Дополняющая форма СЗВ-М — заполнить и сдать без штрафа
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дополняющая форма СЗВ-М — заполнить и сдать без штрафа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно постановлению Правления Пенсионного фонда России от 01.02.2016 № 83п, которым утверждена форма СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах», в её пункте (разделе) 3 обязательно нужно указать код, который соответствует её типу.
Когда нужно сдавать дополняющую форму
Подавать дополняющую форму в ПФР требуется в случае, если исходный документ содержит ошибки или данные в нём неполные. Если это обнаруживает бухгалтер работодателя, лучше всего сразу же начать готовить дополняющую форму. Также ошибка может быть обнаружена уже во время проверки – в этом случае из ПФР придёт уведомление о том, что требуется внести исправления.
Рассмотрим это на примере. Бухгалтер компании «Промсвязьсервис» сделал и отправил отчёт за сентябрь 2020 года, содержащий информацию о 35 сотрудниках компании.
Спустя день он понял, что допустил ошибку: забыл указать сведения о двух физических лицах, не состоящих в штате компании, но оказавших ей услуги по гражданско-правовому договору.
Поэтому он отослал дополняющую форму, содержащую сведения об этих лицах. В эту форму не были внесены сведения о тех 35 сотрудниках, поскольку ПФР их уже принял.
В результате компания избежала штрафа. Стоит отметить: если форма содержит сведения о 25 или более сотрудниках, отправляться она должна в электронном виде. Если их меньше, то даётся выбор между электронной и бумажной формой.
Административный штраф на руководителя
Помимо штрафа на компанию КоАП предусмотрена административная ответственность для должностных лиц — от 300 до 500 руб. Здесь суды не спешат помогать руководителю. Даже если фирму удалось отстоять и штраф ей не выписали, директора, скорее всего оштрафуют.
См. также «Штрафы за дополняющую СЗВ-М платить директору».
А вот с предпринимателями ситуация недавно изменилась. Если ИП выступает и страхователем для наемного персонала и должностным лицом, выписать ему 2 штрафа нельзя. Подробности мы рассказывали здесь.
К заполнению и соблюдению сроков сдачи рассматриваемой формы стоит подходить внимательно. Штраф за отчет СЗВ-М в компаниях с большой численностью персонала может вылиться в значительные суммы. Ведь рассчитывают его по количеству застрахованных физических лиц, сведения о которых, по мнению органов ПФР, должны быть включены в форму в отчетном периоде.
Какая отчётность сдаётся и какой порядок существует
Существуют три формы отчётности, которые являются обязательными. Всё это прописано в ст. 11 ФЗ от 01.04.96 № 27-ФЗ.
- СЗВ-М. Это форма, утверждённая постановлением № 103п от 15.04.2021, в которой указывают всех сотрудников и их данные (ФИО, СНИЛС, ИНН).
- СЗВ-СТАЖ. Как понятно из второй части названия, в этой форме содержатся данные о стаже сотрудников компании или наёмных работников ИП. Форму утвердили постановлением № 507п от 06.12.2018.
- СЗВ-ТД. Эту форму, утверждённую постановлением № 730п от 25.12.2019, ввели не так давно. В ней содержится полная информация о кадровых событиях и датах (приём на работу, перевод на другую должность, увольнение). Эти данные становятся основой для ведения электронной трудовой книжки.
Существует и дополнительная отчётность. Три формы, которые подаются по требованию, утверждены одним постановлением — № 507п от 06.12.2018.
- СЗВ-ИСХ. Эта форма должна сдаваться тогда, когда страхователь до 2017 года не подал сведений о своих сотрудниках.
- СЗВ-КОРР. Это форма для исправления ошибок, которые оказались в уже сданных отчётах.
- ОДВ-1. По своей сути это форма-опись. Она не сдаётся отдельно, но при этом сопровождает другие сданные формы (обязательную СЗВ-СТАЖ и две дополнительные).
Бумажная форма сдачи отчётности может быть использована только теми компаниями или ИП, где общее число сотрудников не превышает 25 человек, но при желании они также могут сдавать и электронные формы. Во всех остальных случаях (от 26 работников) отчётность сдаётся исключительно в электронном виде. Это прописано в п. 2 ст. 8 ФЗ № 27-ФЗ.
Порядок представления формы СЗВ-М
Согласно п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Федеральный закон № 27-ФЗ) страхователи (юридические лица и индивидуальные предприниматели) обязаны ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, подавать о каждом работающем у него застрахованном лице следующие сведения:
-
страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
-
фамилия, имя и отчество;
-
ИНН (при наличии у страхователя данных об ИНН застрахованного лица).
Регистрируется ли в журналах СЗВ-М?
Ведение журнала может быть осуществлено в целях регистрации выданных копий работающим. Сам же документ формируется и сохраняется, в основном, в электронном виде. По законам Российской Федерации копии СЗВ-М должны быть выданы работающим под роспись. А для таких целей лучше ввести в организации специальный для этого журнал. Срок должен быть тот же согласно ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ.
Правила действуют и в отношении индивидуальных предпринимателей. СЗВ-М дополняющая на забытого сотрудника: штраф будет или нет, а также будут ли штрафовать бухгалтера? Поэтому, Федеральный закон предусматривает выдачу исправленной копии работающему и иные вопросы, возникающие в процессе формирования, выдачи и хранения такой документации на предприятии.
Журнал представляет собой многостраничную таблицу с полями, где значится Ф.И.О. сотрудника и его роспись в получении копии. Он, как и другие журналы, установленные законодательством, должен быть прошнурован и пронумерован, иметь свой регистрационный уникальный номер для дальнейшей идентификации и поиска.
Обратите внимание! Есть возможность также не получить штраф за отменяющую форму СЗВ-М, если добавлять в штрафной протокол корректную информацию. Она не будет принята уполномоченным органом, если данные в ней будут содержать ошибки (штрафные санкции — 500 рублей на страхователя).
Журнал регистрации копий будет служить основанием того, что работник подтвердил своей подписью получение, а также правильность заполнения своих персональных данных. Имеются также графы:
- Где ставится дата принятия на работу;
- Дата увольнения с работы;
- Поле с количеством выданных выписок.
Внешний вид журнала не отличается у ИП и других предприятий. Каких-либо законодательных различий не носят. Разрешается выдача копий документации под роспись в журнале исходящей корреспонденции. Это говорится в Постановлении правления ПФР № 83п о сведениях по застрахованным лицам. Ведение журнала может быть и отменено, но письменное подтверждение в получении копии работником обязательно в бухгалтерском учете. Поэтому, нужно четко формировать отчетность в организациях.
Важно! Отчетность требует соблюдения определенных правил. Совет один: лучше завести специальный журнал для отражения операций бухгалтерского учета (выдачи копий СЗВ-М).
Виды и коды ошибок в СЗВ-М
После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».
Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:
- коды 10 и 20 – предупреждение. СЗВ-М с такой неточностью считается принятым. То есть отчет примут, несмотря на ошибку. Однако указанная в отчете информация требует разъяснений либо проверки. Получив такое предупреждение, страхователю нужно еще раз проверить правильность представленных сведений и в случае необходимости внести соответствующие исправления;
- коды 30 и 40 – ошибка. Это означает, что отчет с ошибкой примут, но частично. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, штрафов не избежать;
- код 50 – грубая ошибка. Наличие такого кода в протоколе означает, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчете, не приняты и считаются не представленными. В этом случае страхователю необходимо устранить все ошибки и повторно сдать СЗВ-М.
Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.
Готовим возражение на штраф
Действия фонда не всегда могут быть законными: здесь играет роль человеческий фактор. Поэтому иногда штрафы не имеют реальных обоснований. В таких случаях всё решит суд, а чтобы положиться на его компетентность, необходимо подать иск.
Для составления вашего возражения на действия сотрудников страхового фонда рекомендуем придерживаться последовательности действий:
- Для начала ознакомьтесь с тем, что указал фонд в акте проверки. Если вы проигнорируйте этот документ, то и в суд не сможете подать;
- Проанализируйте обоснованность требования об уплате суммы штрафа за ошибки в фонд (если данные недостоверные, то соберите все необходимые доказательства, которые это подтвердят);
- В возражении укажите ваши аргументы в пользу отмены/снижения штрафа, а также не забудьте прикрепить сам отчёт;
- Составленное возражение отправляйте на рассмотрение суда.
В 2020 году Российское Правительство приняло антикризисные меры, в результате чего была введена новая статья в закон федерального значения про страховые пенсии. Данная статья установила иной порядок, по которому выплачивается пенсия пенсионерам, которые продолжают работать.
Согласно обновленным положениям закона, страховая пенсия в период работы особы, вышедшей на заслуженный отдых, не подлежит проведению ежегодной индексации. Сразу после увольнения человека запрет на проведение индексации снимается.
Форма отчета СЗВ-М была введена Пенсионным фондом для того, чтобы проводить ежемесячный мониторинг информации про работающих пенсионеров. Это позволяет своевременно решать вопрос с отменой или возобновлением индексации пенсии. Более того освобождает человека от обязанности самостоятельно обращаться в ПФР для предоставления подобного рода информации о себе — за него это должен делать работодатель.
Несмотря на это, за пенсионером остается право подать в подразделение Пенсионного фонда личное заявление про факт увольнения с работы, чтобы ускорить процесс проведения индексации его пенсии, которая положена после прекращения трудовых отношений.
Штраф за дополняющую форму СЗВ-М: разъяснения Пенсионного фонда
Пенсионный фонд в Письме от 28.03.2018 № 19-19/5602 разъяснил, если предоставить дополнительные сведения по СЗВ-М, будет ли штраф в случае, если они сданы после окончания установленного срока.
Чиновники не сомневаются, что это нарушение, поскольку дополнительная информация о работниках передана с нарушением сроков, и значит, первоначальные данные были неполными. На основании ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», организацию в таком случае следует штрафовать на 500 рублей за сокрытие данных в отношении каждого из подчиненных.
Для дополнительного убеждения в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденную Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, были внесены уточнения, что санкции не применяются, если страхователь исправил ошибки в отношении только тех лиц, сведения о которых уже передавались и были приняты сотрудниками ПФР.
Поправки вступили в силу 01.10.2018. Некоторые эксперты уверены, что они также обязывают страхователей не только сдавать отчеты, но и получать квитанции об их приеме.
Оформляем дополняющую СЗВ-М на забытых сотрудников
Заполнение дополняющей СЗВ-М на забытых сотрудников укладывается в несколько шагов:
Шаг 1. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.
Шаг 2. В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп».
Шаг 3. В разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» укажите индивидуальные сведения (ФИО, ИНН и СНИЛС) только по тому сотруднику (сотрудникам), которого вы забыли включить в исходный отчет. Дублировать индивидуальные сведения о сотрудниках, уже указанных в исходном СЗВ-М, не нужно.
Шаг 4. Отправьте СЗВ-М с типом «доп» в ПФР.
Насколько штраф может быть снижен
Согласно п. 3 ст. 114 НК РФ , если есть хотя бы одно смягчающее обстоятельство, наказание должно быть уменьшено не менее чем в 2 раза по сравнению с первоначальным размером. Одновременно с этим, в п. 16 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57 указано, что в пункте 3 статьи 114 НК РФ установлен лишь минимальный предел снижения санкции. Суд по результатам оценки обстоятельств вправе уменьшить размер взыскания более чем в два раза и даже сделать его ниже минимального размера (см. письма Минфина России от 16.05.2012 № 03-02-08/47, от 30.01.2012 № 03-02-08/7).
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Однако ни ИФНС, ни суд не могут снизить размер санкций до нуля, так как данное действие будет считаться освобождением от ответственности за совершенное правонарушение. При наличии смягчающих фактов может быть снижена только сумма примененных штрафных санкций, сумма налогов и пени по этим основаниям уменьшена быть не может. Образец ходатайства в налоговую о снижении штрафа, скачать который можно в конце статьи, основан на обстоятельствах, приведенных в пп. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ.
Как проводят проверки
Алгоритм проверки сведений по форме СЗВ-М такой же, как и расчета РСВ-1 ПФР. То есть общий срок «камералки» – 3 месяца с момента получения отчетности.
Найдя ошибки или неточности, ревизоры запросят пояснения. В нагрузку они направят требование о представлении уточненных сведений (сдать дополняющие и/или отменяющие формы СЗВ-М). Исполните такое требование в течение пяти рабочих дней со дня, следующего за тем, когда получили требование по ТКС или лично в руки. Если же требование пришло почтой, то оно считается полученным на шестой день с даты отправки на почтовом штампе. Вместе с пояснениями можете дополнительно представить в Фонд документы, которые подтверждают достоверность данных. Например, выписки из регистров бухучета.
Также ревизоры могут в ходе «камералки» вызвать представителя фирмы для дачи пояснений.
По итогам проверки сотрудниками ПФР найдены ошибки? Тогда будет оформлен акт. На это у контролеров 10 рабочих дней после того, как закончилась проверка.
Затем идет вручение акта. На это отводится пять рабочих дней. Если акт направили по почте заказным письмом, то он считается полученным через шесть дней.
Если есть возражения, их можно направить в течение 15 рабочих дней с даты, когда получили акт. Далее Фонд рассматривает возражения и принимает решение – либо оштрафовать, либо отказаться от санкций. Возможен вариант и с частичной отменой штрафа.
Несвоевременная сдача СЗВ-М из-за исправления ошибки
Речь идет о ситуации, когда страхователь представил форму СЗВ-М своевременно, но потом в сданном отчете обнаружилась ошибка (например, неверно указанный отчетный период). Чтобы исправить положение дел, страхователь подал уточнения, но они поступили в фонд после окончания срока, отведенного для сдачи отчетности.
Компаниям и предпринимателям, самостоятельно выявившим и исправившим свои ошибки, штраф не грозит. Об этом прямо сказано в пункте 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21.12.16 № 766н.
На практике наказания удается избежать даже тем, кто внес исправления после того, как на ошибку указал Пенсионный фонд. Так, штраф оспорил предприниматель, который перепутал в отчете графы, отведенные для имени и отчества. Судьи его поддержали из-за незначительного характера оплошности (постановление АС Западно-Сибирского округа в постановлении от 14.12.18 № А27-6320/2018; см. «СЗВ-М: правомерен ли штраф за ошибочное разнесение ФИО работника по графам формы?»). Похожим образом разрешилось дело в отношении компании, допустившей ошибку в отчетстве работника (определения ВС РФ от 28.09.18 № 309-КГ18-14482; см. «Верховный суд разъяснил, можно ли оштрафовать страхователя за опечатку в СЗВ-М»).
Обратите внимание: при сдаче СЗВ-М и других отчетов наиболее комфортно будут чувствовать себя те страхователи, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»). Все актуальные обновления и проверочные программы устанавливаются в веб-сервисах без участия пользователя. Если данные, которые ввел страхователь, не соответствуют требованиям к заполнению формы и контрольным соотношениям, система обязательно предупредит его об этом и подскажет, как можно исправить ошибки. А своевременное исправление ошибок избавит бухгалтера от необходимости подавать «уточненку», судиться или платить штрафы.
Коды ошибок и их значение
После сдачи СЗВ-М в ответ приходит протокол проверки. Он может включать код ошибки «50», «30» либо «20» и быть, соответственно, отрицательным либо положительным. По нему можно понять, какие именно ошибки совершены, как их исправить.
Расшифровка кодов ошибок представлена в таблице 4 из ПП ПФР № 1077п от 07.12.2016. Наиболее частые ошибки это: неверный СНИЛС, ФИО либо регистрационный номер страхователя (нанимателя), некорректный тип формы СЗВ-М, сдача нулевого отчета.
|
Код ошибки |
Какой протокол, что означает для СЗВ-М |
Что нужно делать |
|
50 |
Отрицательный, отчет не принят |
Исправить все ошибки, сдать отчет повторно с типом «исходная» |
|
30 |
Положительный, отчет частично принят |
По тем застрахованным лицам, по которым сведения не приняты, нужно представить «дополняющую» форму |
|
20 |
Положительный, отчет принят |
Исправить либо дополнить сведения, если требуется |
Ошибочные данные по нескольким работникам
В следующем примере речь пойдет об оспаривании не самого факта наложения штрафа, а его суммы.
В организации работает 100 человек. СЗВ-М подавалась в последний день срока, однако принята не была. Причина — в отношении трех сотрудников указаны некорректные данные (СНИЛС либо ИНН). Бухгалтеру ничего не остается, кроме как исправить ошибки и подать форму позже 15-го числа. В Фонде посчитали, что отчет подан с нарушением срока, и наложили штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. То есть сумма штрафа составила 50 тыс. рублей.
Страхователь с этим не согласился. По его мнению, штраф должен рассчитываться исходя из количества лиц, в отношении которых в первоначально поданной форме были указаны некорректные данные. При таком расчете штраф должен составить всего 1,5 тыс. рублей. Кто прав?
Опять же, единого мнения арбитров на этот счет нет. Были решения, когда суди принимали сторону Фонда (постановление АС Дальневосточного округа от 21.11.17 № Ф03-4421/2017). Но есть и противоположные исходы разбирательств, например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.08.17 № А27-22235/2016. В нем указано, что отчет с ошибками в отношении отдельных лиц не может считаться несданным в полном объеме. Соответственно, исчислять штраф исходя из общего количества застрахованных лиц неправомерно.
Таким образом, учитывая практику арбитражных судов, шанс на оспаривание подобного штрафа у страхователей имеется. Воспользоваться им или нет — это зависит от масштаба «бедствия».