Аренда авто у сотрудника предприятия, налогообложение: особенности и требования
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аренда авто у сотрудника предприятия, налогообложение: особенности и требования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.
Аренда авто с экипажем у ИП
Арендодателем может выступать физическое лицо, зарегистрированное как ИП. Вопрос налогообложения при аренде автомобиля с экипажем у ИП полностью снимается с организации-арендатора. Налог с дохода от аренды платит ИП в соответствии с применяемой им системой налогообложения. Что касается страховых взносов в части оплаты услуг по управлению транспортным средством, то и здесь ИП уплачивает их самостоятельно в фиксированном размере в рамках своей предпринимательской деятельности, если он сам является водителем. В случае наличия наемного персонала на этой должности ИП уплачивает страховые взносы в общем порядке как работодатель.
Расходы по аренде авто у ИП организация-арендатор признает в том же порядке, что и по аренде авто у физического лица.
Аренда авто у ИП без экипажа
При аренде авто у ИП без экипажа налогообложение следующее: налог с дохода и страховые взносы уплачивает сам ИП в рамках своей предпринимательской деятельности.
То же самое относится и к вопросу признания затрат на аренду у арендатора: ситуация аналогична предыдущим рассмотренным случаям. Можно признать экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, а при УСН — входящие в список разрешенных затрат.
Стоит отдельно проговорить момент онлайн-касс. Согласно закону 54-ФЗ чек необходимо пробивать при расчетах между юридическими лицами и ИП в случае расчетов наличными деньгами или банковской картой. Таким образом, при оплате аренды авто предпринимателю наличными или переводом с карты на карту необходимо пробить кассовый чек. Если есть желание избежать использования кассовой техники, необходимо оплачивать аренду безналом — переводом денежных средств с расчетного счета организации-арендатора на расчетный счет предпринимателя-арендодателя.
ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:
– проведение текущего ремонта;
– расходы на приобретение топлива и ГСМ;
– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.
Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?
Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.
Бухгалтерский и налоговый учет аренды автомобиля
Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?
Автомобиль можно не только арендовать, но и купить. В этом случае транспортное средств станет собственностью компании — организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления.
Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом.
Что такое аренда автотранспорта
Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях.
Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:
- Арендовать авто на время у лица с любым статусом (физическим, юридическим), а также у предпринимателя, с экипажем – фрахтование или без него;
- Заключить соглашение на безвозмездной основе;
- Компенсировать своему служащему эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях.
Основание для компенсации личного авто
Основные условия выплат за применение в работе личных авто урегулированы законодательно, поэтому нужно учесть такие основания для выплаты:
- приказ руководителя, отражающего сумму компенсации на основании приложенных документов
- произведение работнику выплаты при использовании для работы, связанной с разъездами по должностной инструкции
- размер компенсации с учетом законодательства
- выплата производится 1 раз в месяц
- когда работник на пользуется личным авто, компенсация не выдается
Использование имущества работников в виде автомобиля для целей работы сотрудником, как то: износ, ремонт, стоянка, бензин, должно быть оформлено документально. Можно использовать такие варианты:
- выплата компенсации по ТК РФ
- заключение договор аренды
- оформление безвозмездного пользования
Во всех случаях есть выгода и недостатки как для сотрудника, так и для работодателя.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Что указать в расчете
В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д. А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто. Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.
Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.
Договор аренды личного автомобиля
При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).
При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Оформляется по акту приема-передачи и учет на счете 001 (арендованное авто), налоги за основное средство не платятся | Аренду нужно платить даже если работник не работает (отпуск, больничный), привязка к договору, приостановление действия такого договора не регулируется ГК РФ |
| Работник | Фиксированная стабильная выплата, если не предусмотрено договором другое | Получение арендной платы даже если не работает, если не предусмотрено договором другое, но размер арендной платы снижается на сумму НДФЛ |
Порядок компенсации использования по ТК
Размер компенсации может быть в любом размере, т.к. ТК РФ не отражает ограничений, но это должно быть конкретизировано в доп. соглашении к договору с работником.
При оформлении компенсации авто работника по ТК РФ выделяются следующие выгоды и недостатки:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Не требуется обслуживание имущества | Не свое имущество, увеличение объема документации |
| Работник | Получает полную компенсацию и авто остается в собственности | Если не работал, то не начисляется компенсация |
Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?
«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).
Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.
Путевые листы арендуемых машин учитываются в специальном регистрационном журнале, который обязуются вести как ИП, так и юридические лица.
Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:
- Номер документа, наименование и дата его выдачи.
- Срок рейса (не более одного месяца).
- Информация о собственнике.
- Информация о транспортном средстве.
- Поле для данных одометра (перед рейсом и после).
- Дата начала и окончания рейса.
- Подпись и Ф.И.О. работника, который использовал авто.
- Дата и время медицинского осмотра водителя.
- Информация о прохождении техосмотра.
Порядок списания / возмещения расходов за арендованное авто
Договор аренды транспортного средства возлагает на арендатора обязательство покрывать все расходы, связанные с использованием транспортного средства. В них, прежде всего, входят ГСМ:
- различное топливо (газ, дизель, бензин);
- смазочные материалы;
- специализированные жидкости (охлаждающие, тормозные).
Для грамотного учета водитель должен предоставить в бухгалтерию отчет о понесенных расходах. К документу необходимо приложить чеки на приобретенное топливо и прочие материалы.
Отражение расходования топлива в бухгалтерском учете происходит следующим образом:
- Стоимость ГСМ (без налога на дополнительную стоимость). Дт 10 — Кт 60.
- НДС по бензину. Дт 19 — Кт 60.
- Списание расходов на ГСМ. Дт 20, 26, 44 — Кт 10.
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях
Нужно ли выплачивать компенсацию сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных поездок? Как рассчитать размер компенсации и провести ее по бухгалтерии? В статье рассказываем, кому и в каких размерах выплачивается компенсация и как она отражается в финансовом учете.
В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось.
Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов. Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы.
Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции.
Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время.
Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.
Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику
Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.
Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:
- Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
- Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Бухгалтерский учет операций по расчету компенсаций
В программе 1С компенсация за использование личного транспорта рассчитывается с учетом количества дней эксплуатации средства передвижения. В том случае, когда эксплуатация транспортного средства носит характер постоянного явления в течение длительного времени, она подлежит ежемесячной выплате.
Основанием для издания приказа о выплате денежного возмещения за пользование автомобиля работника является справка-расчет в конце каждого месяца. В сфере бухгалтерского дела движение денежных средств компенсационного типа учитывается по счету № 73.
От того, каков профиль организации и конкретного отделения, к которому относится работник, зависит, к какому счету будут отнесены расходы на компенсационные выплаты. Расходы такого типа для целей бухгалтерского учета включаются в обязательном порядке в статьи расходов организации «Компенсация за использование личного транспорта» (проводка № 73).
Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности
Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.
В этом случае компенсационные выплаты:
- Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
- Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
- Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).
В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.
Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.
Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.
В состав расходов на автомобиль включается:
- Топливо для заправки
- Сумма амортизации
- Затраты на ремонт и техобслуживание
- Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы
Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.
Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.
Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.
Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации
Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.
Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.
Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.
Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.
Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.
Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант