Юридическая сила факсимильной подписи в актах и договорах
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Юридическая сила факсимильной подписи в актах и договорах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Что такое факсимильная копия документа
Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.
Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».
Cудебная практика относительно факсимильной подписи
Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.
Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.
Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)
Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.
Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).
Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.
Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.
Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.
Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).
Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью
Приведем пример соглашения об использовании факсимиле только при переписке. Можно добавить пункт об использовании факсимиле в текст договора с контрагентом. Суды в большинстве случаев при отсутствии зафиксированного в письменной форме согласия сторон на использование факсимиле признают договоры, подписанные факсимиле, недействительными. Иногда суд занимает прямо противоположную сторону, считая, что поскольку стороны выполнили свои обязательства по договору, подписанному факсимиле, и ни одна из сторон не заявляет о его недействительности, то согласие об использовании факсимиле достигнуто. Но такая позиция суда касается рассмотрения иных споров, нежели признание договора недействительным.
Закон допускает использование в сделках факсимильных подписей, но только в тех случаях, когда данная возможность и порядок прямо предусмотрены законом, иными правовыми актами или соглашением сторон сделки (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
Примером случая возможного использования факсимильной подписи, прямо предусмотренного в нормативных актах, может служить п. 3 ст. 75 АПК РФ: документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.
Факсимиле является одним из видов воспроизведения собственноручной подписи, и на него распространяется порядок использования таких подписей, установленный ст. 160 ГК РФ. Из данной нормы следует, что для использования факсимиле на договоре стороны должны прийти к соглашению об этом. Соответственно, чтобы у контрагентов была возможность подписывать договоры и иные документы с использованием факсимиле, об этом должно быть заключено соглашение с проставлением обычных собственноручных подписей сторон (их представителей).
Центральный банк, в своем письме от 27 марта 2020 г. № ИН-03-31/32, указал, что если последний день срока оплаты по кредиту выпадает на нерабочий день, то крайней датой считается такой нерабочий день (кроме субботы и воскресенья). Однако Верховный суд указал, что у Центрального банка нет таких полномочий и его письма не могут быть выше закона.
Неуплата предусмотренных договором платежей в период с 30 марта по 3 апреля 2020 г. просрочкой исполнения обязательств не является, а перенос срока исполнения обязательства на ближайший следующий рабочий день не может рассматриваться как нарушение сроков исполнения обязательств.
Как использовать факсимильную подпись
Многие подписывают закрывающие документы и направляют друг другу электронные копии актов по электронной почте. Про получение оригиналов вспоминают не многие, особенно, когда компания на УСН. Однако, через какое-то время, такая компания получает исковое заявление о возврате суммы по договору в связи с неисполнением обязательств и отсутствием подписанных актов. Как быть?
Написать комментарий
Какие документы можно подписывать с помощью факсимиле?
1. Договоры и сопутствующие им документы (приложения, дополнительные соглашения, и т.д.).
2. Документы, отражающие взаимодействие с контрагентом, но не имеющие финансовых последствий (письма, приглашения, поздравления и т.д.).
Факсимильная подпись имеет смысл, когда с конкретным контрагентом планируются длительные правоотношения (заключено несколько договоров, ведется частая переписка). Только договариваться необходимо заранее (путем подписания соответствующего соглашения, заверенного собственноручными подписями).
Какие документы не подписывать с помощью факсимиле?
1. Платежные и иные документы, имеющие финансовые последствия (налоговые декларации, платежные поручения, накладные, счета-фактуры и т.д.).
ФНС и Минфин единогласно утверждают, что порядок оформления бухгалтерских и финансовых документов определяется не гражданским законодательством, а НК РФ и федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в которых нет ни слова о допустимости использования факсимиле. Судебная практика также в большинстве случаев неутешительна.
2. Кадровые документы.
В ТК РФ также нет соответствующих статей, поэтому ФНС и/или трудовая инспекция, в случае проведения проверки, скорее всего, не примут документ, подписанный факсимильной подписью. Да и суд, вероятно, вынесет проблемное решение, особенно если спор касается трудового договора.
3. Доверенности.
Доверенность, подписанную с помощью факсимиле, суд может признать ничтожной, аргументируя тем, что это односторонняя сделка, поэтому правила ст. 160 ГК РФ к ней неприменимы. А в ст. ст. 185 и 185.1. ГК РФ нормы о факсимиле отсутствуют.
Контролирующие органы негативно относятся к факсимиле. Поэтому никаких гарантий нет. Даже если все сделано строго по закону и учтены все нюансы. Но все же целесообразно подстраховаться и принять следующие меры предосторожности:
- Принять локальный нормативный акт, регулирующий порядок применения и хранения факсимиле;
- Назначить ответственное лицо, которое будет контролировать исполнение локального акта.
Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле
При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.
Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.
Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.
Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден . Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.
Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.
Это интересно: Уход После 80 Какие Документы
Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.
Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:
- «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
- «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
- «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».
Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.
Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:
- специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
- двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).
Использование факсимиле при составлении документов в налоговой сфере
Немало споров на практике вызывает также использование факсимиле при подписании документов в налоговых отношениях. Прежде всего речь идет о счетах-фактурах.
Первоначально суды при разрешении возникающих споров исходили из того, что налогоплательщик не ограничен в праве подписывать счета-фактуры любым способом — лично либо с использованием факсимиле.
Судебная практика. ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 28.09.2009 по делу N А43-29505/2008-40-1257 подчеркнул, что действующее налоговое законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривает запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Интерес вызывает обоснование аналогичного вывода в другом судебном акте.
Судебная практика. В Постановлении от 03.08.2010 N А72-18254/2009 ФАС Поволжского округа обратил внимание на то, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении положений налогового законодательства и при наличии доказательств реального исполнения обязательства не может служить основанием для отказа в предоставлении налогоплательщику вычета по НДС. Отсутствие в НК РФ норм, определяющих способы подписания счетов-фактур, не свидетельствует о запрете исполнения подписи руководителя организации посредством факсимиле.
Аналогичный вывод содержится в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 по делу N А56-12834/2010, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.03.2010 N А53-2634/2009, ФАС Уральского округа от 26.02.2008 по делу N А76-7386/07.
Интересно, что порой суды, используя требования, сформулированные в ГК РФ для использования факсимиле при подписании гражданско-правовых документов, применяют их и при оценке документов, подписанных в налоговых отношениях.
Судебная практика. ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 03.12.2010 по делу N А45-16746/2009 привел вышеуказанную позицию о том, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Однако в отличие от судов, которые на основании этой позиции делают вывод о допустимости подписания счетов-фактур с использованием факсимиле, ФАС Западно-Сибирского округа посчитал возможным сделать такой вывод только при наличии дополнительного условия. По его мнению, налогоплательщик, применяющий вычеты по НДС на основании счетов-фактур, подписанных с использованием факсимиле, должен дополнительно представить документальное подтверждение того, что «стороны договорились о проставлении на первичных бухгалтерских документах подписи способом нанесения печатной формы-факсимиле». Поэтому он сделал вывод, что «проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при отсутствии соглашения об этом свидетельствует о нарушении требований, установленных ст. 169 НК РФ».
Однако в последнее время в судебной практике стала преобладать еще одна позиция судов. Она получила распространение после того, как высказался Президиум ВАС РФ.
Судебная практика. В Постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27.09.2011 N 4134/11 по делу N А33-20240/2009 был сделал однозначный вывод о том, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Федеральный закон о бухучете, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать подписи соответствующих лиц. Отступление от этих правил влечет, по мнению Президиума ВАС РФ, отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.
В последующих судебных актах суды, поддерживая решения налоговых органов, стали дословно воспроизводить указанную позицию Президиума ВАС РФ (см., например, Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 13.12.2013 по делу N А79-13124/2012, ФАС Центрального округа от 23.01.2013 по делу N А64-5348/2011, ФАС Северо-Западного округа от 22.02.2013 по делу N А52-1727/2012).
Немало споров возникает на практике и в связи с тем, что факсимильная подпись используется на документах не налогоплательщика, а налогового органа. В этом отношении полезным может быть следующее Постановление ФАС Западно-Сибирского округа.
Судебная практика. ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 09.12.2013 по делу N А27-4674/2013 оценивал законность использования заместителем руководителя налогового органа факсимиле на постановлении о взыскании налога, пеней и штрафа за счет имущества организации. При рассмотрении дела суд первой инстанции пришел к выводу о том, что наличие штампа-факсимиле подписи заместителя руководителя инспекции в оспариваемом постановлении не является нарушением норм НК РФ, влекущим признание постановления недействительным.
Отменяя решение суда первой инстанции и удовлетворяя заявленное налогоплательщиком требование, апелляционный суд пришел к противоположному выводу. Он отметил, что законодательство о налогах и сборах не предусматривает возможности проставления на постановлении о взыскании налога, сбора, пени, штрафа, процентов за счет имущества налогоплательщика факсимильной подписи руководителя (заместителя руководителя) налогового органа. Этот вывод поддержан и судом кассационной инстанции.
Судебная практика. Аналогичная позиция изложена в Поста��овлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.07.2013 по делу N А53-9996/2012. При этом суд сформулировал в нем общий вывод о том, что ни нормами НК РФ, ни иными актами законодательства о налогах и сборах не предусмотрена возможность использования факсимильной подписи при подписании любых ненормативных актов налоговых органов.
Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.
Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.
Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).
к меню
Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов.
В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).
Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:
- в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
- как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
- как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
- какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.
Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.
Законна ли факсимильная подпись на документах
Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Юридическая сила факсимиле гарант-сервис г смоленск
Имеет ли факсимиле юридическую силу в документах. хороший денек, подскажите пожалуйста, поставщик прислал документы контракта и акты выполненных работ, подпись директора — факсимиле. для подписания. Сторонники данной позиции запамятывают, что закон в данном случае не дает прямого предписания либо разрешения (указания на возможность) использовать факсимильную подпись.
Но в любом случае нужно не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Технических средств (чернильный оттиск, печать). В каких случаях разрешеназапрещена факсимильная подпись. Факсимильная подпись это метод выполнения уникальной личной подписи, потому ее проставление на счетах-фактурах не гласит о нарушении требований статьи 169 налогового кодекса.
О возможности негативных последствий
Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:
- незаключенным (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 08.09.11 №А32-13609/2010 , Уральского от 06.10.09 №Ф09-7622/09-С5 и Дальневосточного от 13.08.09 №Ф03-3794/2009 округов);
- недействительным по причине несоблюдения формы договора (ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.10 №А02-413/2009).
Что такое факсимиле? Это очень интересный вопрос, ответ на который знают, конечно же, не все. Закон не содержит понятия факсимиле, тем не менее указанный термин используется в хозяйственной деятельности многих предприятий.
Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия).
Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица.
К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.
Когда же все-таки допустимо применение факсимиле? В законодательстве нет четкого ответа на данный вопрос. Организация может самостоятельно разработать и утвердить положение о факсимиле, а также порядок использования факсимиле.
Подписи такого вида на первичных документах и при заключении сделок возможны только в случаях, установленных законом или соглашением сторон.
Хотя коммерческие кампании из-за наличия большого количества документов просто не могут обойтись без такого штампа.
Еще раз хотелось бы вернуться к вопросу о том, что такое факсимиле и для чего оно предназначено. Ответ в данном случае очень прост.
Факсимиле – это точное воспроизведение подписи уполномоченного лица, изготовленное в виде оттиска печати. Многие граждане и даже организации иногда не могут отличить проставленный на документах штамп от настоящей подписи.
Тем не менее это не значит, что факсимиле можно использовать на всех исходящих документах.
Можно ли использовать данный оттиск подписи должностного лица при оформлении доверенностей? Ответ на указанный вопрос будет отрицательным. В подтверждение этому служит Письмо МНС РФ № 18-0-09/000042.
Поэтому, даже при оформлении дубликата доверенности, факсимиле использовать запрещено. Это нужно знать всем руководителям организаций.
Что такое факсимиле? Хотелось бы еще раз вернуться к данному вопросу. Факсимиле называют оттиск подписи руководителя, который представляет собой небольшой штамп прямоугольной формы.
Его использование при оформлении первичной бухгалтерской документации запрещено законом. Потому что данные документы должны быть подписаны лично руководителем фирмы или главным бухгалтером.
В противном случае, у налоговой службы могут возникнуть обоснованные претензии к налогоплательщику. Это нужно учитывать.