Об отчетности по НДФЛ, если головной офис и обособка в одном муниципалитете
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Об отчетности по НДФЛ, если головной офис и обособка в одном муниципалитете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
ФНС разъяснила, как сдавать 6-НДФЛ за обособленные подразделения
Если организация встала на учет по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения, то перечислять НДФЛ и представлять расчет 6-НДФЛ следует по месту учета каждого такого обособленного подразделения. Если же все филиалы находятся в одном муниципальном образовании (или городе федерального значения), но на территориях, подведомственных разным налоговым инспекциям, и состоят на учете по месту нахождения одного из них, то перечислять налог с доходов работников этих подразделений и подавать расчеты 6-НДФЛ нужно по месту учета такого обособленного подразделения. Об этом проинформировала ФНС России в письме от 05.10.16 № БС-4-11/18870@.
По общему правилу организации, в состав которых входят обособленные подразделения, расположенные на территории РФ, подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ). При этом в пункте 4 этой же статьи оговорено: если обособленные подразделения находятся на территории одного муниципального образования или города федерального значения, но подведомственны разным налоговым органам, постановка организации на учет может производиться по месту нахождения одного из таких подразделений по выбору налогоплательщика.
Если принято решение о закрытии обособленного подразделения компании, то расчет 6-НДФЛ нужно представить до момента снятия ОП с учета. Как правило, на это у компании есть 10 дней с момента подачи в ИФНС заявления о закрытии. Последним налоговым периодом, за который представляется отчет 6-НДФЛ, является период с начала года до дня ликвидации ОП. Если ОП закрыто в I, II или III квартале, то сдавать годовой отчет 6-НДФЛ не нужно.
Важно учесть нюансы заполнения титульного листа 6-НДФЛ в случае закрытия обособленного подразделения:
| Поле титульного листа 6-НДФЛ | Сдается до закрытия ОП | Сдается после закрытия ОП |
| В ИФНС по месту учета ОП | В ИФНС по месту учета головной отделения | |
| Представляется в налоговый орган (код) | код ИФНС ОП | код ИФНС головного отделения |
| КПП | КПП ликвидируемого ОП | КПП ликвидированного ОП |
| Код по ОКТМО | ОКТМО по местонахождению ликвидируемого ОП | ОКТМО по местонахождению ликвидированного ОП |
| По месту нахождения (учета) | код 220 | код 212 |
Обособленное подразделение закрывается: куда представить 6-НДФЛ при закрытии
Если подразделение закрывается, как сдать 6-НДФЛ? Подобный вопрос может возникнуть в любой момент после принятия решения о ликвидации одного или нескольких ОП компании.
При этом работники данного ОП могут быть:
- Переведены в другое ОП или головной офис.
Важно учесть! Рекомендация от «КонсультантПлюс»: В переходный месяц, если организация переводит работников закрытого подразделения на работу в другое подразделение, которое выплачивает заработную плату, такие доходы и налог с них нужно включить в 6-НДФЛ, представляемый по месту учета…(подробнее смотрите в К+. Это бесплатно).
О том, как заполняется отчет при перемещении работника между подразделениями, читайте в материале «Как заполнять 6-НДФЛ, если работник «кочует» по подразделениям (примеры)».
- Уволены. Если ликвидируется компания в целом вместе со всеми ОП, заключительный отчет 6-НДФЛ, оформленный по данному ОП, будет последним отчетом, в котором отразятся суммы дохода и НДФЛ, а также соответствующие даты (получения дохода, удержания налога и его перечисления) по уволенным сотрудникам.
О процедуре увольнения работников при реорганизации фирмы см. в статье «Порядок увольнения работника по инициативе работодателя».
При оформлении 6-НДФЛ по ОП, которые планируется ликвидировать, необходимо придерживаться следующих правил:
- отчетный период для 6-НДФЛ — от начала года (или с момента регистрации ОП, если оно создано и ликвидируется в течение календарного года) до даты снятия с налогового учета (завершения процесса ликвидации);
- сдавать последний отчет 6-НДФЛ необходимо по месту нахождения закрываемого ОП.
Об особенностях отражения в 6-НДФЛ выплат при увольнении читайте в материале «Как правильно отразить выплаты при увольнении в 6-НДФЛ?».
Когда компания решает открыть обособленное подразделение, она ставит его на учет в налоговой инспекции (по месту нахождения будущего отдаленного филиала или представительства). С момента начала хозяйственной деятельности этим отдельным подразделением, необходимо оплачивать налоги и отчитываться в установленные сроки.
Расчет по НДФЛ нужно предоставлять в налоговое ведомство в двух случаях.
- Во-первых, при наличии наемного персонала.
- Во-вторых, при заключении с физ. лицами договоров гражданско-правового характера. При этом компания, заказавшая услугу или работу, выполняет также и функции налогового агента.
При найме персонала в обособленное подразделение, организация перечисляет НДФЛ за работников этого филиала в бюджет по месту фактического нахождения или регистрации удаленного подразделения. Соответственно и отчитываться необходимо по отдельности.
Один расчет 6-НДФЛ составляется за головное предприятие, а второй за обособленное подразделение.
Совмещать в одном расчете 6-НДФЛ данные по наемному персоналу в целом по компании нельзя.
Действия при закрытии ОП
Решение о закрытии уже принято. Куда сдавать 6НДФЛ по обособленным подразделениям, и каких сроков нужно придерживаться?
Сдавать отчётность по форме 6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению можно как до снятия его с учёта в ФНС, так и после. От этого зависит и место сдачи:
- если сдаётся отчётность до закрытия и снятия с учёта, то в ФНС по месту регистрации ОП;
- если будет сдаваться отчёт 6НФЛД после закрытия обособленного подразделения и снятия с налогового учёта, то по месту регистрации головного предприятия.
Есть и другие нюансы, которые стоит учитывать:
- КПП. Всегда указывается КПП ликвидируемого ОП;
- код ОКТМО всегда указывается по месту расположения того предприятия, которое подлежит ликвидации;
- код ИФНС ставится в зависимости от того, когда сдаются документы – до или после того, как фирма будет официально закрыта.
Несколько ОП находятся внутри одного муниципального образования
Если обсобки находятся в пределах одного административного образования, но они подчиняются разным ФНС, то зарегистрировать ОП нужно в налоговой по месту его нахождения. Тогда ему будет присвоен отдельный код причины постановки, который является важным реквизитом при заполнении отчетности.
Тогда, при ликвидации такого предприятия, вся отчётность по 6-НДФЛ по обособленному подразделению будет подаваться в инспекцию по месту учёта. Оплата налога может быть произведена единым платёжным документом.
Если же ОП располагаются в различных муниципальных образованиях, то отчётность сдаётся по каждому ликвидируемому предприятию в ту ФНС, к которой оно «прикреплено». Оплата налога также производится отдельными платёжками.
При регистрации ОП и головного предприятия в одной налоговой таких проблем возникнут не должно.
Несколько ОП находятся внутри одного муниципального образования
Если обсобки находятся в пределах одного административного образования, но они подчиняются разным ФНС, то зарегистрировать ОП нужно в налоговой по месту его нахождения. Тогда ему будет присвоен отдельный код причины постановки, который является важным реквизитом при заполнении отчетности.
Тогда, при ликвидации такого предприятия, вся отчётность по 6-НДФЛ по обособленному подразделению будет подаваться в инспекцию по месту учёта. Оплата налога может быть произведена единым платёжным документом.
Если же ОП располагаются в различных муниципальных образованиях, то отчётность сдаётся по каждому ликвидируемому предприятию в ту ФНС, к которой оно «прикреплено». Оплата налога также производится отдельными платёжками.
При регистрации ОП и головного предприятия в одной налоговой таких проблем возникнут не должно.
Правильное заполнение отчета по форме 6 НДФЛ за полугодие
Обособленное подразделение закрывается: куда представить 6-НДФЛ при закрытии
Если подразделение закрывается, как сдать 6-НДФЛ? Подобный вопрос может возникнуть в любой момент после принятия решения о ликвидации одного или нескольких ОП компании.
При этом работники данного ОП могут быть:
- Переведены в другое ОП или головной офис.
Важно учесть! Рекомендация от «КонсультантПлюс»: В переходный месяц, если организация переводит работников закрытого подразделения на работу в другое подразделение, которое выплачивает заработную плату, такие доходы и налог с них нужно включить в 6-НДФЛ, представляемый по месту учета…(подробнее смотрите в К+).
О том, как заполняется отчет при перемещении работника между подразделениями, читайте в материале «Как заполнять 6-НДФЛ, если работник «кочует» по подразделениям (примеры)».
- Уволены. Если ликвидируется компания в целом вместе со всеми ОП, заключительный отчет 6-НДФЛ, оформленный по данному ОП, будет последним отчетом, в котором отразятся суммы дохода и НДФЛ, а также соответствующие даты (получения дохода, удержания налога и его перечисления) по уволенным сотрудникам.
О процедуре увольнения работников при реорганизации фирмы см. в статье «Порядок увольнения работника по инициативе работодателя».
При оформлении 6-НДФЛ по ОП, которые планируется ликвидировать, необходимо придерживаться следующих правил:
- отчетный период для 6-НДФЛ — от начала года (или с момента регистрации ОП, если оно создано и ликвидируется в течение календарного года) до даты снятия с налогового учета (завершения процесса ликвидации);
- сдавать последний отчет 6-НДФЛ необходимо по месту нахождения закрываемого ОП.
Об особенностях отражения в 6-НДФЛ выплат при увольнении читайте в материале «Как правильно отразить выплаты при увольнении в 6-НДФЛ?».
Налоговым агентам — КН снова дается возможность выбора: подать последний отчет 6-НДФЛ по ликвидируемому ОП в ту инспекцию, в которой компания зарегистрирована как КН, или по месту регистрации ликвидируемого ОП.
Как поступить, если отчитаться по месту учета ОП до его закрытия не удалось, см. здесь.
С 1 января 2021 года п. 7 ст. 226 Налогового кодекса РФ, которая регулирует особенности исчисления НДФЛ налоговыми агентами, а также порядок и сроки уплаты ими налога действует в новой редакции.
Новый абзац в этот пункт ввёл подп. «б» п. 16 ст. 2 Закона от 29.09.2019 № 325-ФЗ, который внёс многочисленные изменения в НК РФ.
Согласно ему, налоговые агенты, имеющие несколько обособленных подразделений на территории одного муниципального образования, могут перечислять НДФЛ двумя способами:
1. По месту нахождения одной из таких обособок.
2. По месту нахождения самой организации.
Условие: если компания и ее обособленные структуры расположены на территории одного муниципального образования. При этом налоговый агент сам выбирает такую обособку с учетом порядка, установленного п. 2 ст. 230 НК РФ.
СПРАВКА
Налоговый агент должен уведомить о выборе ИФНС не позднее 1 января налоговые органы, в которых он состоит на учете по месту нахождения каждого обособленного подразделения.
Изменять уведомление в течение года нельзя. Исключение: изменилось количество обособок или другие изменения, влияющие на порядок представления сведений о доходах физлиц и суммах НДФЛ.
Для указанной цели бланк уведомления о выборе налогового органа, порядок его заполнения и электронный формат подачи утверждены приказом ФНС России от 06.12.2019 № ММВ-7-11/622.
Согласно приказу, новая форма уведомления вступает в силу с 1 января 2021 года.
Таким образом, с 2021 года организации с обособками могут выбирать порядок уплаты и сдачи отчетности по НДФЛ в лице своего подразделения.
Также см. «Обособленное подразделение организации: что это?».
Кроме того, если у организации есть несколько обособленных подразделений в другом муниципальном образовании (не в том, где зарегистрирована головная), то среди них она тоже может выбрать ответственное.
Отметим, что до 2021 года такие налоговые агенты платили НДФЛ и сдавали отчетность по месту учета как головной организации, так и каждого обособленного подразделения.
Оформление 6-НДФЛ является относительно недавним требованием, введенным в действующее законодательство, в связи с чем многие предприниматели не знают о том, как нужно правильно заполнять этот документ и какие правила регулируют оформление такой отчетности.
В частности, многие не знают о том, что для компаний с обособленными подразделениями предусмотрены индивидуальные правила составления этой бумаги, так как оформлять ее нужно по каждому учреждению отдельно, учитывая особые нормы.
Именно по этой причине перед тем, как оформлять 6-НДФЛ по обособленным подразделениям, лучше всего ознакомиться с подробной информацией о том, как правильно должна проводиться данная процедура.
Справки 2-НДФЛ надо представить не позднее 1 апреля года, следующего за годом, в котором обособленное подразделение снято с учета (п. 2 ст. 230 НК РФ).
В соответствии с Порядком заполнения справки 2-НДФЛ, в них указывается:- в поле «в ИФНС (код)» — код инспекции, в которую представляются справки;- в поле «Код по ОКТМО» — код ОКТМО по месту нахождения ликвидированного обособленного подразделения;- в поле «КПП» — КПП ликвидированного обособленного подразделения.
Если в инспекции по месту учета ликвидированного обособленного подразделения состоят на учете другие обособленные подразделения, расчет 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ можно представить в эту же инспекцию.
Отчетность обособленных подразделений
Исходя из сведений, указанных выше, следует вывод, что налоговый и бухгалтерский учет в обособленных подразделениях организует основная компания.
Данный вывод следует из факта отсутствия в отечественном законодательстве каких-либо норм или правил, регламентирующих порядок ведения бухгалтерской отчетности обособленным подразделением.
Также надо особо подчеркнуть, что в случае, если структурное подразделение основной организации ведет бухгалтерскую отчетность, такая отчетность не передается налоговикам. Она, по своей сути, является внутренним отчетным документом организации. Этот вывод следует из факта отсутствия в положениях Налогового кодекса обязанности обособленного подразделения не только вести бухгалтерскую отчетность, но и сдавать ее в налоговые органы.
Отчет 6-НДФЛ сдают каждый квартал и по итогам года все фирмы и ИП с работниками — налоговые агенты. В отчете отражают информацию о начисленном и удержанном с зарплаты НДФЛ.
Если зарплата не начислялась — нет обязанности удерживать налог на доход и сдавать отчет. Отправьте налоговой письмо о том, что не являетесь налоговым агентом, чтобы от вас не ждали отчет и не блокировали расчетный счет за опоздание.
Если вашим сотрудникам не начислялась и не выплачивалась зарплата, матпомощь или вознаграждения, нулевой отчет 6-НДФЛ подавать не нужно. Однако если налоговая не получит 6-НДФЛ в срок, она может заблокировать расчетный счет и выписать штраф за опоздание с отчетностью. Чтобы избежать этого, рекомендуем письменно уведомить налоговую, что в отчетном периоде вы не были налоговым агентом и не будете подавать 6-НДФЛ. Альтернатива — сдать нулевой 6-НДФЛ, налоговая его тоже примет.
Обратите внимание, что отчет формируется нарастающим итогом (с начала года), поэтому, если у вас была хотя бы одна выплата в первом квартале, то в третьем уже не может быть нулевой отчетности.
За нарушения срока и формы подачи 6-НДФЛ предусмотрена налоговая и административная ответственность. Все санкции собраны в следующей таблице.