Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 3)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 3)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Главная задача Юридической Компании ЮСАКТУМ (JUSACTUM) – надежная правовая защита бизнеса (организаций, предприятий, иных юридических лиц), уменьшение (предотвращение/пресечение) правовых и финансовых рисков, содействие в становлении и дальнейшем развитии бизнеса, эффективное сопровождение проектов бизнеса в различных сферах экономики и отраслях права.

Как правильно составить договор

Перед встречей внесите в проект договора:

• краткую характеристику и вид договорного обязательства;
• наименования сторон;
• предмет договора;
• цену и условия оплаты;
• ответственность за нарушение условий договора;
• сроки выполнения и дополнительные сведения;
• список ответственных лиц.

Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:

• не копируйте договор бездумно, проверяйте, не противоречат ли условия документа текущим обстоятельствам;
• проверяйте срок действия договора — он не всегда равен сроку действия обязательств;
• не обменивайтесь документами по электронной почте — так вы не соблюдаете письменную форму;
• отсутствие доверенности у вас или другого ответственного лица может привести к лишним спорам.

Этапы договорной работы в организации

Заключение договора проходит через шесть стадий.

1. От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
2. Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
3. Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
4. Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
5. Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
6. Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.

СЭД для учета и ведения договоров

В небольших организациях учет и хранение документов ведет отдел делопроизводства. От него зависит:

• систематизация и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников;
• сохранность документации.

Главная задача отдела — разработка единого порядка заключения договоров в организации, согласования, подписания, регистрации и хранения.

Крупные компании с большим массивом контрагентов понимают, что договорная деятельность является основным рычагом эффективного использования финансовых ресурсов. Отсутствие автоматизированной программы для ведения договоров, процессов их согласования и ведения затрудняет:

• операционную деятельность;
• работу с корпоративной информацией;
• усложняет отчетность перед фискальными органами.

Крупный, средний и малый бизнес, государственные структуры внедряют системы электронного документооборота (СЭД) для работы с договорами в организации, построения эффективного механизма управления:

• разрабатывают их самостоятельно;
• заказывают «индивидуальные» корпоративные решения;
• покупают готовые программные комплексы.

Подписанию договора с контрагентом часто предшествует большой подготовительный этап: нужно провести переговоры, разработать проект соглашения, согласовать его с партнерами и внутри компании. После заключения контракт надо зарегистрировать (если это предусмотрено законом), соблюдать выполнение его условий, следить за сроками действия и пролонгации (при необходимости). Весь этот процесс подготовки, согласования, заключения и учета договоров желательно описать в отдельном внутреннем документе — положении о договорной работе. Оно позволяет не только ввести порядок взаимодействия сотрудников, но и определить, у кого какие обязанности на разных этапах.

Обращаем внимание, что фиксировать регламент действий в данном случае не обязательно, но разработанное положение о договорной работе существенно облегчает жизнь, поскольку разъясняет функции сотрудников и распределяет ответственность за корректное ведение юридической документации.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Зачем создавать регламент?

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе

При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.

Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:

Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:

Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:

Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:

Образец должностной инструкции специалиста по договорной работе можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.

Таким образом, должностная инструкция должна конкретизировать вопросы исполнения трудовой функции сотрудником. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей.

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Должностные инструкции (обязанности)».

Положение о договорной работе в организации (предприятии)

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

1. порядок ведения преддоговорной подготовки;
2. составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;
3. проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;
4. порядок заключение договора, составления протокола разногласий;
5. процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;
6. порядок проведения претензионной, исковой работы;
7. оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении

Положение о порядке ведения договорной работы в бюджетных организациях может отражать исключительно внутренние правила: назначение ответственных лиц и распределение обязанностей. Что касается порядка заключения сделок, он строго регламентирован законами № 44–ФЗ от 05.04.2013 (о контрактной системе в сфере госзакупок) и № 223–ФЗ от 18.07.2011 (о закупках товаров и услуг отдельными видами юридических лиц). Положение о договорной работе в бюджетном учреждении должно соответствовать их требованиям.

Главный способ заключения договоров поставки для обеспечения государственных (муниципальных) нужд — проведение электронного аукциона с размещением заявок. Победителем признается участник, предложивший наименьшую цену. Также контракты заключаются путем проведения конкурсов, и в этом случае договор подписывается с компанией, чье предложение было признано лучшим. Значение имеет не только цена, но и другие факторы.

Права отдела закупок и его руководителя в соответствии с типовыми положениями

Все права, которыми наделяется отдел закупок, продиктованы только требованиями действующего законодательства и формируются на основании возложенных на такой отдел задач и функций. К основным правам относятся:

• осуществление необходимых видов деятельности в соответствии с положениями действующего закупочного законодательства и своей инструкции о работе;
• использование кадровых, материально-технических и информационных ресурсов в соответствии с имеющимися задачами;
• формирование планов своей деятельности на основании перспектив развития и функционирования, а также проведение мероприятий, направленных на реализацию таких планов.

У руководителя отдела закупок также есть свои определенные права:

• участие в заседаниях руководящих органов заказчиков в части рассмотрения вопросов, связанных с функционированием отдела закупок;
• представление заказчика на семинарах, совещаниях и конференциях, посвященных вопросам работы отдела закупок;
• предоставление руководителю организации предложений о внесении изменений в порядок организации закупок в учреждении-заказчике;
• подготовка запросов структурным подразделениям о предоставлении сведений и документации, которые необходимы для выполнения задач, поставленных перед отделом закупок;
• контроль выполнения требований нормативной документации по организации закупок в структурных подразделениях организации-заказчика;
• проведение контрольных проверок достоверности предоставленной информации работниками всех подразделений заказчика;
• иные права, которые предусмотрены действующим законодательством, а также положением об отделе закупок или о контрактной службе, которое принимается в организации-заказчике.

4.1. Регистрацию и хранение оригиналов заключенных договоров и иных документов обеспечивает [наименование структурного подразделения] Предприятия в соответствии с установленным порядком.

4.2. Исполнитель передает оригинал заключенного договора на регистрацию и хранение ответственному должностному лицу [наименование структурного подразделения] Предприятия в течение [значение] календарных дней с момента его заключения.

4.3. Регистрация договоров ведется отдельно от других документов (в журналах и (или) с применением технических средств).

Регистрационные формы должны содержать следующие реквизиты: (порядковый номер, номер договора, дата договора, наименование сторон договора, предмет договора, сумма договора, сроки действия договора, исполнитель, отметка о сдаче на архивное хранение).

4.4. Заключенному договору присваивается соответствующий регистрационный номер.

4.5. Договоры хранятся [наименование структурного подразделения] в течение [указать срок] с момента окончания срока действия, после чего передаются на хранение в архив Предприятия.

Служебные связи с прочими отделами

Организация работы должна осуществляться таким образом, чтобы взаимоотношения между разными участками предприятия были максимально эффективными. При составлении раздела необходимо учесть, что описывать нужно не взаимодействие отдельных сотрудников, а целых отделов. Поэтому ориентироваться необходимо, в первую очередь, на служебные связи между начальниками. В разделе можно указать на необходимость согласования взаимодействий между рядовыми сотрудниками разных отделов. То есть, Положение о структурных подразделениях определяет, нужно ли служащему получать разрешение на взаимодействие с другими специалистами. Отдельно оговаривается, с кем именно следует согласовывать те или иные мероприятия: со своим начальником или должностным лицом другого отдела.

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

2.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.

2.2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:

а) предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;

б) цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);

в) сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;

з) юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

Похожие записи:

• Судебное рассмотрение дел, вытекающих из наследственных правоотношений
• Как по новому закону уйти на пенсию на 2 года раньше
• Опекунство над пожилым человеком или инвалидом