Что такое срок хранения и чем отличается от срока годности
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое срок хранения и чем отличается от срока годности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Примеры сроков хранения и сроков годности.
Приведем маленькие примеры отличия срока годности и срока хранения.
Первый пример. После истечения срок хранения мёда, он может стать более темным, вязким или просто засахарится. Но от этого его полезные качества ни куда не исчезают и мёд остаётся пригодным к употреблению. А вот если истечет срок годности этого продукта, то употребление его в пищу будет уже небезопасным.
Второй пример. Настоящее молоко имеет срок хранения 5 суток при температуре не выше +6°С. Отсюда следует, что вкус напитка в течение этого времени аналогичен тому, которым обладает свежий продукт. Если в тех же температурных условиях (+6°С) молоко пролежало 12 суток, никто не даст гарантию, что его вкусовые качества сохранились. Но если даже продукт начал прокисать или скис полностью, его еще можно использовать, например, испечь оладьи. Следовательно, срок годности молока составляет не менее 12 суток. Это нельзя отнести к молоку стерилизованному, которое могут иметь срок годности до 3-5 месяцев из-за термической обработки.
Срок хранения отдельных продуктов может исчисляться годами. Но срок годности, в любом случае, начинается с момента производства продукции.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Потребителю полезно знать, что существуют сроки:
- Годности – временной интервал, по прошествии которого продукцию нельзя использовать по прямому назначению.
- Хранения – время, на протяжении которого товарная единица сохраняет все свои первоначальные характеристики и свойства. Производитель гарантирует сохранность своей продукции лишь в том случае, если полностью были соблюдены условия хранения.
- Реализации — дата, до которой продавец может продать потребителю товар.
- Предельный – максимально возможный временной период, на протяжении которого гарантируется безопасность и доброкачественность продукта. Данная величина относится, в первую очередь, к скоропортящейся продукции.
- Эксплуатации – время, на протяжении которого можно использовать непродовольственные товары без значительной утраты потребительских характеристик. В качестве примера часто приводится мебель. Если она находится на складе, в магазине, дома или в офисе в разобранном состоянии, то к ней применимо понятие «срок хранения». Когда же мебельная продукция собрана, установлена и используется по прямому назначению, то здесь уже уместно упомянуть термин «срок эксплуатации», на протяжении которого изделие не утрачивает своих функций, но постепенно изнашивается и теряет первоначальные свойства.
- Службы – величина, измеряющаяся не только в днях, месяцах или годах, но и в других единицах (километрах, циклах срабатываний и пр.). Изготовитель даёт своего рода гарантию, что приобретённое изделие будет исправно функционировать на всём протяжении срока службы, но только в случае соблюдения правил эксплуатации.
- Гарантийный – величина, которая может измеряться во временных единицах, километраже и пр. Примечательно: срок службы изделия определяет производитель, а гарантию может предоставлять либо производитель, либо продавец. В течение гарантийного срока эксплуатации продавец (изготовитель) обязан на безвозмездной основе устранить дефекты изделия.
Периоды сохранения документации приведены в таблице.
| Период хранения | Наименование |
| 1 год | данные лиц, не принятых на работу |
| графики отпусков | |
| 3 года | учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника |
| записи о трудовой дисциплине | |
| 5 лет | акты, предписания, отчеты по технике безопасности |
| выписки по улучшению условий и охраны труда | |
| документы, по технике безопасности и ее соблюдению | |
| документы о командировках | |
| 50 лет (до востребования владельцем) | личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) |
| 75 лет | характеристики и личные карточки сотрудников |
| трудовые договоры | |
| Постоянно | коллективные договоры |
| личные дела руководителей |
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Что такое срок годности и как его определяют?
По словам специалистов, срок годности — это временной промежуток, в течение которого продукт нужно использовать. Как поясняет директор департамента исследований Роскачества Людмила Викулова, сроки годности прописаны в техрегламентах и СанПиН для каждой подгруппы продуктов, по их истечении продукты употреблять нельзя. Производитель также не может самовольно менять срок годности.
Если в составе продукта несколько компонентов, то срок годности определяют по ингредиенту с наименьшим сроком хранения. Срок годности продающегося на развес товара исчисляется со дня изготовления. Скоропортящиеся продукты (готовые салаты, свежая рыба, полуфабрикаты из охлажденного мяса и пр.) сохраняют свои потребительские свойства от 12 часов до 3 дней и только в охлажденном состоянии.
Что делать с документами при ликвидации компании
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:
- документы по личному составу организации;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).
Систематизация бухгалтерии
Кроме этого, допущен прием тортов, не упакованных поштучно. При реализации тортов осуществлялась нарезка и продажа их частями.
Кондитерские изделия с кремом реализовались без этикеток (или листов-вкладышей). В универсаме приняты и реализовались полуфабрикаты из мяса птицы – окорочка куриные без наличия качественного удостоверения, сопроводительных документов, подтверждающих их происхождение, качество и безопасность, без этикеток или листов-вкладышей, без наличия информации на упаковке, нанесенной в соответствие с требованиями законодательства, без даты выработки, сроков годности, наименования производителя, информации об отличительном состоянии, с нарушением целостности упаковки.
Продукция, не соответствующая гигиеническим требованиям изъята из оборота. Лица, допустившие административные правонарушения, привлечены к административной ответственности, на них наложены штрафы.
Заявителям предложено обратиться в магазины для возврата им денег за приобретенные некачественные продукты.
Срок годности по нашему и по буржуйски:)
Полезная статья, мож кому пригодится Требование о нанесении срока годности на потребительскую упаковку лекарственного препарата заявлено в национальных законах, отраслевых руководящих указаниях, а также в надлежащих практиках GMP/GDP. В отличие от номера серии, который больше нужен производителю, наличие на упаковке информации о сроке годности необходимо, прежде всего, потребителю.
И не столько потому, что это четко заявлено в законодательстве, сколько для предотвращения потребления некачественного продукта.
По определению «срок годности» — это период времени, на протяжении которого продукт (полупродукт, готовый лекарственный препарат) по ожиданиям сохраняет свои свойства при условии соблюдения условий хранения, заявленных в соответствующей спецификации. Как правило, срок годности определяется периодом, исчисляемым со дня его изготовления. Естественно, после окончания срока годности применение продукта недопустимо.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Новые сроки хранения документации
Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.
Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения имущества |
До ликвидации компании |
Постоянно |
|
Договор лизинга |
5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга |
Постоянно |
|
Документы по залогу недвижимого имущества |
10 лет |
Постоянно |
|
Договор мены недвижимого имущества |
До ликвидации компании |
5 лет |
|
Договор поручения |
10-15 лет в зависимости от вида имущества |
5 лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
10 лет |
5 лет |
|
Паспорт сделки |
15 лет |
Постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет при условии погашения задолженности |
5 лет |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
4 года |
|
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета) |
6 лет |
5 лет |
|
Реестр сведений о доходах сотрудников |
5 лет |
75 лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей |
5 лет |
Не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
5 лет |
Не установлен |
|
РСВ |
50 лет |
Не установлен |
|
Документы по переоценке ОС и амортизации |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Документы о списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу |
5 лет после выбытия объекта |
Постоянно |
|
КУДиР при УСН |
5 лет |
Постоянно |
Нормы выписывания и отпуска ПКУ и НС, ПВ, а также ИЛП
Напомним, что препараты отпускаются в количестве, указанном в рецепте, за исключением случаев, когда для ЛС установлено предельно допустимое или рекомендованное количество для выписывания на один рецепт (приложения № 1 и № 2 к порядку назначения и выписывания лекарственных препаратов, утвержденному приказом № 1175н).
Если пациент предъявляет рецепт с превышением допустимого или рекомендованного количества, то фармацевту надо сообщить пациенту о том, что норма превышена, и отпустить препарат только в пределах установленных количеств. А также информировать руководителя медицинской организации о нарушении выписки рецепта.
Повторим, что согласно изменениям и дополнениям приказа №403н ИП не могут отпускать иммунобиологические препараты. Это главное изменение по сравнению с прошлым порядком отпуска.
При отпуске иммунобиологического лекарственного препарата на рецепте или корешке рецепта, который остается у лица, приобретающего (получающего) препарат, указывается точное время (в часах и минутах) отпуска лекарственного препарата.
Отпуск иммунобиологического лекарственного препарата осуществляется при наличии специального термоконтейнера, в который помещается лекарственный препарат, с разъяснением необходимости доставки данного лекарственного препарата в медицинскую организацию при условии хранения в специальном термоконтейнере в срок, не превышающий 48 часов.
Отпуск ИЛП при розничной реализации можно осуществлять при условии доставки до места их использования в термоконтейнере, термосе и других устройствах с соблюдением требований «холодовой цепи».
Фармацевт, осуществляющий розничную продажу ИЛП, проводит инструктаж покупателя о необходимости соблюдения «холодовой цепи» при транспортировании ИЛП (не более 48 часов), о чем делается отметка после его приобретения. В этой же отметке проставляется дата и время отпуска препарата, а также ставится подпись покупателя.
КАДРОВАЯ документация
Сроки, в течение которых хранят документацию по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. И перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236. Началом хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили. (Абзац 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236).
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Если указанные бумаги созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. ⭐ Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Срок, в течение которого нужно хранить приказы. Подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено. Что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение бумаги. (Договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение. Акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их длительность хранения ограничивается сроком действия договора обучения. И одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236, кроме документов по личному составу, поименованы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный период хранения установлен и для графиков отпусков.
Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Долгосрочная сохранность в Диадоке
Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:
- позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
- переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
- есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
- сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
- предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
- обеспечивает бессрочную сохранность документов.
Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.
Каким образом определить, сколько по времени использовать медикаменты после вскрытия?
После вскрытия упаковки к срокам хранения предъявляются особые требования:
| Форма выпуска | Срок годности после вскрытия упаковки |
| Таблетки и капсулы в блистерах | 1 год |
| Жидкости для наружного применения | 6-8 месяцев |
| Жидкости для приема внутрь (в том числе сиропы) | Не более 3 месяцев |
| Мази в тубах | 6 месяцев |
| Мази в банках | 3-4 месяца |
| Ушные и глазные капли | 30 дней |
| Лекарства для инъекционного применения в ампулах | Вскрытые ампулы нельзя хранить, лекарство нужно использовать сразу же |
| Инсулин | 30 дней |
О сроке хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях
Впрочем, Приказ № 1030 был отменен еще в 1988 году и так же как и письмо не имеет нормативной силы, содержа лишь рекомендательные нормы. Более важно, на наш взгляд, остановиться на сроке хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у).
Интересно, что и в письме, и в Приказе № 1030 срок ее хранения указан в размере 25 лет. Хотя, как известно, на данный момент в Российской Федерации действует Приказ Минздрава СССР от 30.05.1974 № 493 «О введении в действие «Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения» (далее – Приказ № 493). В отличии Приказа № 1030, данный приказ отменен не был и может позиционироваться как нормативно-правовой акт, обязательный к соблюдению. В свою очередь, Приказ № 493 для медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях, устанавливает срок хранения в течении 5 лет. При этом, далее для такой карты вышеуказанным приказом предусмотрена обязательная процедура отбора документов на хранение и уничтожение после проведения экспертизы их научной и практической ценности ЭПК (экспертно-проверочной комиссией).
Кроме того, к вышесказанному хотелось бы добавить и то, что в РФ на сегодняшний день также действует Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главархивом СССР 15.08.1988. Согласно данному перечню для той же амбулаторной карты срок хранения составляет 5 лет.
Как определяется срок годности
Срок годности лекарственных препаратов определяются экспериментально. Для этого специально создаются условия хранения, которые требуются для определенного препарата (например, в защищенном от света месте, при температуре от 15 до 30 °C). Используется как минимум 3 образца одного лекарственного средства. Через определенные промежутки времени определяется стабильность препарата, то есть его способность сохранять свойства в нормативных границах.
При определении срока годности препаратов, произведенных путем фасовки от фармакологических субстанций, отсчет идет от момента изготовления основной субстанции.
Срок годности более 5-ти лет для лекарственных средств не применяется, даже если стабильность препарата сохраняется и после. Такой срок является усредненным, так как дальнейшее наблюдение является финансово невыгодным для фармацевтических компаний. Длительный срок годности необходим для экономии (это использовалось в 1986 году Министерством обороны США).
Отсчет срока годности производится с момента выдачи разрешения на реализацию (выпуск). 30 дней — в течение этого времени должно быть выдано разрешение. Данный метод не допустим для вакцин, сывороток, препаратов крови. Все иммунобиологические препараты быстро разрушаются и требуют определенных условий хранения.