Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Таким образом, процедура оформления трудовой книжки при увольнении работника требует предельной внимательности и знания отдельных нюансов, о которых не упоминается ни в Правилах, ни в Инструкции. Бесспорно, некоторые из этих нюансов имеют лишь формальный характер, и небольшие ошибки не повлекут административного наказания в виде штрафа (хотя они могут быть отмечены в акте проверки трудовой инспекции). Но надо помнить, что записи в трудовой книжке демонстрируют другим организациям, насколько серьезно и ответственно подходит работодатель к порядку кадрового делопроизводства и к своему персоналу. Кроме того, в нашей стране никогда не знаешь, чем обернется очередная реформа и чем будут чреваты незначительные на сегодняшний день ошибки. Ну и, наверное, самое главное – это профессиональная гордость специалиста, которая не должна позволить ­пренебрегать даже малейшими правилами в своей ­профессиональной сфере.

Место для подписей и печати

Принято, чтобы подписи ответственного за ведение трудовых книжек и работника располагались в графе 3 одна под одной, без пропуска строк.

Как уже упоминалось, иногда личная подпись увольняющегося работника стоит на одной строке с подписью секретаря или инспектора по кадрам. Это совершенно недопустимо. Во-первых, может сложиться впечатление, что вторая подпись сделана еще раз секретарем (или инспектором по кадрам), особенно если его «настоящая» подпись закрыта (скрыта) полностью оттиском печати. Во-вторых, если эти две подписи сделаны по всем правилам, то они никак не могут уместиться на одной строке. В-третьих, п. 35 Правил устанавливает по­следовательность совершения подписей – сначала подпись ­ответственного лица, затем – работника.

Строго говоря, после того как ответственное лицо произвело свою подпись, оно должно сразу проставить печать. Но на практике печать часто ставится после совершения подписи работником. Вероятно, это делается для того, чтобы наиболее оптимально разместить оттиск печати.

По сложившимся на практике правилам оттиск печати не должен скрывать личных подписей, а также важных реквизитов документа или сам текст. Печать должна немного захватывать лишь наименование должности. Но трудовая книжка имеет небольшой формат (по размеру трудовая книжка такая же, как общегражданский паспорт), и удачно разместить оттиск печати не всегда представляется возможным. Некоторые ставят печать справа, и потом она мешает прочитать реквизиты приказа об увольнении. Вполне возможно, при оформлении пенсии работники Пенсионного фонда России потребуют для подтверждения данного периода трудового стажа архивную справку, что бывает довольно затруднительно по прошествии времени. Также нельзя, чтобы оттиск печати скрывал дату увольнения, ведь дата увольнения, указываемая в графе 2, является очень важной для подсчета стажа.

Автор советует не бояться ставить печать так, чтобы она занимала нижние пустые строки. Это вполне допустимо. Следующая организация откроет свой блок записей, пропустив строки, занятые печатью предыдущей организации. Эти строки не являются пустыми, как неверно полагают некоторые специалисты. Они заняты предусмотренным реквизитом, пусть даже данный реквизит не занимает эти строки по всей их ширине.

¹ Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

² Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

³ Следует обратить внимание на то, что записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений. В то же время инициалы в реквизите «подпись» не являются в этом смысле сокращением, поэтому писать полностью имя и отчество необязательно.

⁴ При этом приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей упоминается в Общероссийском классификаторе управленческой документации и подпадает под действие ГОСТа Р 6.30-2003. Также входит в этот классификатор такой документ, как книжка чабана (гуртоправа, табунщика и др.).

⁵ Заметим, что подпись работника снимается в трудовую книжку, если он непосредственно присутствовал при оформлении увольнения в последний день работы. Исключения из этого правила составляют случаи, когда работник отсутствует на работе в этот день или по каким-либо причинам отказывается поставить свою подпись в трудовую книжку (п. 39 Правил).

⁶ Например, если структурное подразделение указано в трудовом договоре вместе с наименованием должности, «передвинуть» работника в другой отдел (цех) на ту же самую должность можно лишь в порядке перевода, а не более удобного в этом случае перемещения.

Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.

Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству

Перенос подписи и печати на новую строчку и ошибки при ведении трудовой

Много споров и вопросов у сотрудников кадровых отделов вызывает ситуация, когда подпись руководителя в трудовой книжке перенесена на новую страницу. О том, что делать в такой ситуации, нет заметки ни в одном законодательном акте, а поэтому сложно судить о правильности действий при недостатке места для подписи и печати работодателя.

Стоит отметить, что в нормативных актах трудового законодательства указано, что в трудовой книжке не должно быть пустых строк. То есть каждая следующая запись должна вноситься в следующей строке, после предыдущей. Если принимать это в учет, то перенос подписи на новую страницу не является ошибкой. Тем более, после заверения записи работодателем, под ней свою подпись должен поставить владелец трудовой книжки.

С другой стороны, некоторые кадровики оставляют пару пустых строк в конце, перенося запись на следующую страницу. Формально это считается нарушением правил ведения трудовых книжек, а на практике подобные ситуации достаточно редко могут вызывать проблемы у владельцев. Но как бы там ни было, лучше перестраховаться и делать все по закону.

Кроме проблем с недостатком места для внесения записей, существует еще большое количество ошибок, которые допускаются работодателями. Чаще всего это происходит при оформлении документа, так что их можно исправить переоформлением. К подобным ошибкам можно отнести:

• указание неправильной фамилии>
• дата рождения указывается не в цифровом формате>
• нет сведений об образовании сотрудников>
• отсутствие подписи владельца трудовой>
• не указывается дата заполнения.

Это наиболее распространенные ошибки, которые могут стать для владельца трудовой книжки серьезной проблемой в будущем, поскольку такой документ является недействительным. Также существуют некоторые общие ошибки, которые допускаются не только при оформлении, но еще и в процессе внесения записей.

Трудовая книжка представляет собой небольшой многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Его форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на основании положений норм закона. В трудовой книжке формируются история трудовой деятельности и стаж наемного работника.

Форма и порядок составления таких книжек закреплены в двух подзаконных актах:

• Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
• Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя. Исключение из правил составляют случаи, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму в организации или у индивидуального предпринимателя.

Необходимо ли работнику при увольнении расписываться в трудовой книжке?

Цитата (Наталья Прохорова): Вопрос именно в том, что нет подписи сотрудника после записи об увольнении в трудовой Если нет подписи работника в ТК после записи об увольнении это тоже является нарушением. Согласно того же Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 предусмотрена ответственность 45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. Что касается законодательства, за данные нарушения предусмотрена ответственность по ст. 5.27. КоАП. Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 2. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей. 3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей. 4. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. 5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 2 или 3 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

Как правило, работник при увольнении должен подписаться, что он ознакомлен с записями в трудовой книжке. На этом этапе и завершаются трудовые отношения организации и работника. Когда стоит вопрос, где работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке, можно дать один четкий ответ – в отделе кадров организации, где он работал, и откуда увольняется.

Ознакомление с записями

Очередь работника поставить свою подпись про ознакомление с записями в трудовой книжке наступает после того, как расписывается сотрудник, ответственный за хранение книжек.

Очень часто работники, не зная, как правильно это сделать, допускают различные ошибки. Например, ставят только собственную подпись без расшифровки или дополняют ее одной лишь фамилией. Отсутствие инициалов является очень большим недочетом.

Также ошибкой считается наличие такой формулировки, как «с записями ознакомлен». Обычно аргументом в пользу этой записи может быть утверждение о том, что подобная формулировка встречалась в пособии или статье. Некоторые могут дать ссылку на п. 35 Правил. Но согласно этому пункту, подпись напротив этой записи должен поставить не только бывший сотрудник предприятия, но и его директор. Поэтому, запись «ознакомлен» в трудовой книжке в этом случае должна ставиться по всем правилам.

Решение спорных ситуаций

Если все идет в порядке, работник без проблем поставит свой автограф при увольнении. Совсем другая ситуация, когда человек уходит со скандалом и отказывается заверять документ. Работодателю нужно обезопасить себя от шантажа, решить вопрос: должен ли работник обязательно расписываться в трудовой книжке при увольнении. Руководство к действию закрепляется статьей 193 Трудового кодекса. Акт должны подписать два, а еще лучше три работника, желательно не связанных должностными обязанностями с уволенным специалистом.

Акт обязательно нужно оформить или придется платить штрафы. Отсутствие автографа уволенного работника – это серьезное нарушение.

Требования трудового законодательства нужно неукоснительно соблюдать, чтобы избежать санкций. Наказание установлено статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Нарушитель платит штрафы. Руководитель рискует получить штраф до пяти тысяч рублей. На компанию налагается взыскание размером от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Штрафы растут, если обнаружатся повторные нарушения.

Подписывает работодатель

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку. Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнении трудовых книжек*(1) (далее — Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований прекращения (расторжения) трудового договора.
Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник кадровой службы должен «закрыть», заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать? Ответ на данный вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*(2) (далее — Правила).
Согласно п. 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
На первый взгляд, данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это на практике работники отделов кадров встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя?
Согласно п. 45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели — физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). С индивидуальным предпринимателем все ясно — он сам может вносить записи в трудовую книжку. А если работодатель — юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган). Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется — вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.

Кто подпишет? Подписывает работодатель

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку. Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнении трудовых книжек (далее — Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований прекращения (расторжения) трудового договора.

Утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник кадровой службы должен «закрыть», заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать? Ответ на данный вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

На первый взгляд данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это, на практике работники отделов кадров встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя?

Согласно п. 45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели — физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). С индивидуальным предпринимателем все ясно — он сам может вносить записи в трудовую книжку. А если работодатель — юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган). Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется — вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.

Внимание на подпись работника! С записями ознакомлен?

После подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, необходимо, чтобы свою подпись поставил работник . Тут творчество кадровиков поистине не знает границ. Чаще всего работник ставит свою подпись под руководством кадровика и в итоге появляется подпись следующего вида: «С записями ознакомлен подпись Иванов».

Заметим, что подпись работника снимается в трудовую книжку, если он непосредственно присутствовал при оформлении увольнения в последний день работы. Исключения из этого правила составляют случаи, когда работник отсутствует на работе в этот день или по каким-либо причинам отказывается поставить свою подпись в трудовую книжку (п. 36 Правил).

Про отсутствие инициалов в расшифровке подписи уже было сказано, это является недочетом.

Расшифровывать или нет?

Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что после подписи инспектора по кадрам (или вообще рядом с ней) появляется совершенно непонятно чья личная подпись без какой-либо расшифровки (см. пример 7).

Пример 7.

 Сведения о работе ТК N 8604301

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме 
 на работу, переводе 
 на другую постоянную 
 работу, квалификации, 
 увольнении (с указанием 
 причин и ссылкой 
 на статью, пункт закона) 

Наименование,
 дата и номер
 документа, 
 на основании
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

Общество с ограниченной 

ответственностью 

"Звезда Сибири" 

(ООО "Звезда Сибири") 

 09 

 04 

 03 

2004

Принят мастером 

Приказ 

механического цеха 

от 04.03.2004

N 19 

 10 

 23 

 04 

2006

Уволен по соглашению 

Приказ 

сторон, пункт 1 статьи 77

от 23.04.2006

Трудового кодекса 

N 54 

Российской Федерации 

Инспектор отдела кадров 

подпись И.И.Рыжова 

Иванов 

Печать ООО "Звезда Сибири"

Дело в том, что некоторые специалисты считают достаточным вместо полного реквизита «подпись» внести лишь его часть в виде личной подписи. По их мнению, подпись и личная подпись — вещи тождественные. Естественно, это не так.

Личная подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет персонифицировать лицо, которое ее произвело. Иногда бывает даже трудно понять, что некий графический символ, написанный от руки, является чьей-либо личной подписью, так как у некоторых людей бывают весьма своеобразные росчерки, представляющие собой подпись. Особенно оригинальными бывают подписи работников из других стран, где письменность довольно сильно отличается от той, что мы привыкли обычно видеть.

Регламентирующие документы

Чтобы верно оформить запись в трудовую книжку по увольнении, необходимо знать, к каким инструкциям и памяткам обратиться, чтобы не сделать ошибок. Итак, к регламентирующим документам относятся:

• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации №69 от 10.10.2003 года;
• «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением правительства Российской Федерации №225 от 16.04.2003 года;
• статьи Трудового кодекса Российской Федерации, в части, касающейся причины расторжения договора с предприятием.

Почему так важно проверять все данные?

Как правило, на неправильно совершенные записи либо их полноту лицо обращает внимание только при выходе на пенсию, во время оформления заграничного паспорта для выезда за рубеж или при сборе необходимой документации для получения банковского кредита. Некорректное заполнение основного трудового документа лица может повлечь отрицательные последствия, которые необходимо немедленно устранить. Однако не всегда это возможно сделать быстро и без существенных временных затрат, ведь организация – бывший работодатель может быть реорганизована, сменить свое фактическое место нахождения, поменять руководителя либо вообще быть ликвидирована. В этом случае потребуется не один день на восстановление правильной записи в трудовой книжке.

Именно поэтому так важно, перед тем как собственноручно завизировать имеющиеся сведения о трудовой деятельности, ознакомиться с ними и тщательно проверить все данные.

Похожие записи:

• Какие документы нужны для ВНЖ в России в 2024 году
• Возврат водительского удостоверения после лишения
• Расторжение брака и взыскание алиментов