Расчёт аванса по зарплате 2021
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчёт аванса по зарплате 2021». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вариант для тех, кто хочет оставить всё как было, т.е. платить аванс фиксированной суммой или процентом от тарифа, корректируя по отработанному времени, причем от нормы не всего месяца, а только первой половины, и добавляя к сумме начисления сумму НДФЛ. Учтите, что это максимально трудоемкий вариант, так как много всего придется вводить и отслеживать вручную. Да и в силу специфики расчета НДФЛ сумма к выплате может отличаться на +/- рубль от заданной суммы аванса, и с этим ничего не поделать, так как расчет НДФЛ в общем случае ведется нарастающим итогом с начала года.
Шаг 1. Определяем величину аванса
Понятие «аванс» отсутствует в Трудовом кодексе. Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан выплачивать не реже чем 2 раза в месяц заработную плату за первую половину месяца и за вторую. То есть начислить заработную плату нужно в 2 захода равными долями. Зарплата за первую половину месяца, или как мы ее называем, аванс, не может быть меньше тарифной ставки или оклада за отработанное время (письмо Минтруда от 20.03 2019 №14-1/в-178).
Важно! Аванс не может быть меньше, чем оплата фактически отработанного времени!
То есть если человека не было на работе, например, он был боленлибо находился в отпуске, то аванс нужно уменьшить на эту сумму. Если сотрудник добросовестно отработал первую половину месяца, то аванс должен быть выплачен в полном объёме.
Действующий порядок признания дохода в виде оплаты труда
Дата фактического получения дохода определяется в соответствии со ст. 223 НК РФ. По общему правилу при получении дохода в денежной форме дата фактического его получения определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Вместе с тем в настоящее время действует особый порядок признания дохода в виде оплаты труда. Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода является последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.
Таким образом, согласно действующим правилам при выплате аванса НДФЛ не удерживается, исчисление налога производится по завершении месяца с общей суммы заработной платы за месяц.
Административная ответственность за задержку аванса
За задержку или частичную выплату аванса ст. 5.27 КоАП РФ регулирует ответственность в форме предупреждения или штрафных санкций:
| Наложение | Нарушение | ||
| Первичное | Последующие | ||
| 1. | Должностные лица | 10000 – 20000 | 20000 – 30000 или дисквалификация |
| 2. | ИП | 1000 – 5000 | 10000 – 30000 |
| 3. | Юридические лица | 30000 – 50000 | 50000 – 100000 |
Алгоритм расчета суммы аванса не прописан в ТК, поэтому здесь приходится ориентироваться на разъяснения контролирующих органов. Чиновники считают, что платить нужно пропорционально отработанному времени или фактической выработке (письма Роструда от 08.09.2006 №1557-6 и Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725).
Кроме сдельных расценок или оклада чиновники рекомендуют включать в аванс «текущие» надбавки, т.е. те доплаты, которые не связаны с подведением итогов месяца, например: за выслугу лет, совмещение должностей и т.п.
А вот премии за выполнение месячного плана, доплаты за переработку при суммированном учете рабочего времени и другие подобные выплаты можно определить только после закрытия периода. Поэтому в расчете за первую половину месяца они участвовать не должны.
На практике сложно считать дважды в месяц для каждого работника фактически отработанное время или выработку, особенно – в средних и крупных компаниях. Поэтому чаще всего аванс устанавливают в процентах от оклада или средней выработки в месяц при сдельной оплате. Наиболее распространена выплата в размере 40%-45%. Дело в том, что в общем случае НДФЛ с аванса не удерживается. Т.е. вся сумма налога вычитается из выданной зарплаты при окончательном расчете. И если выдавать в течение периода половину месячного вознаграждения, то вторая выплата будет существенно меньше.
Согласно трудовому законодательству, а именно ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ работодатели должны расплачиваться с сотрудниками за работу минимум 2 раза в месяц. Чаще – можно, реже – нет.
Из этой статьи вы узнаете, в какие сроки выплачивается аванс, в каком размере и в каком порядке его рассчитывать.
Все работодатели независимо от того, какую систему оплаты труда используют, обязаны выплачивать зарплату два раза в месяц – за первую половину месяца, и за вторую.
Перечислять зарплату только один раз в месяц нельзя. Это будет нарушением, за которое работодателя накажут. Причем даже согласие сотрудников получать зарплату раз в месяц не дает работодателю права не выполнять требования Трудового кодекса и не освободит от ответственности за невыплату аванса.
Окончательный расчет работник должен получить до 15 числа следующего месяца. Дата выплаты аванса должна быть на две недели раньше. Значит, если не рассматривать февраль — с 16 до 30 или с 17 по 31 число текущего месяца.
Однако, нужно учитывать, что если аванс будет выдан 16-17 числа, то зарплату необходимо выплатить сразу в начале следующего месяца. Рассчитать ее так быстро может быть сложно, особенно на крупных предприятиях.
Выдавать аванс в последний день месяца можно, но тогда могут возникнуть проблемы с налоговиками. Подробнее об этом расскажем ниже.
Получается, что удобнее всего выдавать аванс в период с 20 до 29 или до 30 числа. Чем больше времени требуется бухгалтерам для расчета зарплаты – тем позднее нужно установить дату выплаты первой части вознаграждения.
Дата выплаты должна быть зафиксирована во внутренних документах компании или в трудовом договоре. Нельзя устанавливать «плавающую» дату, например: с 20 по 25 число (письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).
Выдавать аванс раньше установленного срока не запрещено. Но при этом следует помнить, что придется «передвинуть» и дату выплаты зарплаты, чтобы соблюсти двухнедельный интервал. Т.е. надо учитывать, смогут ли работники бухгалтерии в более короткие сроки подвести итоги месяца.
Закрепляем «зарплатные» сроки
Даты первой и второй зарплатных выплат определите сами. Например, можно установить соответственно 30 (31) и 15 (16) числа — такой вариант чиновники считают оптимальным (письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709).
Бланк зарплатной ведомости скачайте здесь.
Не забудьте про новичков — для них тоже важно установить срок их первой зарплаты, и она может не совпадать с установленными в компании датами.
Описание зарплатных аспектов сделайте в локальном внутрифирменном акте — это могут быть ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), положение об оплате труда, коллективный договор и др.
С внутренними локальными актами, в которые включаются «зарплатные» аспекты, вас познакомят публикации:
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2021»;
- «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».
Конкретные формулировки по установлению зарплатных выплат смотрите ниже.
Аванс в счет зарплаты: как оформляется
Основания, по которым работник пишет заявление на выдачу аванса, могут быть различного характера: непредвиденные семейные обстоятельства, внесение платежей по кредитам и так далее.
Заявление на выдачу нужно писать, только если срок и сумма аванса отличается от той, что нужна на данный момент, либо организация вообще аванс не платит.
Сотруднику в данном случае достаточно написать заявление, в котором указать необходимую сумму и для чего она требуется. Если причину можно подтвердить документами, это только в плюс работнику. Также заявление составляется в 2-х экземплярах: один лучше зарегистрировать в секретариате и оставить себе, а другой отдать руководителю.
Окончательное же решение о выдаче остается за руководителем. Как показывает практика, принятие решения занимает несколько часов.
Аванс и сроки его выплаты
Трудовой кодекс РФ не содержит определения понятия «аванс». Однако анализ ст. 129 и 136 ТК РФ позволяет сделать вывод, что аванс – это заработная плата за первую половину месяца.
По закону заработная плата выплачивается каждые полмесяца, а период между датой начисления и датой выплаты заработной платы не может превышать 15 дней (ст. 136 ТК РФ).
Это значит, что зарплату за первую половину месяца работник должен получить в любой из дней в промежутке с 16 по 30 (31) число текущего месяца. Условно это и будет считаться авансом. За вторую половину месяца работодатель обязан рассчитаться с работником с 1 по 15 число следующего месяца.
Конкретная дата выдачи заработной платы должна быть установлена и закреплена в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре. С целью планирования финансовых потоков организации могут устанавливать разные дни выплаты зарплаты для работников различных структурных подразделений (например, рабочим выплачивать ее 13-го и 28-го числа, а административному персоналу – 10-го и 25-го числа).
Выплатить аванс работодатель должен не позднее последнего дня оплачиваемого месяца (ст. 136 ТК РФ, письмо Минтруда от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293, письмо Роструда от 26.09.2016 № ТЗ/5802-6-1).
Платится ли НДФЛ при выдаче аванса?
При выплате зарплаты работодатель выполняет функции налогового агента, удерживая НДФЛ из дохода работника. Зарплата становится доходом с точки зрения налогообложения в последний день расчетного месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). А т. к. аванс выплачивается в течение расчетного периода, то на момент его выплаты доход за период еще не получен и, соответственно, нет основания для уплаты НДФЛ. Эта позиция отражена, в частности, в письме Минфина от 13.02.2019 № 03-04-06/8932, от 13.07.2017 № 03-04-05/44802.
Однако если на предприятии дата получения аванса установлена в последний день месяца, то налоговики могут признать эту выплату доходом за истекший период. В этом случае предприятию придется рассчитывать и удерживать НДФЛ дважды в месяц. Позицию налоговых органов по данному вопросу поддержал и Верховный суд (определение от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804). Чтобы избежать подобных проблем, лучше не выдавать аванс в последний день месяца.
Нужно ли уплачивать страховые взносы с аванса по зарплате? Ответ на данный вопрос дала советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Баландина Е. Б. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.
Подробнее об НДФЛ при выплате авансов читайте в материале «Надо ли и когда платить НДФЛ с аванса?».
Аванс как первая часть зарплаты нового сотрудника
Итак, первый сценарий — выплата новому сотруднику аванса, представленного первой частью зарплаты.
Если в локальных нормативах работодателя установлено, к примеру, что аванс платится до 25-го числа отчетного месяца, а основная зарплата — до 10-го числа следующего месяца, то новый сотрудник, пришедший на работу, должен получить либо аванс, либо зарплату — в зависимости от сроков начала работы.
Например, если человек начал работать 1-го числа, то первую выплату зарплаты он получит только 25-го. Следовательно, требование ст. 136 ТК РФ о выплате заработной платы каждые полмесяца будет не выполнено.
Авансы вновь принятым сотрудникам вполне допустимо выдавать как отдельные промежуточные выплаты — пусть и позже зарплаты, но ранее аванса «для всех», в целях соблюдения правила о перечислении оплаты за труд за полмесяца. Но подобная выплата не должна дискриминировать других работников (ст. 136 ТК РФ), и потому правила ее предоставления нужно закрепить в локальном нормативе.
Отпуск авансом новому работнику: нюансы
Еще одна трактовка понятия «аванс» предполагает его рассмотрение в качестве разновидности отпускной выплаты. Она назначается за период, который не отработан сотрудником к моменту выхода в оплачиваемый отпуск по согласованию с работодателем. Например, если сотрудник выходит в отпуск в том же месяце, в котором приходит на работу.
При предоставлении такой выплаты работодателю следует иметь в виду, что взыскивать отпускные, выплаченные авансом, он может только в пределах 20% от последующих трудовых выплат работнику (ст. 138 ТК РФ). При этом, если сотрудник уволится, не рассчитавшись с фирмой по отпускным, то работодатель, скорее всего, не сможет взыскать с него долг (определение Верховного суда РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18). Увольнение сотрудника может быть обусловлено и не зависящими от него причинами. Например, призывом на военную службу.
При таком сценарии работодателю останется лишь минимизировать финансовые потери, включив сумму долга во внереализационные расходы после признания его безнадежным (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Кто такие бюджетники в России
Юридические лица в России могут создаваться не только гражданами или другими организациями, но и Российской Федерацией, субъектами РФ, муниципальными образованиями. От имени этих публичных образований предприятия создаются уполномоченными органами (департаментами, отделами, другими подразделениями). За счет бюджетов могут прямо или косвенно финансироваться:
- казенные предприятия, чье имущество полностью принадлежит государству или муниципалитету, а все доходы перечисляются в бюджет;
- унитарные предприятия в различных отраслях деятельности, которые используют переданное имущество для получения дохода;
- государственные и муниципальные учреждения культуры, образования, здравоохранения, спорта, иных сфер деятельности.
Унитарные предприятия могут сами зарабатывать доходы, которые могут идти и на выплаты бюджетникам. Но даже если доходов не будет, зарплата зарплаты гарантирована бюджетами соответствующих уровней.
Шпаргалка! Как рассчитать аванс по зарплате в 2019 году
Зарплату за первую половину месяца считайте с учетом отработанного времени, доплат и надбавок. Чиновники считают, что если такие доплаты не учитывать, то компания нарушит трудовое законодательство. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Аванс не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 22 июля 2015 г. № 03-04-06/42063). Но есть риск, что если компания выдаст полный аванс за отработанные дни, то потом не сможет удержать налог. Например, если сотрудник заболеет. Чтобы избежать проблем, выдавайте аванс за первую половину месяца с учетом специального коэффициента 0,87 (100% – 13%). То есть вы как бы учитываете НДФЛ таким образом. Тогда при окончательном расчете вы сможете удержать налог независимо от того, работал ли сотрудник после аванса или нет. Порядок расчета запишите в локальном документе.
Схитрить не получится
Как мы уже упоминали, использование специального порядка выплат первого заработка новичкам значительно усложняет работу бухгалтерии. Поэтому работодатели стараются найти лазейку, как можно этого избежать без рисков для себя. Некоторые считают, что выходом из сложившейся ситуации будет считаться предоставление новыми работниками заявления о выплате первого заработка один раз в месяц. По мнению приверженцев этого подхода, нарушения в таком случае не будет, поскольку сам работник изъявил желание получить зарплату реже, чем установлено трудовым законодательством.
Однако такие выводы ошибочны. Периодичность выдачи зарплаты установлена ТК РФ. И выплата зарплаты не реже чем каждые полмесяца – это обязанность работодателя. Поэтому при выплате заработка только один раз в месяц работодатель нарушает требования законодательства. Этого делать нельзя, даже если сотрудники написали заявления о согласии с таким порядком. Данный вывод подтверждается и чиновниками (п. 3 письма Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242, письмо Роструда от 01.03.2007 № 472-6-0).
Более того, трудовые инспекторы могут расценить эти заявления как давление на сотрудников. А это чревато тем, что административный штраф будет установлен по верхнему размеру вилки.
Правительством РФ принято решение о предоставлении возможности распорядителям и получателям бюджетных средств предусматривать в государственных контрактах о поставке товаров (выполнении работ, оказании услуг), заключаемых в 2020 году, авансовые платежи не выше 50% суммы госконтракта, если предельные размеры авансов не установлены для таких договоров иными нормативными правовыми актами.
Такой же размер аванса предусмотрен и в случае предоставления в текущем году федеральных субсидий в целях софинансирования расходов субъектов РФ по контрактам о выполнении работ по строительству, реконструкции и капитальному ремонту объектов капитального строительства госсобственности субъекта РФ либо связанных с такими субсидиями расходных обязательств муниципальных образований, возникающих из муниципальных контрактов о выполнении работ по строительству, реконструкции и капитальному ремонту объектов капитального строительства муниципальной собственности, если иные предельные размеры авансовых платежей, превышающие указанный размер, для таких договоров не установлены нормативными правовыми актами Правительства РФ.
Соответствующим постановлением Правительства РФ от 30 апреля 2020 г. № 630 внесены дополнения в постановление № 1803 «Об особенностях реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2020 год и на плановый период 2021 и 2022 годов».
Одновременно по 31 декабря 2020 года включительно приостановлено действие норм, предусматривающих предоставление авансов по указанным госконтрактам в размере, не превышающем 30% суммы соответствующего договора. Изменения об этом внесены в Правила формирования, предоставления и распределения субсидий из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ № 999, и в Положение о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, утв. постановлением Правительства РФ № 1496.
Оклад бухгалтера Ивановой — 35000 рублей. В марте с 1 по 15 она исполняла обязанности старшего бухгалтера с надбавкой 25% от его оклада. Оклад старшего бухгалтера — 50000 рублей. По календарю пятидневной рабочей недели в марте 20 рабочих дней. Иванова отработала полмесяца полностью.
Аванс по окладу: 35000/20*10= 17500. Доплата: 50000/20*10*25% = 6250. Всего начислено аванса: 17500 + 6250 = 23750. К выдаче бухгалтеру Ивановой аванса — 23750,00 рублей.
НДФЛ из аванса не вычитается.
При начислении и выдаче авансовых сумм необходимо обращать внимание на некоторые нюансы:
- Сроки. Если срок выдачи основной части зарплаты установлен, к примеру, в середине месяца (15 числа), то аванс необходимо выдать не позднее последнего (30 или 31) числа этого же месяца. В этом случае, согласно положению НК РФ, следует удерживать с аванса НДФЛ (ст. 223-2 НК РФ) – последний день месяца является днем получения дохода, аванс же, как признают и сами законодатели, является частью заплаты. В то же время письмо Минтруда №14-1/ООГ-549 от 05/02/19 г. запрещает уменьшать аванс на 13%, вычитая из него НДФЛ. Как быть руководству и бухгалтеру? По нашему мнению, такую проблему можно решить переносом сроков выдачи аванса и зарплаты в организации, прописав их в локальных актах и соблюдая интервал 15 дней; не выдавать аванс в последний день месяца.
- Даты. В ЛНА, колдоговоре необходимо указывать однозначные, конкретные даты выдачи выплат, а не интервал или крайний срок. При проверке со стороны руководству будет сложно доказать отсутствие нарушения сроков выплаты аванса по факту.
- Выходные и праздники. Пропускать сроки выплаты аванса запрещено и в случае, если дата, указанная в ЛНА, совпадает с днями отдыха. В этом случае выдать аванс руководство обязано накануне.
- Аванс в процентах к зарплате. Теперь его можно использовать, только если сотрудник отработал покрытый авансом период полностью. В противном случае (например, у сотрудника был отпуск или он болел) такой расчет запрещен: фактический заработок по итогам месяца может не покрыть аванс. При отсутствии начислений второй половины месяца невозможно будет удержать налог на доходы.
- Вновь принятые работники. Контролирующие органы считают, что в отношении этой категории применяются общие правила. Вывод: даже если новый работник трудился несколько дней (один день), аванс ему следует рассчитать с учетом отработанного времени и выдать.
На заметку! По вопросу уплаты налога на доходы аванса, выплаченного в последний день месяца, с налоговиками спорит и Минфин (письмо №03-04-06/69181 от 23/11/16 г.) и судьи (опред- е ВС №309-КГ16-1804 ОТ 11/05/16 г.).
На заметку! Фиксированная сумма аванса не учитывает фактическое время работы и фактические выплаты. Применять такой способ авансирования рискованно.
- Аванс, другими словами, первую часть заработной платы, выдают раз в полмесяца. Сроки, отраженные в колдоговоре, трудовом соглашении, ЛНА, должны быть фиксированными.
- Аванс начисляется с учетом отработанного времени по факту.
- Включаются, кроме оклада, все выплаты, которые на момент расчета могут быть определены.
- Аванс в процентах можно рассчитывать, только если работник полностью отработал период.
- Выдача фиксированных сумм аванса может привести к конфликту с контролирующими органами.
- Новым сотрудникам аванс рассчитывается и выдается на общих основаниях.
- Уменьшать аванс при выдаче на сумму НДФЛ запрещено. НДФЛ вычитается из зарплаты при окончательном расчете с работником за месяц.
В з��рплате за новогодние каникулы потерять никто не должен. В январе зарплата меньше не будет ни у тех, кто работает за повременную оплату, ни у тех, кто получает сдельно. Рассчитывается она в таком порядке:
- при окладной системе выплачивается полная январская зарплата без уменьшения на дни, приходящиеся на период с 01.01.21 по 10.01.21;
- сколько получит сотрудник за период работы с 1 января по 15 января при сдельной или почасовой зарплате — ему полагаются дополнительные суммы за все дни, приходящиеся на нерабочие январские дни, размер таких выплат устанавливается внутренними актами, трудовым или коллективным договором.