Как компании избежать штрафов при работе с персональными данными сотрудников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как компании избежать штрафов при работе с персональными данными сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Иногда работодатели публикуют в интернете «чёрные» списки сотрудников, с которыми у них возникали проблемы. При этом они не учитывают тот факт, что персональные данные работника — это защищаемая законом информация, и её нельзя использовать по своему усмотрению. Основы для этого заложены в Конституции Российской Федерации.

Рекомендации по сбору и хранению персональных данных

Компании стоит уделить особое внимание организации мер по сбору, хранению и систематизации персональных данных. Это обеспечит защиту от претензий надзорных органов, исковых заявлений от действующих и бывших работников и кандидатов на вакансии.

Что нужно сделать в обязательном порядке:

• разработать Положение о персональных данных, прописать в нём основные условия сбора, хранения и обработки;
• издать приказ о вводе в действие Положения и ознакомить персонал под подпись;
• назначить сотрудника, отвечающего за обработку персональных данных, подписать с ним соглашение о неразглашении;
• собрать со всех работников согласия в письменном виде с перечислением типов персональных данных и целей их предоставления;
• организовать хранение данных в цифровом и бумажном виде, защитить их от доступа третьих лиц, а также обеспечить своевременность пополнения и корректировки.

Что относится к персональным данным работника

Персональные данные работника — это любая информация прямо или косвенно относящаяся к сотруднику, имеющаяся у работодателя.

К персональным данным относятся:

• фамилия, имя, отчество;
• пол, возраст;
• паспортные данные, СНИЛС, ИНН;
• образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;
• место жительства;
• семейное положение, наличие детей, родственные связи;
• факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
• финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (Письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 N 08КМ-3681);
• деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
• номер телефона или электронная почта;
• прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Хранение и использование персональных данных

В соответствии со ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем. Работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий защиту последних от неправомерного их использования или утраты. С соответствующим актом, а также со своими правами в сфере защиты персональных данных работники должны быть ознакомлены под подпись.

Работодатель утверждает перечень сотрудников, которые будут обрабатывать персональные данные и которые имеют к ним доступ. Чаще всего это входит в обязанности бухгалтера и кадрового специалиста. Таким сотрудникам будут доступны только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций, то есть по конкретным направлениям их деятельности (ст. 88 ТК РФ).

Порядок допуска к персональным данным сотрудников закон не устанавливает. Поэтому работодатель вправе определить его самостоятельно и прописать в локальном акте организации, например, в Регламенте допуска работников к обработке персональных данных. В этом документе также необходимо указать конкретный перечень сотрудников, которые имеют доступ к персональным данным других сотрудников.

Также издайте приказ, в котором пропишите должности и фамилии сотрудников, а также закрепленные за ними объекты обработки персональных данных.

Риски при нарушении требований к обработке персональных данных работников организации

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение подобной информации (за исключением случаев, если такое разглашение влечет уголовную ответственность) лицом, получившим доступ к ней в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа:

• — на граждан — от 500 до 1 000 руб.;
• — на должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Следовательно, если будет установлено, что разглашение персональных данных произошло по вине работника, ответственного за хранение, обработку и использование персональных данных

За нарушение законодательства в области персональных данных работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ.

В частности, обработка персональных данных без письменного согласия работника (когда оно необходимо), если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

• — на граждан — от 6 до 10 тыс. руб., повторное нарушение — от 10 до 20 тыс. руб.;
• — должностных лиц — от 20 до 40 тыс. руб., повторное нарушение — от 40 до 100 тыс. руб.;
• — юридических лиц — от 30 до 150 тыс. руб., повторное нарушение — от 300 до 500 тыс. руб.

Что изменится с 1 марта 2023

Часть изменений, предусмотренных Законом от 14.07.2022 № 266-ФЗ, имеет отложенное действие и вступит в силу с 1 марта 2023 года. В частности, начнут действовать положения о трансграничной передаче данных (физлицам, компаниям и органам власти иностранных государств).

В зависимости от того, в какую страну планируется передать сведения, режим трансграничной передачи может быть уведомительным и разрешительным. Уведомительный режим работает в отношении передачи данных в страны, обеспечивающие адекватную защиту данных. Прежде всего, это страны — участники Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также страны из перечня Роскомнадзора (Приказе от 14.09.2021 № 183). Взаимодействие со странами, которые не обеспечивают адекватную защиту персональных данных, должно осуществляться через разрешительный режим.

Операторы персональных данных перед началом трансграничной передачи персональных данных должны уведомить об этом Роскомнадзор. В свою очередь, ведомство может её ограничить или запретить (п. 7 ст.1 № 266-ФЗ).

Общедоступные персональные данные

Персональными данными по Закону № 152-ФЗ считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).

На передачу или распространение данных о ком-либо требуется согласие их субъекта, за исключением случаев, установленных законодательством (согласие не требуется при передаче ПД определенным органам и в определенных случаях).

К сведению: не требуется согласие работника на передачу персональных данных третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, в ФСС, ПФ РФ, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру, правоохранительные органы, ГИТ, суд (Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).

Ранее в Законе № 152-ФЗ было такое определение: общедоступные персональные данные – это ПД, доступ неограниченному кругу лиц к которым предоставлен с согласия субъекта ПД или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. То есть эти данные размещались их субъектом или с его согласия в общедоступных источниках. Статья 8 Закона № 152-ФЗ относит к таким источникам справочники, адресные книги. Это также могут быть социальные сети и другие интернет-ресурсы.

К общедоступным сведениям относились фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, фото и др. Общедоступные сведения в любое время могли быть исключены из общедоступного источника по требованию субъекта ПД либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

Новые штрафы за нарушение правил обработки персональных данных

Неправомерная (без соответствующего согласия) обработка и распространение общедоступных персональных данных, равно как и отказ от их удаления из общего доступа по требованию граждан, влечет для организаций и ИП штрафы по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Эта норма предусматривает для ИП и должностных лиц организаций в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для самих организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.

Но уже с 27 марта 2021 года штрафы за совершение вышеуказанных нарушений будут в значительной степени увеличены (Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ). Так, штраф для ИП и должностных лиц организаций составит от 10 000 до 20 000 рублей, а для организаций – от 60 000 до 100 000 рублей.

Повторное нарушение повлечет взыскание штрафа с должностных лиц организаций в размере от 20 000 до 50 000 рублей, с ИП – в размере от 50 000 до 100 000 рублей, а с организаций – в размере от 100 000 до 300 000 рублей (новая ч. 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Одновременно будут увеличены штрафы и за саму обработку персональных данных без получения соответствующего согласия в письменной форме (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Сейчас обработка персональных данных без согласия гражданина грозит физлицам штрафом в размере от 3 000 до 5 000 рублей, должностным лицам – от 10 000 до 20 000 рублей, а организациям – от 15 000 до 75 000 рублей. Такие же штрафы назначаются и за обработку персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в согласие.

С 27 марта обработка персональных данных без разрешения повлечет наложение на физлиц штрафа в размере от 6 000 до 10 000 рублей. Должностным лицам организаций и ИП совершение этих нарушений обойдется штрафом в размере от 20 000 до 40 000 рублей, а организациям – от 30 000 до 150 000 рублей.

Обновление правил обработки персональных данных работников: что изменилось в 2021 году

Если вы работодатель, и персональные данные сотрудников приходится обрабатывать регулярно, то нужно постоянно проводить мониторинг законодательной базы. Изменения 2021 года не коснулись основных принципов, в частности, нельзя требовать информацию, которая не нужна для исполнения рабочих обязанностей, в частности, нарушением считается выяснение религиозных и политическим предпочтений, деталей интимной жизни или национальной принадлежности. Также государство оставляет право произвольного составления формы согласия на обработку ПДн, но при этом нужно дополнительно получать документ, разрешающий распространять личные сведения. Специальное согласие позволяет размещать информацию на виртуальных ресурсах, причем отсутствие реакции от субъекта не может интерпретироваться как положительный ответ на запрос о распространении ПДн. Требование распространяется даже на сведения, которые гражданин публикует на открытых онлайн площадках, в частности, в мессенджерах и социальных сетях.

Среди других нововведений следует отметить:

1. Вступление в силу ФЗ-248, который определяет новый механизм осуществления инспекционных проверок, а также Постановления Правительства № 1046, где четко прописывается порядок проверочных мероприятий.
2. Возможность распространения ПДн без дополнительного согласия только ПФР, правоохранительным и другим государственным органам. Персональные данные работника являются информацией, которая не может передаваться свободно третьим лицам.
3. Предоставление субъекту права отказать в разрешении на распространение личных сведений. Одновременно с этим, если законом на работодателя возложены обязательства по сбору и хранению ПДн, то совершать эти операции можно и без согласия.
4. Наличие двух способов оформления согласия — при помощи ИС Уполномоченного органа либо в письменном виде с оригиналом подписи физлица.
5. Подключение оператора к системе Роскомнадзора для получения информации, необходимой для предусмотренных законом целей обработки без непосредственного взаимодействия с субъектом.
6. Требование составлять отдельное согласие для распространения ПДн каждому третьему лицу, то есть нельзя попросить сотрудника заполнить и подписать один документ для разных целей и сразу нескольких вариантов использования конфиденциальных данных.
7. Обязательство предприятия остановить обработку персональных данных сотрудников в течение 3 дней после поступления официального заявления с соответствующим требованием от владельца ПДн. При неисполнении данного условия субъект может отправить исковое заявление в судебный орган для защиты своих прав.
8. Увеличение в 2 раза штрафов за различные нарушения, включая неполучение согласия и продолжение использования ПДн после поступления заявления с требованием о прекращении обработки.

Какая информация относится к персональным данным?

Закон № 152 указывает, что к ПД можно отнести любые данные, с помощью которых определяется физическое или юридическое лицо. Зачастую предоставление ПД необходимо для оформления документов, в том числе гражданского паспорта, ИНН и т.д.
Закон позволяет вести обработку персональных данных физическим, юридическим лицам, муниципальным органам и государственным учреждениям.

К перечню основных персональных данных относятся:

• ФИО субъекта;
• место постоянного (временного) проживания;
• дата рождения;
• любые данные о семейном, финансовом положении;
• любые данные, связанные с родом деятельности, заработком, образованием.

Все персональные данные принято делить на четыре группы:

1. К первой относятся сведения общего характера, – национальность, приверженность к религии, наличие инвалидности и т.п. Такую информацию часто вносят при заполнении анкет для приема на работу, она также может содержаться в медицинских справках.

2. Ко второй относятся данные, позволяющие выполнить идентификацию лица. К ним причисляют ФИО, адрес, занимаемую должность, место работы и т.д.

3. Третья группа ПД включает биометрику: снимок сетчатки глаза, отпечатки пальцев, данные анализа ДНК.

4. В четвертую входят общедоступные персональные данные. Это сведения, которые не позволяют идентифицировать лицо. Согласно закону, их нельзя причислять к конфиденциальным данным. Например, уровень дохода представителей муниципалитетов, государственных учреждений.

Персональными данными физических лиц по закону считаются:

• ФИО;
• ИНН и дата рождения;
• гражданство согласно гражданскому паспорту и место рождения;
• данные о регистрации и фактическом месте жительства;
• данные о родственниках и супругах;
• данные о дееспособности, свидетельство о смерти;
• сведения о наличии образования;
• сведения о пенсионных доходах;
• данные о наличии заболеваний, связанных с профессиональной деятельностью, страховки, выплатах по страховым случаям;
• данные о налоговых платежах;
• информация о воинской обязанности.

Персональными данными юридических лиц по закону считаются:

• наименование юрлица;
• юрадрес и организационно-правовая форма;
• местоположение юрлица;
• ОГРН;
• ИНН и КПП;
• номер расчетного счета.

В каких документах есть персональные данные

В процессе работы кадровая служба копит и хранит сведения о сотруднике, заключенные в следующих документах:

Документы	Какие персональные данные в них содержатся
Резюме, анкета, автобиография, личный листок по учету кадров	Личные качества, биографические данные
Копия удостоверения личности	ФИО, дата и место рождения, адрес регистрации, семейное положение, реквизиты самого удостоверения
Личная карточка № Т-2	Дополнительно к данным удостоверения личности указывается состав семьи и образование
Трудовая книжка	Трудовой стаж, места работы
Копии свидетельств о заключении брака, рождении детей	Сведения о составе семьи
Документы воинского учета	Отношение работника к воинской обязанности
Справка о доходах с предыдущего места работы	Уровень заработка на предыдущем месте трудоустройства
Документы об образовании	Уровень образования
СНИЛС, ИНН	Индивидуальные номера гражданина в системе пенсионного страхования и для налоговых органов
Трудовой договор	Должность, заработная плата, место работы
Приказы по личному составу и их копии	Информация о приеме, переводе, повышении, увольнении

В качестве персональных выступают и другие данные, не перечисленные в таблице. Например, информация о соискателях для принятия руководством решения о приеме нового сотрудника из нескольких кандидатур.

Что конкретно изменится для бизнеса и покупателей.

Если раньше обращение с персональными данными регулировалось «Законом о персональных данных», теперь добавился ещё и закон «О защите прав потребителей».

Покупатель может запросить, с какой целью собираются его персональные данные. Если обращение устное, продавец обязан дать ответ немедленно, если подано письменно, в электронной или иной форме, на разъяснение даётся семь дней. Контролем вопроса займётся Роспотребнадзор.

Когда можно требовать ПД.

Персональные данные для заключения договора можно потребовать в двух случаях.

• Если без них продавец не может выполнить свои обязательства по договору. Например, необходимы адрес и телефон для доставки товара или адрес электронной почты, чтобы отправить на него билеты на мероприятие, если скачать их напрямую с сайта нельзя.
• В установленных законом случаях. Например, при заключении договора с мобильным оператором, банком, микрофинансовой организацией, при продаже ювелирных украшений на сумму свыше 40 000 рублей.

Виды персональных данных

На какие типы подразделяются персональные данные? Что к ним относится?

Важно понимать, что вся информация, которая хранится на предприятии в отношении определенного сотрудника, может быть рассмотрена с двух разных точек зрения.

• Данные о семейном положении и семье работника (отдельных ее членах), а именно: наличие иждивенцев, наличие детей, их возраст и количество, состояние здоровья.
• Информация об определенном сотруднике, а именно: ФИО (паспорт), профессия, состояние здоровья, а также какие-нибудь особенные обстоятельства.

Руководитель предприятия обязан сформировать нормативно-правовой акт локального значения, который рассматривает порядок, определяющий хранение персональных данных. Он может быть представлен в разном виде. Например, им может являться Положение о персональных данных.

Итак, обсудим один из нюансов подробнее. Персональные данные: что к ним относится? Информация, содержащаяся в личных делах. Речь идет о следующем:

• данные паспорта (место и год рождения и так далее);
• копия диплома;
• копия документов, которые подтверждают наличие специальных навыков и знаний;
• копия документов пенсионного госстраха;
• иные документы.

Итак, подведем итог, что подразумевает понятие персональные данные? Что к ним относится? Это личная информация о работнике, которая необходима работодателю для того, чтобы наиболее эффективно использовать потенциал и умения сотрудника. Последний, конечно же, должен дать свое согласие на обработку персональных данных. Если все формальности соблюдены, то информация останется максимально защищенной.

Из чего состоят персональные данные

Обрабатываемые персональные данные работника регламентируются Основным Законом РФ, ТК РФ и прочими частями федерального законодательства. В целом документацию по этому вопросу можно условно разделить на две большие категории:

• предоставляемая самим работником;
• собранная работодателем.

Первая категория предъявляется в момент заключения трудового договора. К таким ПДн работника относятся:

• ФИО, номер телефона, адрес проживания, прописки;
• идентификационные страховые документы;
• трудовая книжка;
• пенсионное удостоверение;
• документы, подтверждающие основания для предоставления льгот;
• дипломы и иные подтверждающие образование и наличие профессии документы;
• фотокарточки;
• документы относительно воинского учета;
• документы, подтверждающие семейное положение и т. д.

Каждый пункт этой категории попадает под основной принцип защиты персональных данных работника – обеспечение максимальной конфиденциальности. Оперировать такими сведениями могут только государственные силовые структуры, исключительно в условиях необходимости и в большинстве случаев – с прямого разрешения работника.

Второй категорией ПДн занимается работодатель. Сюда входят все бумаги, касающиеся карьеры и финансового положения штатных и внештатных сотрудников. Вторая категория отражает любые изменения на рабочем месте сотрудника, фиксацию времени проведения отпусков, больничных листов, базовую ставку (если таковая есть), тарифную сетку на сдельные работы (если таковые есть), сверхурочные, нематериальные поощрения штатного персонала, как индивидуальные, так и групповые. Вся эта информация, за очевидным исключением финансовой, обычно носит меньшую степень конфиденциальности.

Похожие записи:

• Можно ли развестись в ЗАГСе, а общее имущество разделить в суде
• Правила тишины в многоквартирном доме 2024 в Екатеринбурге
• Льготы ветеранам боевых действий