Как заверить документы и их копии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить документы и их копии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.

Могут ли ИП работать с УКЭП физлица

У индивидуального предпринимателя и физического лица одинаковые реквизиты, которые записывают в сведения о владельце электронной подписи. Единственное отличие, у ИП вносятся данные о ЕГРИП.

Также ИП может использовать подпись физического лица при продаже алкогольной продукции на нескольких точках. Для работы с ЕГАИС необходима УКЭП, содержащая в себе индивидуальный налоговый номер (ИНН) налогоплательщика. Для всех торговых точек ИП может иметь только одну подпись из налоговой. А для связи с ЕГАИС — неограниченное количество электронных подписей физлица, так как ИНН во всех подписях будут совпадать.

Нотариальное действие	Нотариальный тариф	Правовая и техническая работа	Необходимые документы
Об удостоверении факта нахождения гражданина в живых и в определенном месте	100 руб.	2 500 руб.	1. Общегражданский паспорт в подлиннике
Об удостоверении тождественности фотографии	1. Общегражданский паспорт в подлиннике 2. Две фотографии (матовые, формата фотографий общегражданского паспорта)
Об удостоверении времени предъявления документов	1. Общегражданский паспорт в подлиннике 2. Документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ

Принятие в депозит, совершение исполнительских надписей и обеспечение доказательств

Нотариальное действие	Нотариальный тариф	Правовая и техническая работа	Необходимые документы
Принятие в депозит денежных сумм и ценных бумаг	Для физических лиц: 1. Паспорт обратившегося лица в подлиннике. Для юридических лиц и ИП: 1. Паспорт обратившегося лица в подлиннике. 2. Свидетельство о гос. регистрации в качестве юр. лица или ИП. 3. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. 4. Свидетельство о постановке на учет юр. лица или ИП в налоговом органе. 5. Учредительные документы (устав, учредительный договор). 6. Приказы о назначении должностных лиц. 7. Печать юр. лица или ИП. Все вышеперечисленные документы необходимо представлять в подлинниках, а также подготовить их копии.
З а принятие в депозит нотариуса, удостоверившего сделку, денежных сумм в целях исполнения обязательств по такой сделке	1 500 руб.	1 000 руб.
З а принятие в депозит д енежных средств по алиментным соглашениям, договорам ренты, коммунальным платежам	0,5% принятой денежной суммы или рыночной стоимости ценных бумаг, но не менее 1 000 руб.	2 000 руб.
Денежных средств для расчётов с кредиторами ликвидируемых НПФ	нет	5 600 руб.
Денежных средств и ценных бумаг в прочих случаях	0,5% принятой денежной суммы или рыночной стоимости ценных бумаг, но не менее 1 000 руб.	8 000 руб. + 1 200 руб.
Совершение исполнительских надписей и обеспечение доказательств
Совершение исполнительной надписи об обращении взыскания на заложенное имущество	0,5%, но не менее 1 500 руб. и не более 300 000 руб.	5 000 руб.
Совершение иной исполнительной надписи о взыскании денежных сумм в размере:		3 000 руб.
– д о 3 000 руб.	300 руб.
– от 3 001 до 10 000 руб.	500 руб.
– от 10 001 до 200 000 руб.	1 000 руб.
– свыше 200 001 руб.	0,5% от суммы, но не менее 1 500 руб.
Обеспечение доказательств	3 000 руб.	3 000 руб. за 1 стр. протокола или постановления, при наличии приложения – дополнительно 100 руб. за 1 страницу приложения

Кто имеет право заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.

Данную процедуру может проводить ограниченное количество людей:

• менеджер (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист по кадрам;
• иные уполномоченные должностные лица в штате организации.

Без дополнительных действий заверить ксерокопии важных документов может только руководитель компании или ИП. Для остальных сотрудников потребуются дополнительные бумаги для наделения их такими полномочиями (расписка в должностной инструкции или доверенность). Руководитель компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит данную процедуру.

Полный пакет документов, необходимых для нотариального заверения формы Р13014 для внесения изменений в сведения об обществе с ограниченной ответственностью, зависит от причины подачи этого заявления. Обычно нотариусы запрашивают следующие документы:

• Паспорт заявителя,
• Заполненную, но не подписанную форму Р13014 (иногда Р13014 готовит сам нотариус, в рамках сопровождения определенной процедуры),
• Оригиналы свидетельств или листов записи OГPН, ИНН,
• Документы, подтверждающие полномочия директора OOO: протокол общего собрания/решение единственного участника, приказ о назначении и т.п.,
• Оригинал устава общества,
• Свежую выписку из ЕГРЮЛ,
• Документальные основания для внесения изменений в устав и/или в ЕГРЮЛ. Например, при смене юридического адреса понадобятся документы на новое помещение: договор аренды, свидетельство о праве собственности и т.п.

Предоставление копий документов в ИФНС по требованию в электронном виде?

Современное законодательство позволяет предоставлять по требованию налоговой документы в электронном варианте. Однако необходимо отметить, что оформить их следует как и подаваемые — заверительная надпись на отправленных на электронную почту документах проставляется без исключения.

При этом копия документа подготавливается, распечатывается, визируется, сканируется с заверительными надписями, и только после этого ее можно сдавать инспектору, который готовит соответствующую проверку.

При требовании налоговой инспекции предоставить копии документов необходимо уделить должное внимание их заверению и подготовить пакет должным образом. При многократной подаче документации в налоговую налогоплательщик может сделать заверительный штамп, который сэкономит время и обезопасит от ненадлежащего заверения в виде отсутствия на заверительной надписи какой-либо необходимой информации.

Инспекция затребовала документы: как правильно представить «бумажные» копии

Во взаимоотношениях с инспекцией бухгалтеру часто приходится представлять налоговикам копии тех или иных документов. Перед сдачей в инспекцию копии необходимо заверить, что прямо предусмотрено Налоговым кодексом. Однако порядок заверения в Кодексе не описан, что зачастую вызывает конфликтные ситуации. При этом законодательно такие правила все же установлены. В этой статье мы собрали ситуации, которые вызывают споры чаще всего. Результатом стала подборка в формате вопросов и ответов, или как принято говорить в интернете, в формате FAQ — Frequently asked questions (часто задаваемые вопросы).

Q. Какая норма обязывает налогоплательщика подавать в инспекцию именно заверенные копии? A. Об этом говорится в п. 2 ст. 93 НК РФ. Согласно этой норме, если налогоплательщик передает в инспекцию истребованные документы на бумажном носителе, то он обязан сдавать именно заверенные проверяемым лицом копии.

Q. Означает ли это, что копии должен заверить нотариус? А. Нет, инспекторы могут требовать нотариального удостоверения копий, только если это прямо предусмотрено законом. Данное правило также зафиксировано в п. 2 ст. 93 НК РФ. Соответственно, предъявляя требование о нотариальном удостоверении копии документа, инспекторы должны обосновать его ссылкой на норму права, вводящую такую обязанность. Во всех остальных случаях требование нотариально заверять документы является незаконным.

Q. Какие надписи нужно сделать на копии документа при ее заверении? А. Согласно ГОСТу, о тметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись». Отметка о заверении включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения. Отметку о заверении можно делать при помощи штампа.

Кроме того, на копии нужно сделать еще одну надпись — о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Эту надпись следует заверить печатью организации. Например «Подлинник документа находится в ООО «Альтаир» в деле № 23/19 за 2021 год.».

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно?

К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

• указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
• если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
• в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
• указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространенным относятся:

1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
4. На подлиннике есть поврежденные фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена о.
5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Как заверять копии документов для налоговой образец

Главная › Налоги

30.08.2019

Камеральная проверка – вид налоговой проверки, проводимой по местонахождению налоговой инспекции на основе налоговых деклараций (расчетов) и документов, представленных организацией, а также других документов о ее деятельности, имеющихся у налоговой инспекции (п. 1 ст. 88 НК РФ).

Камеральная налоговая проверка начинается после того, как организация подаст в инспекцию декларацию (расчет). Ее проводят сотрудники налоговой инспекции, уполномоченные на это своими должностными обязанностями. Специального разрешения от руководителя налоговой инспекции на проведение камеральной проверки им не требуется. Об этом говорится в пункте 2 статьи 88 Налогового кодекса РФ.

Налоговая инспекция проводит камеральную проверку на основе:

• налоговых деклараций (расчетов) и дополнительных документов, представленных организацией вместе с отчетностью;
• других документов о деятельности проверяемой организации, которые имеются у налоговой инспекции.

1) у проверяемой организации:

• представить документы;
• представить письменные пояснения о выявленных ошибках (противоречиях) или устранить их;
• представить устные пояснения;

• 2) у контрагентов проверяемой организации и иных лиц (например, банков) – представить документы (сведения) о проверяемой организации.
• к меню ↑

Юридическое лицо, в случае получения соответствующего запроса налоговой службы, обязано предоставить на проверку бумажные документы в прошитом виде. Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России.

Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

1. Руководителем юридического лица Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
2. Главным бухгалтером Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
4. Иным работником юридического лица. Клиентом — юридическим лицом предоставляется: Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом). Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой: Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не
действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

• проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
• должность лица, заверившего копию,
• личная подпись лица, заверившего копию,
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
• дата заверения,
• печать организации/ИП.
• в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов Дата Печать

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

• копия паспорта — 3-х дней
• копии остальных документов — 1 месяца

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в электронной форме, дающая право сотруднику организации полномочия для подписания документов.

Согласно приказу МинЦифры РФ от 18.08.2021 года №857 машиночитаемая доверенность включает в себя информацию о доверителе и представителе, а также передаваемые доверителем представителю полномочия. Руководитель организации или ИП заверяет МЧД своей электронной подписью. По сути МЧД является заверенным xml-файлом.

Форма машиночитаемой доверенности еще не утверждена. В скором времени Минцифры предоставит рекомендованный формат такой электронной доверенности. Скорее всего формат не будет одинаковым для отчетов и ЭДО.

Инспекция затребовала документы: как правильно представить «бумажные» копии

Во взаимоотношениях с инспекцией бухгалтеру часто приходится представлять налоговикам копии тех или иных документов. Перед сдачей в инспекцию копии необходимо заверить, что прямо предусмотрено Налоговым кодексом. Однако порядок заверения в Кодексе не описан, что зачастую вызывает конфликтные ситуации. При этом законодательно такие правила все же установлены. В этой статье мы собрали ситуации, которые вызывают споры чаще всего. Результатом стала подборка в формате вопросов и ответов, или как принято говорить в интернете, в формате FAQ — Frequently asked questions (часто задаваемые вопросы).

Q. Какая норма обязывает налогоплательщика подавать в инспекцию именно заверенные копии? A. Об этом говорится в п. 2 ст. 93 НК РФ. Согласно этой норме, если налогоплательщик передает в инспекцию истребованные документы на бумажном носителе, то он обязан сдавать именно заверенные проверяемым лицом копии.

Q. Означает ли это, что копии должен заверить нотариус? А. Нет, инспекторы могут требовать нотариального удостоверения копий, только если это прямо предусмотрено законом. Данное правило также зафиксировано в п. 2 ст. 93 НК РФ. Соответственно, предъявляя требование о нотариальном удостоверении копии документа, инспекторы должны обосновать его ссылкой на норму права, вводящую такую обязанность. Во всех остальных случаях требование нотариально заверять документы является незаконным.

Q. Какие надписи нужно сделать на копии документа при ее заверении? А. Согласно ГОСТу, о тметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись». Отметка о заверении включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения. Отметку о заверении можно делать при помощи штампа.

Кроме того, на копии нужно сделать еще одну надпись — о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Эту надпись следует заверить печатью организации. Например «Подлинник документа находится в ООО «Альтаир» в деле № 23/19 за 2020 год.».

Правила о том, как заверять бумажные копии документов для подачи в инспекцию

С 4 января 2020 года заверяйте документы по-новому.

Чем отличаются новые правила от того, как сейчас принято оформлять бумажные копии, расскажем в нашем обзоре. Кроме того, налоговики утвердили формы документов, которые компании будут получать от инспекции.

Как с 4 января оформлять копии на бумаге по-новому

Сейчас есть только рекомендации о том, как формировать сшивы документов. Разъяснения можно найти в Письме Минфина (ФНС направляла его подчиненным, чтобы те использовали его в работе). На практике эти рекомендации применяют, когда заверяют как копии многостраничных документов, так и сшивы различных документов.

Существенных отличий от сложившейся практики в новых правилах (Приложение № 18 к Приказу) немного:

• сшивы многостраничных документов (по-новому сшив называется «том» или «часть») могут быть по объему больше 150 листов. Их надо будет оформлять одним томом или частью. Сейчас в рекомендациях такого уточнения для многостраничных документов нет;

прошивку документов не надо будет заверять печатью, даже если она есть. Достаточно поставить подпись, которая частично захватывает бумажную наклейку. Сейчас печать ставят, если она есть.

Остальные изменения технические.

Обратите внимание: до появления упомянутых рекомендаций Минфин выпускал письмо, из которого следовало, что заверять нужно копию каждого документа, а не подшивку. Поэтому, если вам нужно представить документы в инспекцию до 4 января, уточните, не возражают ли налоговики против заверки подшивки целиком.

С 4 января налоговики будут присылать вам обновленные формы документов

Также приказом утвердили множество форм требований, решений, постановлений и других документов, которые применяют налоговики. Перечислим некоторые из тех, с которыми вы можете столкнуться:

• требование о представлении документов (информации);
• дополнение к акту налоговой проверки;
• решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения;
• уведомление о вызове в налоговый орган налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента);
• требование о представлении пояснений;
• протокол допроса свидетеля;
• акт налоговой проверки;
• извещение о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки;
• уведомление о непредставлении расчета по страховым взносам.

Похожие записи:

• Открытие ООО в 2024 году форма
• Нарезное оружие для гражданских лиц. Что нужно, чтобы получить?
• Инструкция: как оплачивается больничный лист по новым правилам