Нужно ли вносить изменения в трудовой договор, если сотрудница сменила фамилию
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли вносить изменения в трудовой договор, если сотрудница сменила фамилию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Как составляется приказ?
Всей текущей документацией, в том числе и изготовлением приказа, занимается в организации уполномоченный сотрудник отдела кадров.
На крупных предприятиях этим сотрудником является инспектор кадрового отдела, но иногда эти обязанности возлагают на бухгалтера или секретаря. Установленной формы приказа на уровне законодательства не существует, поэтому издаётся он в свободной форме.
Приказ содержит следующую информацию:
- Название компании.
- Наименование документа заглавными буквами («ПРИКАЗ»).
- Номер документа и дата.
- «На основании полученных документов от такого-то работника (ФИО и должность), приказываю изменить персональные данные во всех документах в срок (и указывается конкретное число исполнения), а также:
- изготовить дополнительное соглашение с новыми данными;
- произвести корректировки табеля, лицевого счёта, графика отпусков;
- внести все изменения в трудовую книгу работника;
- внести все изменения в личное дело (карточку) сотрудника;
- оформить необходимую документацию для замены банковской карты и полиса обязательного медицинского страхования;
- в будущем все документы вести с учётом изменений»;
- назначение ответственного лица, с указанием ФИО и должности.
- В завершении проставляется текущая дата и подпись уполномоченного лица.
Приказ или дополнительное соглашение
Принятие заявления от работника — это основание для принятия приказа о привнесении поправок в трудовой договор и другую документацию, где прописаны личные сведения о сотруднике. Нормы законодательства не устанавливают обязательность выпуска такого приказа, но это единственно верный и разумный способ дать наставление отделу кадров и бухгалтерам провести во всех документах изменение личных данных о работнике.
Приказ этот простой, свободной формы, изготавливается инспектором по кадрам. В данном приказе начальник просит кадровиков и бухгалтеров откорректировать все документы. Устанавливается срок, предоставляемый для реализации выпущенного приказа по организации — как правило, это семь рабочих дней.
Подписание приказа возложено на начальника предприятия, где трудится работник, визировать должны юрист и главный бухгалтер. Бухгалтерия и отдел кадров обязаны под расписку получить по одному экземпляру приказа с ксерокопиями прилагаемых документов, и их имена и занимаемые посты прописываются в перечне тех лиц, кому приказ отослан.
Изменение фамилии в трудовой книжке
Изменение паспортных данных работника необходимо отразить и другом документе, хранящемся у работодателя, — трудовой книжке. Изменение фамилии в трудовой книжке в 2020 году осуществляется в соответствии с п.26 постановления Правительства РФ №225 от 16.04. 2003 года «О трудовых книжках». В отличие от процедуры изменения сведений о фамилии работника в трудовом договоре, алгоритм фиксации актуальных паспортных данных в трудовой книжке довольно четко регламентирован законом.
Фамилию, имя и отчество работника, без сокращений вписанные в графы на титульном листе трудовой книжки, следует исправлять путем зачеркивания прежних данных и внесения новых. Иными словами, нужно максимально аккуратно зачеркнуть утратившую актуальность фамилию, вписав рядом новую, а затем проставить на внутренней стороне обложки ссылку на документальное обоснование изменений (свидетельство о браке или смене фамилии, паспорт и т. д.) с указанием его реквизитов. Ссылка заверяется подписью и печатью работодателя организации или печатью кадровой службы 1 .
Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника
Изменение фамилии или имени в наше время является не редким явлением. При смене фамилии должны меняться не только личные документы человека, но и те, которые связаны с трудовой деятельностью.
Каким образом вносятся изменения в трудовой договор, в каких случаях происходит смена паспортных данных и как правильно составить приказ, расскажем подробно в этой статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !
Документы должен предоставить сам работник лично. Перечень необходимых бумаг:
- Новый документ, удостоверяющий личность.
- Свидетельство о заключении брака или иные документы, подтверждающие изменения.
- Заявление, в котором указана просьба о необходимости поменять персональные данные.
- Форма АДВ-2.
- Заявление пишется от руки в произвольной форме.
- В шапке указывается ФИО и должность руководителя, а также название компании.
- Далее фиксируются сведения заявителя ФИО и должность.
- Посередине листа с новой строки пишем название документа («Заявление»).
- Далее идёт просьба о смене персональных данных с указанием старых и новых сведений.
- Затем нужно прописать все приложенные документы.
- Внизу поставить подпись и дату.
- Соответственно, кроме записи необходимо приложить все документы к заявлению (копии паспорта, копии свидетельства о регистрации брака или иные документы). Оригиналы всех документов необходимо взять с собой.
- Сверяя оригиналы и копии, уполномоченный сотрудник проставит печати и свою подпись.
- Далее примут заявление и присвоят ему порядковый номер, если это предусмотрено внутренними актами организации.
- Вне зависимости от присвоения номера заявление с приложенными документами служит основанием для изменения всей документации.
- После смены данных заявление помещают в личное дело сотрудника.
При изменении сотрудником фамилии его документация должна быть приведена в порядок, согласно новому удостоверению личности. Дополнительное соглашение к трудовому договору при смене фамилии — документ, обязательный для подписания между работником и организацией. При этом для смены информации нужно основание. В качестве него будут выступать документы, удостоверяющие смену фамилии, предоставленные самостоятельно сотрудником рабочего коллектива.
Согласно нормам правовых актов, подача заявления напрямую в отдел кадров или бухгалтерский отдел для внесения изменений не нужна. Но его желательно написать, чтобы действия обладали юридической важностью. К заявлению необходимо приложить документацию, которая удостоверяет факт смены фамилии, – само собой, это паспорт. Также такой документацией может выступать свидетельство о вступлении в брачный союз, бумага о расторжении брака либо судебное решение.
Работодателю нужно принести подлинники, с которых он снимет ксерокопии. Копии будут вшиты в личное дело работника специалистами отдела кадров.
Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру
Поступление заявления является основанием для издания приказа о внесении изменений в ТД и иные документы, где упоминаются персональные сведения о сотруднике. Законодательство не упоминает о необходимости издания такого приказа, но это единственно правильный и логичный путь дать поручения ОК и бухгалтерии провести во всех бумагах смену персональных данных сотрудника.
Приказ это обычный, произвольной формы, готовится инспектором по кадрам. В таком приказе руководитель поручает бухгалтерии и кадровику откорректировать всю документацию, где содержатся персональные данные сотрудников. Указывается срок, выделяемый на исполнение настоящего приказа по предприятию – как правило, это неделя.
Подписывает приказ руководитель организации, где трудоустроен сотрудник, визировать должны юрист и главбух. Бухгалтерия и инспектор ОК обязаны под подпись получить по 1 экз. документа с копиями приложений, а их ФИО и должности указаны в списке тех, кому приказ разослан.
Всей текущей документацией, в том числе и изготовлением приказа, занимается в организации уполномоченный сотрудник отдела кадров.
На крупных предприятиях этим сотрудником является инспектор кадрового отдела, но иногда эти обязанности возлагают на бухгалтера или секретаря. Установленной формы приказа на уровне законодательства не существует, поэтому издаётся он в свободной форме.
Приказ содержит следующую информацию:
- Название компании.
- Наименование документа заглавными буквами («ПРИКАЗ»).
- Номер документа и дата.
- «На основании полученных документов от такого-то работника (ФИО и должность), приказываю изменить персональные данные во всех документах в срок (и указывается конкретное число исполнения), а также:
- изготовить дополнительное соглашение с новыми данными;
- произвести корректировки табеля, лицевого счёта, графика отпусков;
- внести все изменения в трудовую книгу работника;
- внести все изменения в личное дело (карточку) сотрудника;
- оформить необходимую документацию для замены банковской карты и полиса обязательного медицинского страхования;
- в будущем все документы вести с учётом изменений»;
- назначение ответственного лица, с указанием ФИО и должности.
Предлагаем ознакомиться Могут ли судебные приставы удержать декретные в 2020 году
- В завершении проставляется текущая дата и подпись уполномоченного лица.
Дополнительное соглашение в рассматриваемом случае изготавливается исключительно с целью изменения фамилии, имени или отчества и отражает только ту часть договора, где есть эти данные.
Выглядит соглашение таким образом:
- Посередине пишется название документа, ставится номер и дата.
- Следующей строкой ставят город и дату (населённый пункт фиксируют справа, дату слева).
- Данные работодателя и сотрудника.
- Далее информация о том, на основании чего изготовлено и заключено дополнительное соглашение, и какие данные изменены.
- Повторяется пункт договора с указанием изменённых данных в ФИО трудящегося.
- В завершении обе стороны проставляют подписи.
Дополнительное соглашение составляется и подписывается в двух экземплярах. Номер начинается от одного, и проставляется, исходя из количества дополнительных соглашений, составленных до этого.
Подводя итоги, можно отметить, что работники кадровой службы должны быть бдительными и внимательными. Необходимо своевременно обновлять информацию сотрудников, которые написали заявление. В противном случае последствия могут быть неприятными для обеих сторон.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.
Какие документы нужны для доп соглашения
Согласно нормам правовых актов, подача заявления напрямую в отдел кадров или бухгалтерский отдел для внесения изменений не нужна. Но его желательно написать, чтобы действия обладали юридической важностью. К заявлению необходимо приложить документацию, которая удостоверяет факт смены фамилии, – само собой, это паспорт. Также такой документацией может выступать свидетельство о вступлении в брачный союз, бумага о расторжении брака либо судебное решение.
Работодателю нужно принести подлинники, с которых он снимет ксерокопии. Копии будут вшиты в личное дело работника специалистами отдела кадров.
Согласно нормам статьи 47 Гражданского кодекса РФ, изменение Ф.И.О. должно быть зафиксировано в ЗАГСе. Орган отмечает изменение в имени в особой книжке, устанавливающей акты гражданского состояния.
ЗАГС изучает заявление об изменении фамилии в течение 30 дней, что установлено ФЗ №143 «Об актах гражданского состояния».
Отделение ЗАГС изготавливает новенькое свидетельство о рождении с установлением приобретенной фамилии. Касательно замены паспорта, то миграционная служба заменяет старое удостоверение личности на новое в течение 10 суток.
Уплачивается она по отдельным реквизитам, которые закреплены в каждом ЗАГСе самостоятельно.
Отдел кадров, бухгалтерия вносят изменения в организации в следующую документацию:
- трудовой договор;
- трудовая книжка;
- персональное дело;
- лицевой счет;
- отчеты по выплатам;
- график рабочего распорядка.
Принятый приказ должен пройти процедуры регистрации в журнале, куда вносятся все приказы.
В трудовую книжку можно вносить поправки на базе свидетельства о заключении брака. При этом на первой странице трудовой книжки перечеркивается старая фамилия и вписывается новая.
Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору о смене фамилии, образец документа
Изменение фамилии или имени в наше время является не редким явлением. При смене фамилии должны меняться не только личные документы человека, но и те, которые связаны с трудовой деятельностью.
Каким образом вносятся изменения в трудовой договор, в каких случаях происходит смена паспортных данных и как правильно составить приказ, расскажем подробно в этой статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону . Это быстро и бесплатно !
Дополнительное соглашение о смене фамилии работника образец
Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы рассматриваются этом сайте. Наш сайт будет полезен кадровым работникам небольших организаций и индивидуальным предпринимателям. На сайте представлен бесплатный профессиональный контент.
При составлении всех документов нужно быть внимательным, чтобы грамотно заполнить и не допустить ошибок.
После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.
И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.
Какие документы нужны для доп соглашения
Согласно нормам правовых актов, подача заявления напрямую в отдел кадров или бухгалтерский отдел для внесения изменений не нужна. Но его желательно написать, чтобы действия обладали юридической важностью. К заявлению необходимо приложить документацию, которая удостоверяет факт смены фамилии, – само собой, это паспорт. Также такой документацией может выступать свидетельство о вступлении в брачный союз, бумага о расторжении брака либо судебное решение.
Работодателю нужно принести подлинники, с которых он снимет ксерокопии. Копии будут вшиты в личное дело работника специалистами отдела кадров.
Согласно нормам статьи 47 Гражданского кодекса РФ, изменение Ф.И.О. должно быть зафиксировано в ЗАГСе. Орган отмечает изменение в имени в особой книжке, устанавливающей акты гражданского состояния.
ЗАГС изучает заявление об изменении фамилии в течение 30 дней, что установлено ФЗ №143 «Об актах гражданского состояния».
Бюджетное учреждение вправе сверх установленного государственного (муниципального) задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного (муниципального) задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, предусмотренным его учредительным документом для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях (п. 4 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).
Также в соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» бюджетное учреждение нового типа вправе привлекать кредиты и заключать договоры финансового лизинга, которые дают руководителям бюджетных учреждений возможность приобретения транспортных средств или оборудования для оказания платных услуг, развития материальной базы для научных исследований и т.п.
Право первой подписи на документах по оплате или кредитам имеет руководитель организации, а следовательно, необходимо известить банк о смене фамилии руководителя и заменить банковскую карточку с образцами подписей (п. 7.14 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»).
— банковскую карточку с указанием новой фамилии руководителя. Новую подпись нужно заверить либо у нотариуса, либо непосредственно в банке у уполномоченного сотрудника (п. 7.12 и 7.13 названной инструкции);
— документ, удостоверяющий личность руководителя, с новой фамилией.
Сроки уведомления банка о смене персональных данных работников и руководителей, имеющих право первой подписи, законодательством не установлены. Обычно этот срок указывается в договоре банковского счета.
Смена фамилии влечет замену паспорта, что фактически обозначает изменение персональных данных сотрудника (ст. 3 ФЗ от 27 июля 2006 года № 152 «О персональных…). Практически вся документация по кадровым вопросам и по бухгалтерии привязана к фамилии человека, без приведения всех этих бумаг в соответствие с новыми данными может возникнуть неразбериха.
Об изменении паспортных данных в трудовом договоре гласит ч. 3 ст. 57 ТК РФ. В ней сказано, что следует недостающие сведения вносить непосредственно в договор. С другой стороны, смена фамилии относится не к недостающим, а к измененным данным.
Чтобы не нарушить закон, правильнее всего произвести действия так: внести изменения в контракт выполнив составление дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении фамилии, что не противоречит закону и дает возможность на законных основаниях продолжать сотрудничество с гражданином, персональные данные которого претерпели изменения.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
Приказ или дополнительное соглашение
Принятие заявления от работника — это основание для принятия приказа о привнесении поправок в трудовой договор и другую документацию, где прописаны личные сведения о сотруднике.
Нормы законодательства не устанавливают обязательность выпуска такого приказа, но это единственно верный и разумный способ дать наставление отделу кадров и бухгалтерам провести во всех документах изменение личных данных о работнике.
Приказ этот простой, свободной формы, изготавливается инспектором по кадрам. В данном приказе начальник просит кадровиков и бухгалтеров откорректировать все документы. Устанавливается срок, предоставляемый для реализации выпущенного приказа по организации — как правило, это семь рабочих дней.
Важно! Нужно верно установить дату приказа. Все должно быть рационально: приказ издается на базе заявления работника, а это означает, что приказ следует датировать двумя-тремя днями позже дня, когда было принято заявление.
Для внесения изменений должны быть основания, которые подкрепляются документально.
Документы должен предоставить сам работник лично. Перечень необходимых бумаг:
- Новый документ, удостоверяющий личность.
- Свидетельство о заключении брака или иные документы, подтверждающие изменения.
- Заявление, в котором указана просьба о необходимости поменять персональные данные.
- Форма АДВ-2.
Инструкция:
- Заявление пишется от руки в произвольной форме.
- В шапке указывается ФИО и должность руководителя, а также название компании.
- Далее фиксируются сведения заявителя ФИО и должность.
- Посередине листа с новой строки пишем название документа («Заявление»).
- Далее идёт просьба о смене персональных данных с указанием старых и новых сведений.
- Затем нужно прописать все приложенные документы.
- Внизу поставить подпись и дату.
- Соответственно, кроме записи необходимо приложить все документы к заявлению (копии паспорта, копии свидетельства о регистрации брака или иные документы). Оригиналы всех документов необходимо взять с собой.
- Сверяя оригиналы и копии, уполномоченный сотрудник проставит печати и свою подпись.
- Далее примут заявление и присвоят ему порядковый номер, если это предусмотрено внутренними актами организации.
- Вне зависимости от присвоения номера заявление с приложенными документами служит основанием для изменения всей документации.
- После смены данных заявление помещают в личное дело сотрудника.
Существует заявление установленной формы АДВ-2. Применяют документ при смене страхового свидетельства ПФ. Существует специальная форма бланка и утверждена она Постановлением правления ПФ РФ № 2п от 11.01.2017г.
Документ заявления содержит следующую информацию:
- ФИО предыдущие и новые.
- Данные страхового свидетельства.
- Гражданство.
- Дату рождения и место.
- Пол заявителя.
- Контактные телефоны.
- Реквизиты документа, удостоверяющего личность.
- Текущую дату и подпись.
При составлении всех документов нужно быть внимательным, чтобы грамотно заполнить и не допустить ошибок.
Исправьте другие кадровые документы по необходимости
Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы. Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта. Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника. В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».