить источники информации, используемые в этом случае.
Сотрудник, которому поручено рассчитать показатель, должен понимать весь алгоритм его определения, для того, чтобы в любой момент времени он мог перепроверить полученные данные.
Ответственность за несдачу отчета
За несвоевременное предоставление данных о среднесписочной численности работников организации и ИП несут двойную ответственность:
— налоговый штраф в соответствии с пунктом 1 ст. 126 НК РФ;
— административный штраф в соответствии со ст. 15.6 КоАП РФ.
В первом случае субъектом правонарушения выступает сам налогоплательщик, а во втором — его должностное лицо, ответственное за предоставление таких сведений. Аналогичное наказание предусмотрено за ошибки в расчете.
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:
- внешние совместители;
- работающие по гражданско-правовому договору;
- работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
- работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
Кого включать в численность для отчёта
Расчёт среднесписочной численности в 2021 году производится согласно Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 27.11.2019 № 711. В Указаниях перечислены категории работающих, которых включают в численность для отчёта, и тех, которые в расчёте не учитываются.
Много споров возникает по поводу внесения в СЧР информации об единственном учредителе, который работает без трудового договора и не получает зарплату. Надо ли учитывать его в количестве работающих, ведь он выполняет административные функции по руководству ООО? Нет, не надо, по этому вопросу есть четкий ответ в пункте 78 (7) Указаний.
Среднесписочная численность рассчитывается только в отношении персонала, принятого по трудовому договору. В этом главное отличие этого показателя от отчётов в фонды, где учитывают ещё и работников, оформленных по договору гражданско-правового характера. При этом срок работы по трудовому договору значения не имеет, в сведения СЧР вносят всех, кто выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Отдельно учитывают тех, кто оформлен на полную ставку и тех, кто отрабатывает неполный рабочий день.
Подробнее: Как рассчитать среднесписочную численность работников
В общем случае среднесписочная численность определяется путем сложения количества работников списочного состава за каждый месяц отчётного года и деления полученной суммы на 12. Итоговый результат указывают в целых единицах, т.к. он означает количество работающих человек в штате.
Списочная численность
Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную. Согласно Указаниям Росстата (приказ от 27.11.2019 № 711), в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату. Длительность трудового договора не имеет значения, учитываются даже те, кто проработал только один день. Причем, в расчёт включают не только тех, кто фактически явился на работу, но и отсутствующих на работе по определённым причинам.
В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.
| Включаются в списочный состав | Не включаются в списочный состав |
|
|
Если отчетный период отработан не полностью
Среди ИП и организаций немало таких, чья деятельность началась, либо прекратилась в середине года. В такой ситуации отчетный период отработан не полностью. Тем не менее, алгоритм расчета среднесписочной численности остается прежним: сначала следует сложить показатели за каждый из месяцев периода, а затем разделить на количество месяцев данного периода. Обратите внимание: делить нужно на количество календарных, а не фактически отработанных месяцев.
Пример 4
Компания зарегистрирована в сентябре 2015 года, все сотрудники заняты полный рабочий день. Среднесписочная численность работников составила в сентябре 8, в октябре 9, в ноябре 12 и в декабре 11.
Чтобы найти среднесписочную численность за 2015 год, бухгалтер определил суммарную среднесписочную численность за все месяцы года. Она составила 40 (8 + 9 + 12 + 11). Эту цифру бухгалтер разделил на 12, так как в году 12 месяцев. Получилось, что среднесписочная численность за 2015 год равна 3,33 (40: 12 мес.), после округления принимает значение 3.
Пример 5
Индивидуальный предприниматель занимается сезонным бизнесом. В период с 1 мая по 30 сентября (5 полных месяцев) у него работало 5 человек, все заняты полный рабочий день. В остальные месяцы года сотрудников не было.
Бухгалтеру нужно определить среднесписочную численность за 9 месяцев. Для этого бухгалтер определил суммарную численность за все месяцы периода. Она составила 25 (5 + 5 + 5 + 5 + 5). Эту цифру бухгалтер разделил на 9. Получилось, что среднесписочная численность за девять месяцев равна 2,78 (25: 9 мес.), после округления принимает значение 3.
Какие сотрудники не входят в списочный состав
В списки не включаются трудящиеся, перечень которых содержится в Росстате №498. Рассмотрим представителей этого перечня:
- Сотрудники, работающие по внешнему совместительству.
- ФЛ, предоставившие однократную услугу на основании гражданско-правового соглашения (к примеру, это могут быть медицинские консультации, выступление ведущих на корпоративах, ремонт техники, осуществление экспертизы).
- Специалисты, которые работают от компании за границей.
- Специалисты, которые работают на основании специального соглашения (к примеру, таким образом могут работать военнослужащие, осужденные).
- Адвокаты.
- Сотрудники, которые направлены к другому работодателю без сохранения оклада.
- Работники, которые проходят обучение в образовательных учреждениях от компании, получают стипендию.
- Сотрудники, не появляющиеся на месте работы с первого дня найма.
Сотрудники, включаемые в список, – это специалисты, которые получают зарплату от работодателя. Если трудящийся не получает заработок, он не входит в список в период отсутствия выплат.
Таблица со сроками сдача отчетности в 2020 году в 1 квартале
СКАЧАТЬ ГРАФИК СДАЧИ ОТЧЕТНОСТИ В 1 КВАРТАЛЕ можно по ссылкам далее в статье
| Когда сдавать | Что сдается | Кто сдает |
| 15 января | СЗВ-М за декабрь 2019 года | Все страхователи |
| 20 января | Единая упрощенная налоговая декларацияза 2019 год | Организации, у которых нет объектов налогообложения и нет оборотов по банку и кассе |
| Сведения о среднесписочной численности за 2019 год | Все организации | |
| Декларация по водному налогу за 4 квартал 2019 года | Компании и ИП из списка статьи 333.8 НК РФ | |
| 4-ФСС за 2019 год на бумаге | Все страхователи со средней численностью сотрудников менее 25 человек | |
| Журнал учета счетов-фактур за 4 квартал 2019 года в электронном виде | Экспедиторы, посредники и застройщики | |
| Декларация по ЕНВД за 4 квартал 2019 года | Все компании на ЕНВД | |
| 27 января | Декларация по НДС за 4 квартал 2019 года | Плательщики НДС и налоговые агенты |
| 4-ФСС за 2018 год в электронке | Страхователи со средней численностью работников более 25 человек | |
| 30 января | Расчет по страховым взносамза 2019 год в ИФНС | Все страхователи |
| 3 февраля | Декларация по транспортному налогуза 2019 год | Компании, у которых есть транспортные средства |
| Декларация по земельному налогу за 2019 год | Компании, укоторых в собственности есть земельные участки | |
| 17 февраля | СЗВ-М за январь | Все страхователи |
| 28 февраля | Декларация по налогу на прибыль за январь | Компании на ОСНО, которые сдают отчетность ежемесячно |
| Налоговый расчет по налогу на прибыль за январь | Налоговые агенты, исчисляющие ежемесячные авансовые платежи по фактически полученной прибыли | |
| 2 марта | Справки 2-НДФЛ с признаком о невозможности удержать налог | Налоговые агенты по НДФЛ |
| СЗВ-СТАЖ | Все страхователи | |
| 6-НДФЛ за 2019 год | Налоговые агенты | |
| 2-НДФЛ за 2019 год | Налоговые агенты | |
| 17 марта | СЗВ-М за февраль | Все страхователи |
| 30 марта | Декларация по налогу на прибыль за 2019 год | Компании на ОСНО |
| Декларация по налогу на прибыль за февраль | Компании на ОСНО, которые отчитываются ежемесячно | |
| Налоговый расчет по налогу на прибыль за февраль | Налоговые агенты, исчисляющие ежемесячные авансовые платежи по фактически полученной прибыли | |
| Декларация по налогу на имущество организацийза 2019 год | Компании, у которых на балансе есть имущество | |
| 31 марта | Бухгалтерская отчетностьза 2019 год | Все компании, которые ведут бухучет |
Кого не считать в среднесписочную численность
Кроме самозанятых ИП есть еще несколько категорий которые учитывать не стоит. Это:
- адвокаты;
- военнослужащие;
- совместители со внешними организациями;
- сотрудники, которые были отправлены в рабочую командировку в другое государство;
- работники, с которыми был заключен договор, с целью обучения (предусмотрена выплата стипендии);
- владельцы организаций, не оформленные штатной единицей и не получающие заработную плату;
- лица, оформленные по гражданско-правовому договору;
- студенты, проходящее обучение в образовательных учреждениях в период отпуска без сохранения заработной платы;
- женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам или декрете.