Командировочные расходы в бюджетном учреждении: применяем правильно КВР и КОСГУ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочные расходы в бюджетном учреждении: применяем правильно КВР и КОСГУ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Изменения по командировочным с 2020 года

Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.

Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:

• копия приказа о направлении в командировку;
• копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
• проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
• счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
• документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
• квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
• другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
• копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).

Оплата и подтверждение расходов в загранкомандировках

Наряду со стандартным набором расходов в командировках по России, включающим компенсацию проезда туда и обратно, затраты на наём жилья, суточные и прочие согласованные с работодателем расходы, при поездках за границу дополнительному возмещению подлежат такие траты командированного:

• изготовление загранпаспорта;
• расходы на оформление визы (консульские, визовые сборы, услуги визового центра и т. п.);
• аэропортовые и портовые сборы.

Самую большую сложность всегда вызывают компенсация и подтверждение расходов в валюте, понесённых работником непосредственно при пребывании за границей. Например, затраты на гостиницы, телефонные переговоры, перемещения по стране назначения, если работник был командирован в несколько городов, или разными странами, когда в несколько стран, покупки, сделанные для нужд фирмы (например, работник был направлен на международную выставку и там приобрёл для работодателя интересующие того образцы продукции) и т. п.

Подтвердить такие расходы можно двумя способами:

• Аванс выплачивается работнику в рублях, он меняет эту сумму на иностранную валюту и справку об обмене подаёт в бухгалтерию в пакете отчётных документов по командировке. Расходы затем признаются в той валюте, в которой отражены в иностранных подтверждающих документах и пересчитываются в рубли по курсу, указанном в справке об обмене. Например, работник получил аванс 55 тысяч рублей и приобрёл доллары по курсу 1:60. Его подтверждённые валютные расходы составили одну тысячу долларов. По курсу из справки об обмене это будет 60 тысяч рублей. Поскольку 55 тысяч он уже получил перед отъездом, пять тысяч рублей компания остаётся ему должна. Недостаток этого способа состоит в том, что при поездках в страны, где используется валюта, отличная от доллара или евро, приобрести нужные денежные единицы, например, казахские тенге, белорусские рубли, польские злотые, шведские кроны или британские фунты стерлингов, может оказаться проблематичным, особенно вне Москвы.
• Когда справки об обмене валюты у работника нет (а аванс может быть выдан ему и сразу в валюте — закон это позволяет), расходы признаются в той валюте, в которой и были понесены, на основании первичных подтверждающих документов (счета, билеты, чеки и т. п.) и пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчёта.

Суточные при загранпоездках считаются в той валюте, в которой они прописаны в Положении о командировках компании.

Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году

В Налоговом кодексе РФ обозначена предельная сумма суточных при командировках за границу, не подлежащая налогообложению, на уровне 2,5 тысячи рублей в сутки. Но это не значит, что выплачивать их сверх названной суммы нельзя. Можно, но будет сопряжено с налоговыми издержками.

Сам же работодатель волен платить своим работникам хоть 1 млн рублей и даже долларов в сутки. Лишь бы в итоге не разорился.

В законодательстве прописано только одно требование к компании в части суточных, в том числе и для командировок за границу — их размер должен быть обозначен в локальном нормативном акте. Обычно для этого используется Положение о командировках, но можно провести и отдельным приказом об утверждении размера суточных.

При этом компания вправе дифференцировать размер суточных в зависимости от ранга сотрудника. Например, 20 долларов в день для рядового специалиста, 35 — для менеджера среднего звена и 50 для топа. Аналогичная политика уместна и, если суточные считаются в рублях.

Есть неофициальная информация, что при поездках за границу одного из депутатов Госдумы прошлых созывов самому народному избраннику суточные начислялись из расчёта 500 долларов в день, а рядовым участникам его свиты — по 100 долларов.

Представляется логичной и дифференциация этих компенсаций в зависимости от страны назначения. Ведь если обозначить одинаковые суточные для Великобритании и Таджикистана, то в свете разницы в ценах между этими странами от желающих поехать в Душанбе и получить шанс привезти львиную долю выделенной суммы назад без обязательства возвращать в кассу не будет отбоя, а вот в Лондон, где на те же деньги не разбежишься, как бы не пришлось отправлять в качестве наказания.

Различные зарубежные деловые издания, например, британское The Economist, регулярно публикуют рейтинги самых дорогих стран и городов мира. На основании этих данных крупные международные компании определяют суммы компенсаций своим работникам, направляемым в разные города и страны как на длительный срок, так и в краткие командировки.

Надо учитывать также, что суточные по утверждённому в компании нормативу для загранкомандировок выплачиваются ровно за те дни, которые сотрудник фактически проводит за пределами России. Так, если он отправился в зарубежный деловой вояж, например, на поезде или личном автомобиле и пересёк границу не в день отправления, за время, пока он ехал по стране, ему полагаются суточные, но по норме для командировок по России.

Суточные по ставке для загранкомандировок начисляются командированному с момента пересечения им границы согласно штампу в загранпаспорте. Даже если при этом он ехал по России весь день, а в иностранное государство въехал в 23:59, всё равно применяется это правило. А вот на обратном пути начиная с даты въезда в Россию суточные начисляются уже внутрироссийские.

Например, 10 января работник выехал из Москвы в командировку в Финляндию на поезде. Границу он пересёк утром следующего дня, пять дней провёл в Хельсинки, а вечером 16 января на поезде же выехал обратно и въехал в РФ утром 17 января. Получается, что всего он провёл в командировке восемь дней — с 10 по 17 января включительно (в загранкомандировке, как и при поездке по России, днями отъезда и приезда считаются календарные сутки отправления и прибытия сотрудника из/в начальный пункт). Из них за два дня — 10 и 17 января — оплачиваются суточными по нормативу для внутрироссийских поездок, а остальные дни — по утверждённой в компании ставке для Финляндии.

Предположим, что суточные в поездках по РФ в компании равны 500 рублей в сутки, а для Финляндии — 2000 рублей.

Значит, расчёт надо вести по такой схеме:

• 2х500=1000 — суточные за дни отъезда и приезда.
• 6х2000=12000 — суточные за время, проведённое в Финляндии.
• 12000=1000=13000 — общая сумма суточных.

Итого, сотруднику полагаются 13 тысяч рублей суточных.

Рассмотрим другой вариант. Московская фирма командировала сотрудника в Братиславу и Вену. Он вылетел из Москвы самолётом в Братиславу, провёл там три дня, вечером третьего дня выехал на поезде в Вену, куда прибыл в тот же день, переночевал в отеле и провёл в австрийской столице три дня, в обед третьего дня вылетев в Москву. Суточные для Словакии в компании равны 40 долларам в день, для Австрии — 50, в поездках по России — 500 рублей в сутки.

Сколько дней может длиться командировка?

Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.

Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.

В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.

Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.

Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.

Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.

Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

• приказ о направлении в командировку;
• служебное задание;
• командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

• ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
• подразделение (отдел) к которому от относится;
• место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
• длительность командировки (с конкретными датами);
• основание для командировки.

Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

• заграничным представительствам организации;
• при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
• если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

• оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
• получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
• в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
• хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.

Для получения документа все заявители оплачивают визовый сбор. Актуальная стоимость визы в Китай определяется двумя факторами: срочностью изготовления и количеством дозволенных въездов.

Информацию о том, сколько стоит виза в Китай, можно почерпнуть из таблицы.

Тип документа	Однократный въезд	Двукратный въезд	Многократный въезд
	ЦЕНА
Обычные сроки рассмотрения	1500 рублей	3000 рублей	4500 рублей
Ускоренные сроки рассмотрения (срочная виза)	2400 рублей	3900 рублей	5400 рублей
Экспресс-рассмотрение	3600 рублей	5100 рублей	6600 рублей

Одновременно со стоимостью визы в Китай берется банковская комиссия не менее 2.5% с каждой персоны.

Как оформить суточные для командировки

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2022, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе. С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями.

Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили.

Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников.

Командировочные расходы в 2021 году

Написать комментарий

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

• За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
• Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

• ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
• ТК РФ;
• НК РФ;
• Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
• Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

НДФЛ и страховыми взносами (ОПС, ОМС, ВНиМ) не облагаются суточные в пределах суммы:

• по России — 700 руб./день;
• за границей — 2 500 руб./день.

Взносами ФСС от НС и ПЗ суточные не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Превышение сумм облагается НДФЛ и СВ по общим правилам, как другие облагаемые доходы.

Расчет суточных за 5 дней нахождения Голубевой К. В. в командировке:

• 4 дня включая дату выезда в Бельгию — 2 500 х 4 = 10 000 руб.
• 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Итого — 10 700 руб. Это не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами сумма.

Если суточные выдавались в иностранной валюте, то в целях НДФЛ они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ).

Датой фактического получения дохода для суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). В нашем примере — это 30.06.2020.

Курс ЦБ РФ на 30.06.2020 — 83 руб./евро.

Суточные: (256 EUR х 83 руб.) + 700 руб. = 21 948 руб.

Доход, облагаемый НДФЛ (сверхнормативные суточные): 21 948 – 10 700 = 11 248 руб.

Для страховых взносов датой получения доходов является день утверждения авансового отчета.

Следовательно, для определения сверхнормативных суточных в рублях пересчет нужно производить именно на эту дату (п. 1 ст. 424 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 29.05.2017 N 03-15-06/32796).

Курс ЦБ РФ на 10.06.2020 — 78 руб./ EUR.

Суточные: (256 EUR х 78 руб.) + 700 руб. = 20 668 руб.

Доход, облагаемый СВ (сверхнормативные суточные): 20 668 – 10 700 = 9 968 руб.

Если налоговая база для исчисления НДФЛ и страховых взносов различается, то отразить операции в 1С можно так:

• создать начисление только для страховых взносов и начислить СВ в документе Начисление зарплаты (Зарплата и кадры — Все начисления);

Оформление командировки предполагает создание ряда бумаг. Первый по важности документ – это приказ. С ним нужно обязательно ознакомить работника. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит подпись. Потребуется издать распоряжение. Командировка учитывается в табеле учета времени, а также в журнале. Принятые о. Рассмотрим все этапы оформления командировки:

1. Доклад руководителю об оформлении командировки.
2. Издание приказа, в котором прописываются цели командировки, ее задачи и продолжительность.
3. Издание командировочного удостоверения, если сотрудник отправляется в страны СНГ.
4. Ознакомление работника с оформленными документами.
5. Расчет затрат на командировку. При этом учитываются авансы, курсы валют.

ВАЖНО! Порядок оформления однодневных поездок аналогичен оформлению многодневных путешествий.

ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника отправляться в командировки должна быть установлена трудовым договором. Если данного условия в соглашении не прописано, лицо может отказаться от поездки.

Очередная командировка в Китай

Сначала нужно выяснить все условия, предлагаемые принимающей стороной. К примеру, иностранная компания может оплатить сотруднику проживание. Нужно выяснить у работника, есть ли у него загранпаспорт. Рассмотрим все этапы подготовки к поездке:

1. Оформление визы, если это требуется.
2. Бронирование номера в гостинице.
3. Подготовка всех нужных документов.
4. Расчет командировочных трат и суточных для определения размера аванса.
5. Расчет зарплаты за период командировки.
6. Внесение НДФЛ и взносов.

Рассчитать размер командировочных, зная заработок за расчётный период, количество отработанных дней за расчётный период, количество дней в командировке и размер суточных в организации, вам поможет наш калькулятор.

ВАЖНО! До 2021 года были установлены ограничения по продолжительности командировки. На данный момент они сняты. Продолжительные поездки должны быть обоснованы экономически. В частности, доходы от поездки должны превышать расходы.

ВНИМАНИЕ! Все первичные документы, связанные с командировкой, после окончания поездки прилагаются к авансовому отчету. Сдать его нужно в течение 3 дней после прибытия работника.

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:

• Проезд.
• Проживание.
• Выплата суточных.
• Выдача страховки.
• Транспортировка багажа.
• Телефонные разговоры.
• Оформление загранпаспорта.
• Траты при обмене валюты.

Смету нужно приложить к расходному ордеру.

ВАЖНО! Обмен валюты в стране пребывания сотрудника затруднителен и предполагает дополнительные траты. Поэтому аванс рекомендуется выдавать в валюте государства, в которое отправляется работник.

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

• За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
• Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

• ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
• ТК РФ;
• НК РФ;
• Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
• Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Это:

• Беременные.
• Люди с инвалидностью, при которой запрещены разъезды.
• Лица, не достигшие 18 лет.
• Работники, находящиеся в ученическом отпуске.

Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах

Командированному работнику выдается авансовая сумма суточных, рассчитанная, исходя из установленного размера на предприятии и количества плановых дней командировки.

Работник Мешков, согласно приказа, должен выехать в командировку на поезде по России в 23:40 10.05.2021, а вернуться в 00:20 14.05.2021.

За каждый день по решению фирмы ему полагается суточные в сумме 3 200 руб.

Расчет:

1. Дни в командировке – 5.
2. Сумма начисления – 3 200х5=16 000 руб.
3. НДФЛ – (3 200-700) х5х13%=1625 руб.
4. Сумма к выплате – 16 000-1625=14 375 руб.

После окончания командировки и представления сотрудником в бухгалтерию отчета о поездке, при необходимости, будет скорректирована сумма суточных.

Если работник был в командировке дольше планового времени, то он получит возмещение за дополнительные дни.

В случае преждевременного возвращения, он обязан вернуть в кассу не потраченные деньги, либо они будут удержаны из его зарплаты.

Дни отъезда и прибытия определяются:

1. по предоставленным командированным сотрудником проездным документам – в случае общественного транспорта (поезда, самолета);
2. на основании служебной записки, если использовался личный транспорт.

При поездках заграницу документом, подтверждающим день пересечения границы, является загранпаспорт. По отметкам в нем бухгалтер будет считать «заграничные» нормы суточных.

Если же поездка состоялась в одну из стран СНГ, при пересечении границы с которой, не ставится отметка в загранпаспорте, то дата проезда через границу определяется по проездным документам.

В таком случае, за те дни, которые сотрудник едет по российской территории, выплачиваются российские суточные и применяется лимит, установленный для российской нормы.

А после пересечении границы и нахождения на территории другой страны будут использоваться нормы в СНГ для заграничных поездок.

Как минимум, за день до отправления по заданию компании сотруднику обязаны выдать аванс, в который входят суточные. В противном случае, он вправе не поехать.

Согласно трудовому законодательству выплата суточных в 2021 году производится авансом одним из способов:

• наличными;
• перечислением.

Получая аванс, работник становится обязанным отчитаться за денежные средства после возвращения на место работы.

Документальное подтверждение целевого расходования суточных в 2021 году не требуется.

Эти деньги расходуются командированным по собственному усмотрению. Подтверждающие документы нужны только для определения количества дней в командировке.

Суточные расходы при командировках в 2021 году: нормы и учет

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Похожие записи:

• Пособия малоимущим семьям в 2023 году
• Какие нужны документы от отказа от наследства в пользу другого наследника
• Бесплатный проезд для льготников продлили до конца 2023 года