Как составить распорядок дня менеджера по продажам
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить распорядок дня менеджера по продажам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
У работников отдела продаж весьма разноплановые обязанности. Помимо непосредственно продаж (или общения с клиентами), они занимаются формированием отчетности, ведением CRM-системы, подготовкой к переговорам, поддержанием порядка на рабочем месте, обучением. Не всем удается совместить разноплановые задачи без потери эффективности. Для этого необходимо уметь планировать свой день и выстраивать логический порядок задач.
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ХОЛОДНЫЕ ЗВОНКИ
Для хорошего результата в холодных звонках запускайте их только в пакетном формате и не позволяйте сотрудникам других подразделений прерывать этот процесс.
Чем больше людей звонит одновременно и без перерывов в течение 1.5 часов, тем лучшим будет результат.
Есть нюанс: заполнение данных клиента в CRM-системе требует времени. Для сложных продаж разработайте Анкету клиента в бумажном виде. Её будет легко заполнить и занести в CRM в специально отведенное для этой активности время в течение дня.
Используйте в работе скрипты холодных звонков, а также установите регламент оптимальной длительности разговора с клиентом, который проявил интерес к вашему продукту. Обычно длительность беседы до назначения следующего события с клиентом не должна превышать 7-ми минут.
Читайте подробнее «Скрипты холодных продаж: 15 примеров».
Формируйте режим дня вашего отдела так, чтобы каждый менеджер звонил «по холоду» не менее 2,5 часов. При правильном режиме и нормативах каждый менеджер обработает не менее 50 клиентов готовых к заказу за неделю, а это 200 клиентов в месяц. Это цифры для отдела, в котором на первичную квалификацию выделены колл-менеджеры. В случае, если ваши менеджеры делают первичные холодные звонки и закрывают клиентов, цифры будут ниже.
Необходимость в распорядке дня в отделе продаж
Руководитель отдела может помочь работникам, составив для них план – распорядок или карту дня. Вот несколько ситуаций, когда наличие карты необходимо:
- менеджер занимается лишними делами. Он не понимает, какие конкретно обязанности у него есть. Тогда расписание составляется на основе должностного функционала;
- в отделе нужно внедрить распределение труда, например, выделить нескольких работников для холодных продаж, других сотрудников – для общения с действующими клиентами после заключения договора, остальных – для проверки коллег на использование скриптов;
- во время оптимизации отдела потребовалось найти слабые стороны бизнес-процессов. Для этого составляется расписание, чтобы убрать из рабочего дня сотрудников те действия, которые раньше они делали вручную, а теперь будут автоматизированы;
- сотрудник постоянно не выполняет планы по продажам. Тогда руководителю важно найти причину этого. Возможно, работник занимается на рабочем месте нецелевыми задачами. Понять это можно, только сравнив реальный рабочий день с распорядком;
- в работе менеджеров было внедрено нововведение и теперь нужно проверить, насколько оно оказалось эффективным.
Внедрив регламент в работу отдела, можно добиться таких результатов:
- рабочее время продавцов будет использоваться более рационально;
- методы продаж улучшатся за счет автоматизации части бизнес-процессов;
- рабочее время нормируется и РОП понимает, сколько реально требуется времени на решение той или иной задачи;
- увидеть, в чем у работников есть сложности, чтобы построить программу обучения;
- перераспределить обязанности, чтобы работники концентрировались только на целевых обязанностях.
Приемы тайм-менеджмента
Чтобы работники в течение дня успели сделать все, что ждет от них менеджер, необходимо донести до них некоторые техники тайм-менеджмента. С их помощью у подчиненных получится меньше времени тратить впустую:
- принцип Парето. Принцип подразумевает деление всех задач на более важные и менее важные. Считается, что важных дел лишь 20 %, зато они обеспечивают до 80 % необходимого результата по выполнению плана продаж. Следовательно, выполняя очередной полуторачасовой блок бизнес-задач, менеджер может разделить все действия по важности и, в первую очередь, выполнить то, что приносит больший эффект;
- метод канбан. Это японский прием тайм-менеджмента, который позволяет отслеживать, какие дела уже сделаны, а какие еще в процессе. Все задачи делятся на три группы – сделано, в процессе, нужно сделать. Затем они записываются на видном месте и в процессе выполнения переносятся из одной группы в другую. Считается, что когда работник наглядно видит свой прогресс, это повышает его мотивацию.
Как заставить менеджеров следовать распорядку
Составить регламент рабочего дня – недостаточно. Важно, чтобы менеджеры точно следовали ему. Чтобы заставить их работать по распорядку, можно сделать так:
- внедрить KPI, который был бы связан с регламентом и показывал, насколько точно работник ему следует;
- завести журнал, с помощью которого будет учитываться рабочее время. Как минимум, работники смогут записывать туда время своего прихода на работу и ухода – домой в конце рабочего дня или на перерыв в середине;
- держать планы по звонкам, поездкам, переговорам в открытом доступе. Важно, чтобы подчиненные видели, чем именно занимаются их коллеги. Если человек видит, что другие соблюдают регламент, то он и сам более мотивирован работать по стандартам;
- контролировать деятельность продавцов с помощью карты рабочего время. Периодически необходимо проверять, чем занимаются сотрудники. Например, можно провести с одним из менеджеров весь день и записывать точное время, когда он начал и закончил работу над бизнес-процессом. По результатам замеров станет ясно, сколько времени уходит на работу, а сколько – на перекуры, болтовню с коллегами и другие хронофаги.
Какой режим работы установлен?
В каждой фирме должен быть установлен режим рабочего времени. Его утверждают в правилах внутреннего трудового распорядка.
Если у некоторых работников режим рабочего времени отличается от установленных общих правил, тогда режим работы этих сотрудников указывают в их трудовых договорах, например:
- ненормированный рабочий день;
- режим гибкого рабочего времени;
- сменная работа;
- разделение рабочего дня на части и др.
Во всех случаях нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).
Поэтому каждый работодатель должен установить:
- вид рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику);
- вид учета рабочего времени (поденный, недельный, суммированный);
- продолжительность ежедневной работы (смены);
- число смен в сутки;
- чередование рабочих и нерабочих дней;
- время перерывов в работе;
- время начала и окончания работы.
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ХОЛОДНЫЕ ЗВОНКИ
Для хорошего результата в холодных звонках запускайте их только в пакетном формате и не позволяйте сотрудникам других подразделений прерывать этот процесс.
Чем больше людей звонит одновременно и без перерывов в течение 1.5 часов, тем лучшим будет результат.
Есть нюанс: заполнение данных клиента в CRM-системе требует времени. Для сложных продаж разработайте Анкету клиента в бумажном виде. Её будет легко заполнить и занести в CRM в специально отведенное для этой активности время в течение дня.
Используйте в работе скрипты холодных звонков, а также установите регламент оптимальной длительности разговора с клиентом, который проявил интерес к вашему продукту. Обычно длительность беседы до назначения следующего события с клиентом не должна превышать 7-ми минут.
Читайте подробнее «Скрипты холодных продаж: 15 примеров».
Формируйте режим дня вашего отдела так, чтобы каждый менеджер звонил «по холоду» не менее 2,5 часов. При правильном режиме и нормативах каждый менеджер обработает не менее 50 клиентов готовых к заказу за неделю, а это 200 клиентов в месяц. Это цифры для отдела, в котором на первичную квалификацию выделены колл-менеджеры. В случае, если ваши менеджеры делают первичные холодные звонки и закрывают клиентов, цифры будут ниже.
Первая и главная твоя задача – создание своей собственной системы работы в продажах.
В природе существуют два типа людей. Первым нужно все четко разложить по полочкам, написать четкий список и выполнять все задачи по порядку. Вторым нужен общий вектор движения: они выполняют задачи не по порядку, а по настроению. Список вторые тоже пишут, но выполняют то, что хочется выполнять именно в этот момент.
Из личного опыта могу сказать, что продавцы из второй категории лучше проводят переговоры, но процент закрытия сделок у них меньше даже после удачных переговоров. Менеджеры по продажам из первой категории закрывают больше сделок, если они удачно провели переговоры. Они уделяют внимание доведению сделки до логического конца. Я не вел четкую статистику, но продавцов второй категории я встречал чаще. Если ты относишься к этой когорте, не стоит расстраиваться. Я расскажу, как этим можно пользоваться, и быть более успешным, чем продажники из первой категории. Смотри статью об организации работы для энергичных продавцов.
Независимо от того, к какой категории менеджера по продажам ты относишься, для успеха необходимо регулярно производить следующие действия, они должны быть в расписании дня менеджера по продажам:
- 1. Пополнение базы потенциальных клиентов;
- 2. Контакт с каждым клиентом из базы;
- 3. Чтение сайтов, форумов, журналов или литературы, которую читают клиенты;
- 4. Участие в мероприятиях с клиентами;
- 5. Мониторинг конкурентов;
- 6. Общение внутри компании;
- 7. Отчет и анализ проведенных переговоров и сделок.
Рассмотрим каждый из пунктов.
Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников
Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.
Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.
Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.
Регламент отдела продаж: что это и как он влияет на работу отдела
Регламент — это правила отдела продаж, которые упорядочивают бизнес-процессы компании. Создавать такой документ требуется не всегда, но чаще всего он упрощает обучение новичков и поднимает уровень обслуживания. О разработке регламента стоит задуматься, если у вас больше пяти менеджеров: чем больше людей работает в компании, тем сложнее осуществлять индивидуальный контроль качества работы.
Наличие регламента для менеджеров позволяет упорядочить деятельность отдела, улучшить производительность. Правила работы точно требуются, если:
- менеджеры не знают о своих зонах ответственности;
- коллектив систематически не выполняет свои обязанности;
- появляются жалобы на качество обслуживания от клиентов;
- нет согласованности действий внутри отдела и между подразделениями;
- план не выполняется, система мотивации не работает.
Если закрепленная схема работы эффективна, она может значительно улучшить работу отдела продаж при условии регулярных проверок и правильной мотивации сотрудников.
Каждый человек, который минимально посвящен в тему тайм-менеджмента, знает о десяти главных заповедях. Чтобы эти принципы не казались абстрактными и малопонятными, мы сформулировали конкретные критерии к каждому из них.
|
Критерии |
Принципы |
|
Наглядность и обозримость информации и замыслов. |
Всегда фиксируйте мысли. Так намного легче контролировать задачи и процессы. |
|
Измеримость конечных результатов, времени и продуктивности. |
Управление базируется только на объективном представлении всей ситуации. Не стоит доверять предположениям, ориентируйтесь лишь на факты. |
|
Системность, организованность, скоординированность действий. |
Система – основа любого дела. Хотите результата – систематизируйте процессы. |
|
Адаптированность, простота планирования, оперативность в принятии мер. |
Планирование должно быть предельно простым и гибким, а реакция на изменения – незамедлительной. |
|
Четкое осознание цели, определенность направления. |
Формулируйте конкретные и измеримые цели. Периодически проверяйте, насколько каждое действие соответствует итоговому замыслу. |
|
Расстановка приоритетов, концентрация на важном. |
Определите, что имеет первостепенное значение. Инвестируйте время и ресурсы именно в это направление. |
|
Инвестирование в развитие. |
Вкладывайтесь в то, что пригодится в будущем. Прогресс – дело непростое, но он никогда не будет лишним. |
|
Своевременность действий. |
Планирование – это всего лишь инструмент. Не упускайте момент, если он соответствует цели, но не вписывается в график. |
|
Управление процессами. |
Делегируя обязанности сотрудникам, тщательно следите за исполнением. |
|
Легкость. |
Лучше работать меньше, но легче и эффективнее. Часы, проведенные на работе, не являются гарантом результата. |
|
Внимание к продуктивности. |
Время и эффективность – важнейшие показатели тайм-менеджмента. Старайтесь делать больше и лучше за минимально короткий период. |
Рассмотрим каждый критерий подробнее.
Права и обязанности сотрудника
Права и обязанности персонала независимо от выбранного режима трудовой деятельности регламентируются ст. 21 Трудового кодекса РФ. Согласно законодательству, работникам с гибким графиком предоставляется право на:
- заключение, прекращение либо внесение изменений в трудовой договор;
- выполнение должностных обязанностей на месте, указанном в договоре;
- соответствие рабочего места санитарно-гигиеническим нормам;
- оплату труда, величина которой отвечает уровню профессионализма и объему работы. Кроме того, работодатель обязан выдавать заработную плату полностью и в установленный срок;
- выходные дни и очередной отпуск;
- повышение квалификации, профессиональную переподготовку и получение дополнительного образования, если это требуется для выполнения должностных обязанностей;
- вхождение в профсоюз, чтобы иметь возможность защищать свои права;
- заключение коллективных договоров;
- защиту своих прав с помощью любых законных средств;
- решение трудовых споров легитимными способами;
- получение компенсации в случае ущерба, понесенного в ходе выполнения трудовых обязанностей;
- обязательное социальное страхование, если оно предусмотрено законодательством на федеральном уровне.
Права сотрудника неразрывно связаны с его обязанностями, которые мы перечислим ниже. Работник должен:
- осуществлять должностные обязанности, закрепленные в трудовом договоре;
- не нарушать дисциплину труда;
- в полном объеме отрабатывать определённые часы и объем работы;
- следовать правилам безопасности и охраны труда;
- препятствовать порче имущества компании в рамках своих полномочий;
- ставить руководителя в известность о возникновении или возможности непредвиденных ситуаций.
Техника и коммуникации
В целом внедрение гибкого графика и удаленного режима проходит довольно гладко и комфортно для всех сторон. Поскольку наши офисы и производственные площадки разбросаны по всей стране, большая часть работы уже давно ведется онлайн, и для сотрудников стало нормой созваниваться по скайпу вместо личной встречи. О работе из дома или изменениях в графике участники проекта просто оповещают коллег с помощью Outlook или прописывают эту информацию в статусе пользователя в скайпе.
В рамках проекта не применялось специальных решений для контроля рабочего времени: ставка была в первую очередь на сознательность персонала. Во всех коммуникациях активно транслировался тезис о том, что главное — это достижение бизнес-результатов, которые не должны пострадать от введения гибкого графика или дистанционного режима.
При этом у работодателя была возможность прекратить участие сотрудников в проекте в любой момент. В допсоглашениях указывалось, что в случае невыполнения целевых показателей или других негативных ситуаций сотрудник исключается из проекта и продолжает работу в том графике, который отражен в наших основных трудовых документах. Пока у нас не было поводов широко применять эту опцию, но само ее наличие послужило хорошим дисциплинирующим фактором.
Давайте выделим типы задач при планировании рабочего дня, которые принято использовать в тайм-менеджменте. Диверсификация целей была оформлена в виде матрицы президентом США, предложившим делить все дела и задачи на четыре группы:
- Срочные важные. Согласно теории, эти задачи могут на многое повлиять, поэтому «закрывать» их необходимо в первую очередь, причём независимо от размера. Так, например, покупка билетов на самолёт может отнять у вас всего 10 минут, но откладывать подобную задачу, если у вас деловая встреча в другому городе, точно не стоит
- Срочные не важные. Дела, дедлайн которых ещё не поджимает. Рекомендуется и претворять в жизнь постепенно и постоянно отводя им время в своем расписании;
- Несрочные важные — старайтесь делегировать сотрудникам;
- Несрочные неважные. Дела, не приносят никакой пользы. Сюда относится рутинная работа, просмотр телевизора, социальных сетей и прочего. Их Эйзенхауэр рекомендует вычеркнуть из списка вовсе.
Учет рабочего времени при ГРВ довольно затруднителен. Например, переменное время установлено в части прихода на рабочее место с 8.00 до 10.00, а уход ограничен рамками с 17.30 до 19.30. В один день сотрудник может начать трудовой день в 8.30, а уйти в 18.00, на следующий день посещение офиса сдвинется на час.
Единственным выходом в такой ситуации является ежедневное фиксирование времени сотрудником, за которым закреплена эта обязанность. Для выполнения этой функции предусмотрены формы учета рабочего времени, принятые Постановлением № 1 Государственного комитета статистики от 5 января 2004 г.
В ситуации, когда учетным периодом является неделя, то недоработав в один день, в течение текущей недели сотрудник обязан доработать, чтобы суммарное количество времени составляло 40 часов. Если учетный период месяц – алгоритм действий аналогичный.
Стоит отметить, что режим гибкого графика не отражается отдельной записью в трудовой книжке.