Как избежать кассового разрыва. Руководство для предпринимателя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как избежать кассового разрыва. Руководство для предпринимателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Самая частая причина того, что у компании заканчиваются деньги – это убыточная бизнес-модель. Проще говоря, продаж недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Даже если в Excel все идеально, на деле часто может пойти иначе.

Риск увеличения производственного цикла

Наиболее важная причина, по которой нужно избегать задержек платежей даже на небольшой срок, – потенциальное увеличение сроков производственного цикла.

Сотрудники имеют право не работать, если им задерживают зарплату более, чем на 15 дней. Поставщики могут задержать поставку, если вы оплатили её не вовремя. Что произойдёт дальше в этой цепочке? Производственные процессы потеряют стабильность: раньше компания вырабатывала по 100 единиц в день, сейчас то 70 (не хватило рук или сырья), то 120 (пришлось нагонять и доплачивать сотрудникам за переработку). Но в итоге всё равно на 10 единиц меньше нормы. Такие колебания уже ведут к нарушению сроков поставок – покупатели недовольны.

Величина последствий зависит от конкретных обстоятельств и масштабов временной нехватки денег, но есть причины, по которым даже небольшое увеличение производственного цикла считается серьёзным.

• Увеличение расходов. Долгий производственный цикл может потребовать дополнительных затрат на обслуживание оборудования, складирование сырья и готовой продукции, оплату сотрудникам (если они получают фиксированный оклад).
• Потеря клиентов. Если бизнес не может удовлетворить потребности клиентов из-за дефицита средств и увеличения производственного цикла, то они будут разрывать контракты и уходить к более стабильным конкурентам.
• Ещё бОльшие финансовые трудности. Увеличивая производственный цикл, компания увеличивает и финансовый. Оборот снижается, денег становится меньше. Это ведёт к необходимости искать кредиты, займы или инвестиций, что может увеличить финансовую нагрузку на компанию и сделать её ещё менее стабильной.

Что делать, чтобы исправить кассовый разрыв

Есть эффективных способы, которые помогут закрыть кассовый разрыв:

1. Документальное оформление отсрочки. Необходимо в письменном виде предупредить своих партнеров о трудностях и попросить отсрочить платежи на установленный срок.
2. Сокращение расходов, которые прямо не влияют на производственные процессы: расходы на обучение сотрудников, корпоративы, расходы на рекламу.
3. Автоматизация электронного документооборота.
4. Запуск платежного календаря, в котором указаны сроки оплаты всех платежей.
5. Факторинг. Представляет собой вид кредитования, когда уплатой обязательных платежей временно занимается банк или специальная компания.
6. Овердрафт – вид кредитования с повышенной процентной ставкой.
7. Обычное банковское кредитование. Единственный минус – на сбор документов, получение одобрения от банка может потребоваться время, которое также стоит денег.

Из-за чего возникают кассовые разрывы?

Но даже в устойчивом бизнесе с регулярным притоком денег и с прибыльной бизнес-моделью может произойти временная нехватка денег из-за ошибок в приоритетности платежей. Не дождались поступления от клиента и провели не обязательные траты, а на выплаты обязательств не хватает.

Другая причина – пост-оплата клиентами и отсутствие контроля дебиторской задолженности. Многие, стремясь привлечь и удержать покупателей, предлагают отсрочку оплаты, поставку по пост-оплате. Это иногда может выйти боком компании. Выручка будет приходить с задержкой, а по счетам контрагентов все равно придется платить точно в срок. В итоге на бумаге компания прибыльная, а по факту все время попадает в кассовый разрыв.

Денег на текущие траты может не хватать, если ошибиться с объемом закупок товара. Когда компания закупает партию товара, она «замораживает» деньги в товарной форме. Если партия большая, и много товара лежит на скалах и полках магазина, «живых денег» компании может не хватить. Таким образом при неграмотно организованных закупках кассовые разрывы будут появляться с завидной регулярностью. Особенно, если товары сезонные.

Как посчитать кассовый разрыв

Кассовые разрывы возникают, когда приходит время расплачиваться с кредиторами, но касса и банковский счет пусты. Средства появятся, но позже: например, когда придет оплата от клиентов. Однако платить контрагентам или начислять зарплату нужно уже сейчас.

Формула расчета кассового разрыва:

ДС + П – Р = ОДС

• ДС — количество денег в начале месяца.
• П — сколько средств поступило в течение месяца.
• Р — расходы.
• ОДС — остаток.

Для прогноза кассового разрыва добавьте формулу в таблицу Excel и обновляйте данные хотя бы раз в месяц. Заранее определите значение ОДС, которое будет критическим для бизнеса, и разработайте план действий при кризисе.

Чтобы избавиться от неэффективных рекламных площадок и каналов, повысить качество работы отдела продаж и рационально использовать рекламный бюджет, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис собирает данные со всех площадок, каналов, CRM и аккумулирует их в одном окне. Благодаря отчету вы сможете проанализировать каждый этап воронки продаж и расходы на маркетинг.

Причины кассового разрыва

Ошибка в планировании бюджета. Это основная причина возникновения кассовых разрывов. Например, собственник мог неверно составить график регулярных платежей, не составить его вообще или закупить больше товара, чем планировал.

Например, владелец бизнеса заключил договор с подрядчиком и получил предоплату. Деньги предприниматель потратил на премию сотрудникам, забыв, что скоро нужно платить поставщикам. В итоге денег на ежемесячные расходы не хватило.

Потеря крупного клиента. Допустим, у консалтинговой компании есть заказчик, который приносит 200 000 рублей выручки в месяц. Оставшиеся четыре клиента приносят меньше — по 50 000 рублей. Ежемесячные траты бизнеса — 300 000 рублей. Кассовый разрыв наступит, если крупный клиент разорвёт контракт, а нового компания найти не успеет.

Дебиторская задолженность. Дебиторка — это не выплаченные клиентами деньги за уже выполненные услуги или отгруженные товары. Она появляется, когда покупатели просят отсрочку по платежам или не платят вовремя. В итоге по документам деньги у бизнеса есть, но еще не поступили на счёт.

Сезонность бизнеса. Например, владелец ресторана на горнолыжном курорте бо́льшую часть прибыли получает зимой. Летом собственник теряет 80–90% выручки, а платить за аренду помещения и коммунальные услуги нужно по-прежнему.

Появление непредвиденных расходов. Например, если на предприятии по производству хлеба сломается печь — остановится вся деятельность. Такие ситуации сложно предсказать — придется брать деньги на ремонт из кассы.

Что делать, если кассовый разрыв уже случился?

Если кассовый разрыв наступил и денег нет, то разбираться почему так случилось уже нет времени. Необходимо срочно закрыть кассовый разрыв. Понять причины возникновения можно после выхода из него, и то при условии, что в компании ведется управленческий учет и данных будет достаточно. Ниже мы опишем необходимые меры по предотвращению и планированию источников покрытия кассовых разрывов.

Путь выхода из сложившейся ситуации можно представить в виде последовательности шагов.

1. Исключение низкоприоритеных платежей

В первую очередь необходимо распределить, какие платежи являются обязательными, а какие можно заплатить позже без существенных штрафов. Счета с наибольшим приоритетом оплачиваются в первую очередь – налоги, кредиты, аренда и другие платежи с определенной датой, нарушение которой может повлечь такие санкции, как пени, штрафы или другие взыскания. Так же к первой группе можно отнести оплату сырья, без которого компания не может продолжать выполнять текущие обязательства.

Оплата персонала, выплаты поставщикам и некоторые обязательные офисные платежи не имеют определенных сроков выплат – такие платежи возможно сдвинуть на несколько дней.

В третью группу попадают все необязательные платежи, от которых можно отказаться – затраты на обучение, представительские расходы и другие. Платежи из этой группы можно не осуществлять вообще.

2. Получить оплату раньше

Проведите работу с дебиторской задолженностью – обзвоните всех клиентов, должников. Если клиент просрочил платеж, можно разослать письма с претензиями, приостановить работы или задержать отгрузку, обратиться в суд.

Если выплата только предстоит, то можно договорится об оплате сейчас под гарантийные обязательства доделать все в срок или раздробить платеж в соответствии с уже проделанной и принятой работой.

3. Увеличить сроки оплаты поставщикам

Если компании необходимо оплатить в ближайшее время крупную сумму поставщикам – договоритесь об отсрочке или постарайтесь разбить платеж на более мелкие суммы. При этом желательно, несмотря на нехватку денег, платить своим поставщикам постоянно, хоть и меньшими суммами. Таким образом, Вы покажете свою заинтересованность в продолжении партнерских отношений и покажите, что прикладываете все силы для погашения задолженности. В противном случае, кредиторы могут обратиться в суд и тогда по решению суда со счетов компании могут списать полную сумму задолженности.

4. Стимулирование продаж

В ситуации, когда деньги в бизнесе не на расчетном счету, а в запасах на складах, может помочь проведение маркетинговых акций, предоставление скидок на сезонные товары, распродажи. Затоваривание одна из основных причин выпадения денежных средств из оборота торговых компаний. Чтобы деньги возвращались быстро обратно необходимо контролировать закупки и вовремя избавляться от лишнего товара.

5. Использование собственных средств

Финансирование деятельности компании за счет собственных средств компании, например, собственники направляют дивиденды на финансирование бизнеса.

Кроме чистой прибыли компания может продать или сдать в аренду неиспользуемое оборудование, автомобили и другое имуществу. Рассмотреть возможность сдачи в аренду помещений, которые принадлежат компании или собственнику.

Для выхода из кассового разрыва собственники могут внести собственные средства на расчетный счет компании, это поможет оперативно закрыть кассовый разрыв в случае его возникновения.

6. Использование заемных средств

Кредит на погашение задолженности — хоть и очевидное решение, но крайне нежелательное. Получить кредит на хороших условиях в кратчайшие сроки крайне проблематично, когда кассовый разрыв уже наступил. Поэтому кредит с такими может и не помочь, а только усугубить ситуацию, когда подойдет срок платить по кредиту и процентам.

Помимо кредита можно воспользоваться и другими финансовыми инструментами: овердрафтом и факторингом. Факторинг позволяет получать деньги сразу после подписания акта за вычетом комиссии фактора. А овердрафт к расчетному счету позволяет уходить в минус при нехватке средств на согласованный лимит. При этом в счет погашения овердрафта будут списываться все последующие поступления на расчетный счет.

Причины возникновения кассового разрыва

Отсрочка платежа. Распространенная причина кассового разрыва — работа без предоплаты. Причем отсрочка в некоторых случаях может достигать нескольких месяцев — и все это время нужно выполнять обязательства на собственные средства.

«Заморозка» денег в товаре или расходниках. Эта причина распространена в бизнесе, который закупает товар, а не берет на реализацию. Например, менеджер приобрел большую партию, которая будет продаваться несколько месяцев — даже если цена закупки казалась выгодной, деньги в итоге «заморожены» на складе. Чем больше товара, тем выше вероятность кассового разрыва.

Сезонность. Эта причина похожа на предыдущую — бизнес закупает товары или расходники, но не учитывает сезонность спроса. Например, магазин приобрел большую партию мороженого в конце августа, а затем наступила осень и товар оказался никому не нужен до следующего сезона.

Как предупредить кассовый разрыв

1. Вести бюджет. Иметь план доходов и расходов. Придерживаться его.

2. Вести платежный календарь. Это таблица, куда нужно вносить все обязательства, как только они возникают.

3. Формировать резервы на случай форс-мажоров. Создать отдельный счет и ежемесячно переводить туда 10–20% от общего дохода. Это защитит от кассового разрыва, если возникнет непредвиденная ситуация.

4. Не покрывать недостачу заемными средствами. Крутиться на собственных, насколько это возможно: уменьшать постоянные расходы, договариваться с сотрудниками об отсрочке выплат, избавляться от убыточных направлений бизнеса.

5. Контролировать дебиторскую задолженность. Мотивировать клиентов дополнительной скидкой при быстрой оплате. Вычислять среднюю скорость возврата денег и ставить KPI торговым представителям. Не связываться с крупными сетями, у которых длинные коридоры оплат.

6. Учитывать сезонность, если в бизнесе она есть. Заранее просчитывать потери в низкий сезон, готовить резерв.

7. Учитывать риски. Рассматривать новые идеи под углом заработка. Особенно если нет резервов.

Чего не нужно делать при кассовых разрывах

Кассовые разрывы способны подтолкнуть владельца бизнеса с необдуманным действиям, которые могут усугубить положение. Тревога предпринимателей понятна: денег для покрытия текущих расходов нет, а срок оплаты налогов или очередной партии товара подходит.

Собрали несколько примеров поступков, которые нельзя совершать, когда наступают кассовые разрывы:

1. Повышать цены на ходовые товары. Вместо ожидаемого роста прибыли можно добиться ее снижения: люди, которые регулярно покупают привычные товары, могли это делать во многом из-за их стоимости. Когда цена вырастет, часть таких клиентов неминуемо уйдет к конкурентам, у которых дешевле.

2. Продавать собственность компании: транспортные средства, технику. В ситуации, когда деньги нужны срочно, имущество нередко продают ниже рыночной стоимости. Кроме того, возрастает риск, что без проданного оборудования компания не сможет выполнить заказы.

3. Делать скидку на товары, которые давно лежат на складе. Цена может привлечь как постоянных, так и новых покупателей. Бизнес быстро получит деньги и закроет кассовый разрыв, но это будет временным решением. Выручка от продаж окажется меньше ожидаемой, новые клиенты могут больше не прийти, а товары, которые обычно хорошо берут, останутся лежать на полках.

4. Снижать цены на все товары. Любая акция, в том числе и масштабная распродажа, должна быть просчитана и согласована с финансовым отделом и отделом продаж. Ценообразование не может носить хаотичный характер, поэтому вмешательство в отлаженную бизнес-модель с большой вероятностью навредит ей, и кассовые разрывы будут наступать снова и снова.

5. Урезать бюджет на продвижение. Когда речь заходит об оптимизации расходов, компании в первую очередь снижают траты на маркетинг и рекламу. Такой подход кажется логичным: производство не страдает, товары в прежнем объеме остаются на полках. Как временная мера, это может сработать. Однако есть риск, что без рекламы вовсе произведенную продукцию перестанут покупать в прежнем количестве, ведь начнет снижаться приток новых клиентов, и доход бизнеса уменьшится.

Пример кассового разрыва в малом бизнесе

Рассмотрим одну из самых распространенных причин краха некрупного бизнеса у новичков, впервые сталкивающихся с кассовым разрывом. Представим себе, что ИП открыл магазинчик, взяв помещение в аренду, закупил товар, проплатил рекламу, оформил на работу продавцов (затрата – зарплата и соцвзносы) и т.п. Пусть первый год выдался удачным: магазинчик заработал клиентуру, продержался в сезонный спад спроса и очень удачно закрыл финансовый год. Обрадованный владелец хочет поощрить себя и потратить часть заработанных денег на свои желания. При этом средства, естественно, оказываются изъятыми из бизнеса.

На следующий год магазин оказывается без «финансовой подушки» для покрытия кассовых разрывов, возникающих в «несезон» и вследствие других факторов. Как обычно действует неопытный ИП:

• не делает новые закупки товаров;
• обедняет ассортимент;
• уменьшает расходы на рекламу;
• увольняет часть штата и т.п.

Иногда, пытаясь спасти положение, предприниматель берет кредит, не имея четкого плана по его возврату, тем самым еще больше залезая в финансовую кабалу. По факту, он стремится сократить расходы, а на самом деле, теряет клиентуру и в результате в момент, когда спрос мог бы повыситься, у него нет средств на его удовлетворение, налицо кассовый разрыв.

Правильный вариант реагирования – думать о возможном варианте кассового разрыва заранее, ибо для любого бизнеса он более чем вероятен. Что можно предпринять:

• завести специальный резерв для подобных случаев;
• добиться у контрагентов отсрочки платежей по поставкам;
• взять кредит на оптимальных условиях, спланировав его возврат;
• вынимая деньги из бизнеса, хорошо просчитать рентабельность.

Неправильные решения:

• поднять цены – люди быстро поймут, что они завышены;
• надеяться на лояльность постоянных покупателей – ее недостаточно для сохранения прежнего объема денежных поступлений;
• распродавать товар по себестоимости или ниже – это такая же потеря денег;
• снизить рекламу – это утрата клиентуры.

ИТОГ. Любое решение, принятое после кассового разрыва, априори будет убыточным, так как ситуацию придется спасать с большими или меньшими вложениями. Правильные решения должны быть стратегическими, то есть приниматься до момента наступления кризисной ситуации. Кассовый разрыв должен быть ликвидирован «в уме» еще до того, как он наступит в реальности.

Что такое кассовый разрыв

Кассовым разрывом называют ситуацию, при которой интернет-магазин имеет стабильную прибыль, но при этом не может погасить свои долговые обязательства из-за того, что на счету не хватает денег на оплату текущих расходов. Например, интернет-магазин закупил крупную партию одежды из Китая. Товар пришел через 2 месяца и уже поступил в продажу. Владелец бизнеса, увидев, что товар хорошо распродается, оформил заказ на вторую партию и решил расплатиться за неё вырученными средствами. Но вторая партия пришла на месяц раньше и вырученных денег на её оплату не хватает, в итоге предприниматель столкнулся с кассовым разрывом.

Кассовый разрыв и дефицит средств – два разных понятия. Дефицит денег свидетельствует об убыточности бизнеса, а кассовый разрыв указывает на временную нехватку денег, которая исчезнет после поступления подтвержденного платежа на счёт компании.

Если интернет-магазин приносит стабильную прибыль, значит, деньги на совершение запланированных выплат у компании имеются, нужно лишь найти эти активы. Оценить текущее положение дел и выявить кассовый разрыв у бизнеса можно с помощью простой формулы:

ДС + П − Р = ОДС, где:

• ДС – деньги, которые были у компании на начало квартала или месяца;
• П – поступления за этот период;
• Р – расход средств за этот период;
• ОДС – остаток средств после оплаты расходов.

Как быстро и эффективно устранить кассовый разрыв

Решение проблемы осуществляется в три этапа: выяснение причины, ее устранение, ликвидация последствий. Самая распространенная ошибка ИП и ООО — начинать сразу с последствий, без выявления причины.

Начнем с первого шага и разберемся, что входит в финансы компании. Все деньги бизнеса условно разделены на три сектора: основные фонды (ОФ), оборотные средства (ОС), прибыль. Первый сектор — это хозяйственный объект, оборудование, мебель, в общем, все, что нужно для организации бизнеса. Сюда нужно ежемесячно отчислять средства на амортизационные расходы. Оборотные финансы — конкретная сумма, которая нужна для текущей деятельности компании. Прибыль — чистый доход предприятия, который образуется в результате правильных операционных процессов.

Кассовый разрыв возникает в секторе с оборотными средствами. Чтобы эффективно устранить его, вы должны знать, как выявить причину по бух отчетности.

Проанализируйте направление денежных потоков. Возможно, вы забираете из бюджета больше денег, чем фактически зарабатываете, либо развиваете ОФ за счет оборотных средств, а не прибыли. Еще одной причиной может быть изначальное недостаточное обеспечение компании нужным объемом ОС. Как определить, какой именно объем нужен сейчас вашему бизнесу?

Для наглядного примера составим в Excel 2 таблицы для подсчета прямых и косвенных затрат.

Прямые затраты.

Как посчитать кассовый разрыв

Подобные финансовые провалы временны и устраняются по мере поступления на счета организации денежных средств, основанием для перевода которых являются ранее выполненные работы или оказанные услуги, а также реализация товарной продукции. Расчет вероятности наступления основывается на простой модели, и реализуется в рамках любой отрасли или сферы. Одна из ключевых задач в грамотном управлении бизнесом — предупреждение локальных дефолтов, и оперативное решение вопросов, связанных с поиском ресурсов для критически важных выплат.

Важно отметить, что определение кассового разрыва не является тождественным ситуациям, при которых отсутствие денег на расчетных счетах становится следствием убыточной деятельности. Если причина невозможности погашения долгов на конкретный момент времени кроется в этом — речь идет уже о потенциальном банкротстве, либо о радикальном пересмотре ключевых бизнес-процессов, выявлении недостатков и их оперативном устранении.

Что делать в преддверии кассового разрыва

Если в перспективе отчетливо вырисовываются перебои с деньгами — стоит позаботиться о некоторых мерах, способных минимизировать негативные последствия:

• Проанализируйте расходные статьи и сократите на время все, что не имеет прямого отношения к основной деятельности.
• Заручитесь банковской поддержкой, позволяющей в любой нужный момент воспользоваться предлагаемыми услугами финансового сопровождения.
• Проведите переговоры с клиентами на предмет оплаты уже выполненных работ или поставленных товарных отгрузок.
• Уведомите персонал, арендодателей, а также поставщиков и других контрагентов о том, что в ближайшее время возможны проблемы с выплатами. В качестве альтернативного решения предложите обновленный график платежей, а также составьте гарантийные письма, подтверждающие обязательства его исполнения.

Указанные действия как минимум позволят избежать паники со стороны партнеров по бизнесу и сотрудников компании, и способствуют созданию условий для адекватного выхода из кризисной ситуации.

Похожие записи:

• Скачать бесплатно бланк заявления на возмещение расходов ФСС 2023
• Ответственность за передачу персональных данных третьим лицам
• Отчеты в пенсионный фонд в 2024 году сроки сдачи