Для чего нужна Приходная накладная?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего нужна Приходная накладная?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главное предназначение бланка формы ТОРГ-12 заключается в том, чтобы документировать факт продажи товара другой организации. Благодаря наличию такой бумаги, продавец принимает в расчет оставшееся количество изделий на складе, а покупатель берет во внимание, в каком количестве груз поступил.
Реквизиты табличной части приходной накладной
Реквизитами табличной части приходной накладной являются следующие показатели:
-
«Номенклатура»;
-
«Характеристика»;
-
«Партия;
-
«Количество» — количество поступившей номенклатурной позиции;
-
«Ед.» — единица измерения номенклатурной позиции;
-
«Цена» — цена поступившей номенклатурной позиции;
-
«Сумма» — стоимость поступившей номенклатуры;
-
«Ставка НДС» — ставка налога на добавленную стоимость;
-
«Сумма НДС» — сумма налога на добавленную стоимость;
-
«Всего» — итоговая суммарная стоимость поступивших запасов.
Товарно-транспортная накладная
Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.
Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 — в ней масса реквизитов обеих сторон — наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.
Как заполняется приходный кассовый ордер?
Выписывать ПКО можно в готовом бланке, заполняя его вручную. Можно делать это на компьютере, а затем распечатывать приходный кассовый ордер. Есть онлайн-программы, позволяющие оформить ПКО. Их неудобство заключается в том, что организация останется без доступа к документам в случае отключения интернета или электричества.
Организациям не запрещено законом разработать собственный бланк. После этого его нужно распечатать в типографии. Приходный кассовый ордер обязательно подписывать вручную, «живыми» подписями. Не разрешается использовать для этих целей электронно-цифровые подписи.
Приходный кассовый ордер не может быть оформлен более чем в одном экземпляре. Кассир обязан зафиксировать его. Для этого организация должна вести журнал. В нем регистрируют приходные и расходные кассовые ордера. Для ООО учет бланков является обязательным. ИП вправе не вести подобного журнала.
Когда кассир внес все данные в приходный кассовый ордер полностью, он должен аккуратно оторвать или отрезать от него квитанцию. Ее отдают плательщику. Чтобы заверить приходный кассовый ордер, кассир должен использовать печать или штамп. На нем необходимо указать реквизиты организации.
Первичные документы должны быть зарегистрированы в обязательном порядке. Для фиксации используют сопроводительный реестр сдачи ценных бумажных отчетностей. Он имеет форму, которая называется ТОРГ-31. Этот документ составляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, который является материально-ответственным, а второй бланк отправляется в бухгалтерию вместе с прикрепленными к нему отчетностями для последующего учета.
Так как приходные бумаги относятся к бухгалтерским и налоговым документам, то период хранения в организации, согласно ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, составляет пять лет.
Важно соблюдать указанный срок хранения, чтобы не произошло налоговых и бухгалтерских нарушений. Бумаги хранятся в требуемых условиях и должны иметь подобающий внешний вид, который позволит изучить нужные данные, указанные в накладной в любое время. По истечению указанного времени, эти бланки нужно правильно утилизировать.
Перемещение продукции внутри предприятия: документы
Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях — для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:
Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:
Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.
Что такое накладная ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 — первичный документ учета отпуска ТМЦ. Форма и методические указания разработаны Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ”. Хоть документ и принят на государственном уровне, его применения носит рекомендательный характер. Такую поправку приняли 1 января 2013 года. До этого времени использование унифицированной формы было обязательным к применению.
Сейчас предприниматели не обязаны применять установленную форму и могут разрабатывать собственные. Однако на практике так никто не делает. Зачем изобретать велосипед, если все давно придумали за вас? К тому же, форма в целом удобна и содержит все данные, нужные для учета.
Для чего нужна расходная накладная
В российском законодательстве документооборот с применением расходных накладных регулируется весьма поверхностно. Использование соответствующих документов во многом опирается на деловые традиции, сложившиеся в сфере торговли.
Среди тех немногих источников права, которые регулируют применение расходных накладных, можно выделить письмо Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5. В соответствии с нормами п. 2.1.2 данного НПА движение товара от продавца к покупателю должно заверяться товаросопроводительными бумагами, в частности накладными. В положениях п. 2.1.2 письма № 1-794/32-5 также отмечено, что накладные могут выступать в качестве как расходных, так и приходных документов и должны оформляться материально ответственными лицами в ходе отпуска товаров либо при их принятии организацией.
В п. 2.1.9 письма № 1-794/32-5 указано, что расходная накладная может также потребоваться при возврате товара поставщику (если в ходе реализации в изделии обнаружен брак, товар имеет низкое качество либо ограниченную комплектность).
В соответствии с п. 2.2.4 письма № 1-794/32-5 при отпуске товаров в распоряжение материально ответственных лиц на период их рабочей смены должна оформляться расходно-приходная накладная.
Таким образом, рассматриваемый НПА устанавливает 2 основных типа расходных накладных:
- документ, посредством которого оформляется передача товара от продавца к покупателю либо от покупателя к поставщику, если изделие бракованное;
- документ, посредством которого оформляется передача товаров в распоряжение продавца, который может продавать соответствующие изделия в течение рабочей смены.
Документ Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная)
Рассматривая на примерах заполненные накладные ТОРГ-12 с обязательными полями для заполнения, следует помнить, что этот документ активно используют две стороны: продающая и покупающая. Продавец с ее помощью контролирует отгрузку товара со склада, а покупатель оформляет приемку. По ТН данного типа поставщик осуществляет списание позиций товара. Документ обычно составляется бухгалтером, кладовщиком или другим лицом, уполномоченным на проведение подобных операций. Грузополучатель, в свою очередь, согласно этой форме фиксирует поступление груза.
Представителей контролирующих органов нередко интересует не только сама бумага, но и прилагающиеся к ней дополнения: сертификаты на изделия, паспорта, различные справки.
Собирая находящуюся в доступе информацию, как заполнить (составить) товарную накладную на товар для ИП, не стоит упускать то, что формировать ее можно как на бумаге, так и в электронном виде. Когда компания занимается оформлением документации в привычном формате (на листах А4), следовать правилам формирования ТОРГ-12 необязательно. В работе можно использовать собственноручно разработанный вариант.
Рассматривая унифицированную форму ТОРГ-12 и изучая правила заполнения по образцам для грузополучателя, несложно заметить, что в каждом документе присутствует таблица. С особенностями ее составления можно ознакомиться ниже:
|
№ |
Наименование пункта |
Описание |
|
1 |
Порядковый номер |
Доставленный груз нумеруется по порядку |
|
2 |
Название, артикул, характеристики товарной позиции |
Прописывается название товара, указываются характерные особенности |
|
3 |
Код продукции |
Отмечаются соответствующие значения |
|
4 |
Единицы измерения |
(кг, л, шт., гр, м и т. п.) |
|
5 |
Их кодировка |
Присвоенные по ОКЕИ коды-значения |
|
6 |
Тип упаковки |
Проставляется вид тары |
|
7 |
Кол-во на 1 транспорт-место |
Количественные данные поставляемых партий или изделий |
|
8 |
Число мест, шт. |
|
|
9 |
Брутто |
|
|
10 |
Нетто |
|
|
11 |
Цена |
Указываемая в рублях стоимость 1 ед |
|
12 |
Сумма без НДС |
Количество, умноженное на ценовое соответствие |
|
13 |
Ставка налога на добавленную стоимость |
Действующее значение |
|
14 |
Размер налогового вычета |
Величина по каждой позиции |
|
15 |
Всего средств |
Общее суммарное |
Для чего нужна приходная накладная и как правильно оформить этот документ?
Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.
К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.
В постановлении Госкомстата № 132 от 25.12.1998 указано, что такое ТОРГ-12 — унифицированный бланк, который часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации вправе использовать не только ТОРГ-12, но и другие формы накладных документов (см. 402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011).
Бланк накладной формируется на базе последующих форм:
- ТОРГ-12. Такая форма применяется при продаже товара другой организации.
- ТОРГ-13. Такая форма применяется при перемещении внутри организации.
- ТОРГ-14. Такая форма находит применение в мелкорозничной торговле. Составляется на такие изделия, на которые не оформляется товарный отчет.
Формы были утверждены постановлением №132 Госкомстата России от 25 декабря 1998 года.
Бланк формы ТОРГ-12 содержит в себе следующие реквизиты:
- наименование организации-продавца и ИНН;
- наименование товара или материала;
- единица измерения отпускаемой продукции;
- количество и сумма поступления изделий;
- ответственное за передачу лицо.
Эти сведения становятся опорой для фиксации прихода материальных ценностей в бухгалтерском учете. Из накладной в реестр переносятся показатели количества и стоимости груза.
Унифицированную форму приходной бумаги обязаны использовать предприятия любых экономических отраслей.
Справка! Законом разрешается использование бланков ТОРГ-12, которые были разработаны организацией.
Указанный вид отчетности должен содержать в себе следующие данные:
- Название документа.
- Название организации.
- Дата.
- Название товара.
- Стоимость товара.
- Количество товара.
- Название должности.
- Подписи лиц, отвечающих за отпуск и прием товара.
- Печать.
При соблюдении законных норм, созданная организацией приходная накладная может использоваться в качестве достоверного документа.
Составление ТОРГ-12 не занимает много времени. Главное оформить ее правильно и не допустить ошибок. Оформляет ТОРГ-12 материально-ответственный работник, который отпускает груз.
Так как указанный вид отчетности формируется в двух экземплярах, то кладовщик или начальник склада, оформляющий бумагу, один экземпляр заполняет для себя, а второй для получателя изделий.
Обычно товарная накладная ТОРГ-12 составляется продавцом. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально-ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.
Собрали основные правила заполнения ТОРГ-12 в таблице:
| Графа | Порядок заполнения |
| Организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты | Наименование вписывается и полное, и краткое. |
| Структурное подразделение | Максимально полная информация (наименование, контактные данные). |
| Поставщик | Полное и краткое наименование, адресные и банковские данные. |
| Грузополучатель | То же, что для поставщика. |
| Плательщик | Указывается организация-покупатель (если самостоятельно покупает и оплачивает груз). |
| Основание | Указываются данные договора или заказа-наряда, на основе которых состоялась сделка. |
| Коды ОКУД и ОКПО, вид деятельности по ОКДП | Указываются коды, присвоенные организации органом статистики при постановке на учет. |
| Табличная часть ТОР-12 | Поставщик перечисляет реализованные товары, их единицы измерения и количество, массу брутто и нетто, цену и ставку НДС. Здесь же указана сумма товара с НДС и без него. |
| Груз получил грузополучатель | Подпись руководителя или сотрудника, имеющего право подписи (приказ, доверенность). |
| Груз принял | Подпись материально ответственного лица, принимающего товар (кладовщик, водитель, менеджер и пр.). |
| По доверенности № | Данные доверенности сотрудника, получившего груз. Не заполняется, если в строке «Груз получил грузополучатель» расписался руководитель. |
| Груз получил грузополучатель | Заполняется в случае получения груза руководителем организации. |
| Место печати со стороны поставщика | Проставляется печать поставщика, при ее наличии. |
| Место печати со стороны грузополучателя | Проставляется печать грузополучателя. Если груз получен по доверенности, то печать не обязательна. |
| Показатель даты | Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой в накладной. |
В нормативах по заполнению ТОРГ-12 разъясняется, как правильно подписать накладную при приеме товара, — документ подписывают обе стороны: представители продавца и грузополучателя (покупателя). Со стороны покупателя подпись оставляет не только руководитель, но и сотрудник, принимавший поставку. А со стороны поставщика документ подписывает работник, о��ветственный за поставку, главный бухгалтер (при наличии) и сотрудник, который произвел отпуск груза.
Как правильно комплектовать накладные
Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта.
Количество экземпляров актов также обосновывается исходя из фактической необходимости (например, 2 экземпляра получателю (в бухгалтерию и в договорно-правовой отдел), 1 экземпляр — поставщику или перевозчику).
- Менеджер на основании заказа покупателя вводит документ «Транспортная задача», который обрабатывается логистами, затем попадает оператору склада для сборки и упаковки товара;
Бумажный вариант бланка ТОРГ-12
Первоначальный документ должен быть заверен первым лицом предприятия и начальником бухгалтерии или их представителями . Они же составляют список людей, имеющих право подписи под данными документами.
Привилегия подписи документа должна основываться на соответствующих документах. Накладную необходимо скомпоновать в двух копиях , первая из которых остается на предприятии , передающем товарно-материальную продукцию.
На ее основании и происходит их отчуждение. А вторую копию бланка ТОРГ-12 получает покупатель , который использует его для принятия полученного товара.
Унифицированная форма ТОРГ-12 может быть зарезервирована пятью людьми. С продающей стороны ее заверяют бухгалтер, начальник и отвечающий за отгрузку человек.
Некоторые крупные предприятия практикуют заверение товарной накладной ТОРГ-12 одним человеком (т. н.
оператором), который, основываясь на полученной о товаре информации, составляет документ и ставит под ним свою подпись. Он выполняет свою деятельность на основании указа, доверенности или должностных распоряжений.
С покупающей стороны документ заверяет сотрудник, отвечающий за прием продукции. Его подпись должна находиться в графе «Груз получил получатель».
Функции этого человека, также должны быть установлены доверенностью или Уставом. Исходя из этого, необходимо, чтобы подпись принадлежала либо начальнику организации, получающей груз, либо его доверенному лицу, уполномоченному заверять первоначальные документы.
Форма применяется в мелкорозничной торговле. Документ используется при отпуске продукции со складов и баз на продажу с лотков, тележек и др. При передаче на точки на переданные единицы не составляются товарные отчеты. Это связано с тем, что продукция, которую не удалось реализовать, будет возвращена обратно на склад.
После того, как рабочий день закончился, в накладной производится запись о выручке продавца, сданной в организацию. Продавец сдает деньги в кассу предприятия и возвращает весь непроданный товар. На следующий рабочий день он получит новую партию по такой же схеме.
Чтобы оформить приход товара при помощи накладной, выполните следующие действия:
- Создайте накладную так же, как любой первичный документ (подробнее о создании первичных документов см. раздел «Создание документа»). Для поступления товара используйте приходную накладную. Для отгрузки товара используйте расходную накладную.
- После нажатия кнопки «ОК»
в окне создания накладной программа предложит вам указать состояние товара:
Для приходной накладной:
- ОЖПР
– «ожидание прихода». Устанавливается про умолчанию после создания приходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках
«Ож. приход»
в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура». - ОПР
– «товар оприходован». Установите это состояние, чтобы оприходовать товар. Подробнее см.
«Результаты операции» — «Движение товара»
. - ПГТ
– «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финансовых отчетах). Для расходной накладной: - РЕЗ
– «резерв». Устанавливается про умолчанию после создания расходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Резерв» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура». - ОТГ
– «отгружен». Установите это состояние, чтобы отгрузить товар со склада. Подробнее см. Результаты операции, Движение товара. - ПГТ
– «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации, не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финасовых отчетах).
Выберите необходимое состояние и нажмите «ОК»
— накладная появится в списке накладных.
Результаты операции:Движение товара
Приходная накладная: после установки состояния
«Оприходован»
товар будет оприходован, что вызовет увеличение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе. Расходная накладная: после установки состояния
«Отгружен»
товар будет отгружен, что вызовет уменьшение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе. Вы можете проверить движение товара по складам следующим способом:
- Выберите необходимую накладную из списка накладных, выделив ее при помощи мыши.
- Щелкните правой кнопкой мыши по необходимому товару спецификации и выберите «Информационная карточка товара» в контекстном меню.
- Переключитесь на вкладку «Складское движение товара» в открывшемся окне, чтобы просмотреть информацию о движении выбранного товара по складу.
& Основные поля шапки документа:
1. Номер документа — внутренний порядковый номер документа (префикс документа – «Пн»);
2. Дата документа — дата оприходования документа;
3. Внеш. док № — номер расходной накладной поставщика;
4. Внеш. дата — дата расходной накладной поставщика;
5. Налог. накл № – номер налоговой накладной поставщика;
6. Внеш. дата НН — дата налоговой накладной поставщика;
7. Налог. накл получ – дата получения налоговой накладной;
8. Наименование — элемент справочника «Партнеры». Поставщик;
9. Доверенность № — номер доверенности на получение товара накладной. Для дальнейшего формирования отчета по доверенностям;
10. Дата доверенности – дата регистрации доверенности;
11. Дата оплаты – крайний срок оплаты накладной. Используется при построении отчета «Взаиморасчеты»;
12. Место хранения (Склад) – место хранения, на которое будет оприходован товар накладной;
13. Целевая аптека (кнопка «?») – подразделение, для которого осуществляется ввод данной приходной накладной. Поле активно при значении константы «Режим целевой аптеки» — «Да». Заполнение поля осуществляется при помощи кнопки «?»;
14. Цены с НДС – признак, который указывает на то, что в накладную будут вноситься цены с учетом НДС. Т.е. только в том случае, если закупочная цена будет в себе содержать НДС.
15. Соглашение – Соглашение (условия работы) с выбранным поставщиком.
16. Счет-поставка – учетная партия приходной накладной. Устанавливается автоматически при проведении накладной.
17. Оплата – тип оплаты данной накладной. Устанавливается вручную, либо автоматически при выборе соглашения.
18. Срок оплаты – срок оплаты данного документа. Может указываться вручную, если тип оплаты указан «Отсрочка» или рассчитываться согласно параметров, указанных в выбранном соглашении.
Сотрудник оплатил товар наличными предоставил только товарную накладную и счет фактуру
Конфигуратор позволяет формировать набор различных отчетов, достаточных для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной выходной информации.
Как правило, для формирования выходных данных отчет использует систему компоновки данных. Но, вообще говоря, отчет может содержать произвольный алгоритм формирования «бумажного» или «электронного» отчета на встроенном языке.
Отчет может содержать одну или несколько форм, с помощью которых, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход алгоритма.
Отчет закупки.
Отчет «Закупки» должен обеспечить получение детальной информации о проведенных закупках товаров у контрагентов.
1) Добавляем отчет «Закупки» в подсистему «Закупки»
2) Открываем схему компоновки данных (далее СКД).
В конструкторе макета нажимаем готово.
3) В окне редактирования СКД, добавляем набор данных «Запрос»
4) кнопкой справа запускаем конструктор запросов.
Да, можно.
В подтверждение расходов могут быть представлены первичные учетные документы, среди них, накладные. При этом документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты.
Но при этом коммерческие организации не обязаны применять первичные документы, составленные по унифицированным формам. Поэтому, если коммерческая организация предоставляет расходную накладную за поставленные ценности, то учреждение вправе ее принять.
В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:
— первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
— другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации. Документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы), и т. д.
Обоснование
Описанные выше различия позволяют сделать вывод о различии двух документов – ПКО и кассового чека.
Кассовый чек – документ, который выбивает ККТ. В чем его смысл? Для клиента чек является подтверждением того, что ИП получил от него деньги. Соответственно, в дальнейшем, покупатель сможет с чеком обратиться с претензией, если товар оказался некачественным. Для ИП выбивание чека – подтверждение принятия наличных денег, то есть фактически подтверждение формирования суммы общей выручки от продаж.
ПКО – первичный бухгалтерский документ, служащий для оформления операций по «кассе». Значение приходного ордера совершенно иное: он используется непосредственно для учета движения наличности внутри вашей деятельности (или внутри организации).