Что такое факсимильная подпись?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое факсимильная подпись?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Небольшая характеристика
Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки. Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле. В этом нет ничего противозаконного.
Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.
Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым. Это связано с тем, что доверенность – важный юридический документ, который содержит в себе полномочия одного лица представлять интересы другого перед государственными органами и организациями. Из этого следует, что доверенность может быть подписана только руководителем организации лично, без использования кем-либо факсимиле. Данное правило очень важно и его соблюдение поможет избежать множества неприятностей.
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)
Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.
Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.
Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.
Факсимильная подпись на первичных документах
Контролирующие инстанции выразили свою позицию относительно легитимности применения клише в соответствующих Письмах. В частности, в разъяснениях говорится о том, что не допускается факсимильная подпись на первичных документах, счетах-фактурах, доверенностях, платежных и прочих имеющих финансовые последствия бумагах. Судебная практика, однако, достаточно неоднозначно подходит к рассмотрению этого вопроса. Большинство Арбитражных инстанций придерживается позиции контролирующих органов. Однако в одном из Постановлений ФАС по Уральскому округу отметил, что апелляционной инстанцией со ссылкой на ст. 160, ч. 2 было верно указано на отсутствие в действующем законодательстве норм, которые устанавливали бы запрет либо ограничение на применение клише при заключении актов по форме КС-2, договора подряда и составлении справок по ф. КС-3.
Особенности создания клише
Чтобы применять факсимильную подпись и соблюдать при этом требования, установленные в законодательных нормах, необходимо, чтобы она была качественно изготовлена. Оснастка, которую применяют при создании клише, выдерживает высокое давление и обеспечивает защиту оттиска от механических повреждений. Для этого используется высокотехнологичный GRM элемент. Он снабжается специальным механизмом, ограничивающим силу прижатия. Размер оснастки зависит от величины автографа. GRM элемент позволяет получить четкий и не раздавленный оттиск. В целом изготовление факсимильной подписи не сопровождается серьезными сложностями, кроме некоторых технических тонкостей, которые имеют место в ходе процесса. Сначала осуществляется сканирование автографа. Под образец изготавливается клише. Выглядит оно, как правило, в виде печати-штампа. Оснастка может быть простой (металлической или пластмассовой) либо автоматической. Перед тем как начать изготовление компания должна взять с заказчика факсимиле письменное разрешение на это.
Небольшая характеристика
Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки. Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле. В этом нет ничего противозаконного.
Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.
Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым. Это связано с тем, что доверенность – важный юридический документ, который содержит в себе полномочия одного лица представлять интересы другого перед государственными органами и организациями. Из этого следует, что доверенность может быть подписана только руководителем организации лично, без использования кем-либо факсимиле. Данное правило очень важно и его соблюдение поможет избежать множества неприятностей.
Факсимиле – экономия времени или риск
- «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
- «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
- «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».
1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.
Порядок применения факсимильной подписи
Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.
То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).
В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.
Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.
Необходимость и преимущества использования
Необходимость в применении факсимиле возникает в крупных организациях, где объем документооборота большой, и руководителю приходится тратить много времени на постановку личной подписи. Другие причины – излишняя занятость, отсутствие руководящего лица на рабочем месте.
Документация же требует подписания в определенный срок. Преимущества применения факсимиле:
- ускорение процесса документооборота, чтобы сотрудники не тратили время на изучение и проставление подписей документации при получении;
- возможность распознавания должностного лица, поставившего подобную подпись;
- обозначение в документе полной конфиденциальной информации, позволяющей компании (организации) нивелировать финансовые риски потерь;
- отражение исключительно достоверной информации в сформированном документе;
- быстрое заключение сделок между фирмами, компаниями;
- упрощение обмена документацией внутри компании и за ее пределами.
Можно ли использовать факсимиле на договорах?
Когда речь идет о гражданско-правовых сделках, инструмент используют при одном условии. Необходимо заключить двустороннее письменное соглашение в произвольной форме. Оно может представлять собой отдельный договор, заверенный собственноручной подписью. Или соответствующий раздел добавляется к основному договору. Обязательно указываются ФИО и должности сотрудников, которые будут заверять бумаги, прописываются действия на случай их увольнения и сроки действия соглашения. Оно может действовать определенное время или до уведомления одной из сторон.
После подписания соглашения факсимильные оттиски приобретают юридическую силу. У обеих организаций также должны быть внутренние акты с прописанными тонкостями использования и хранения штампа. Доверенность в вышеописанную категорию не попадает. Она относится к односторонним сделкам, а значит, заключить двустороннее соглашение невозможно.
Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?
Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака.
- Факсимиле — от древности до наших дней
- Факсимиле на договоре
- Факсимиле на первичке и счетах-фактурах
- Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле
- Снижаем риски при работе с факсимиле
- Факсимиле и электронный документооборот
- Электронный счет-фактура — альтернатива факсимиле
- Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле
- Итоги
Факсимиле: как регламентировать использование
С целью ускорить оформление документов организации нередко используют факсимиле подписи руководителя и других должностных лиц. Зачастую оттиск факсимиле проставляет не тот, чью подпись оно воспроизводит, а другой сотрудник. Как минимизировать риск несанкционированного использования факсимиле? Каким образом можно регламентировать его применение в организации?
В каком документе закрепить порядок использования факсимиле
Законодательством процедура использования факсимиле не урегулирована, поэтому организации целесообразно разработать внутренний порядок его применения. Это позволит в том числе ограничить круг лиц, которые вправе проставлять факсимиле, утвердить перечень документов, на которых оно может быть использовано.
Установить порядок использования факсимиле можно в приказе или локальном нормативном правовом акте организации (далее — ЛНПА), например положении, инструкции об использовании факсимиле. Либо нормы о применении факсимиле можно включить в общую инструкцию по делопроизводству в организации.
На заметку
ЛНПА — это нормативный правовой акт, который содержит обязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. При этом действие ЛНПА распространяется на одну или несколько организаций .
- Что предусмотреть в ЛНПА
- Рекомендуем включить в ЛНПА об использовании факсимиле следующие положения.
- Как организовать учет факсимиле
По нашему мнению, учет факсимиле может быть организован по аналогии с учетом печатей и штампов в организации. Такой учет можно вести в отдельном журнале учета факсимиле либо в журнале учета печатей и штампов.
Пример формулировки:
«Учет факсимиле подписей должностных лиц ООО «Заря» ведется в Журнале учета факсимиле подписей по следующей форме:
| Журнал учета факсимиле подписей | ||||
| N п/п | Наименование факсимиле | Оттиск факсимиле | Должность, фамилия, инициалы лиц, ответственных за хранение и использование факсимиле | Отметка об уничтожении факсимиле |
Факсимиле – экономия времени или риск?
Как известно, время – деньги. В современных условиях бизнесменам приходится экономить каждую минуту, поэтому в компаниях с высоким объемом документооборота все большей популярностью пользуется факсимиле.
Обычно организация заказывает факсимиле у изготовителя печатных форм. Использование факсимиле доверяют ответственному сотруднику. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства. Но стоит ли игра свеч?
Справка
| Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой1. |
Факсимиле — от древности до наших дней
Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.
В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.